Trứng

7 năm

bookmask web cũng thế :3

thanh_nhan

VIP

7 năm

Mình cài thêm search everything.

phanluck

ĐẠI BÀNG

5 năm

@thanh_nhan Mình cũng dùng Everything, search nhanh siêu tốc, nhanh hơn nhiều cái search của Windows

traithanhnam90

TÍCH CỰC

7 năm

mình thì lưu kiểu ten file_yyyymmdd thì nó mới theo thứ tự từ cũ tới mới
chứ lưu kiểu ten_ddmmyyyy nó lộn tùng phèo lên 😕

amdnhatlinh

ĐẠI BÀNG

7 năm

Đặt tên file kèm ngày tháng modified: 170119 weekly report

hieupy89

VIP

7 năm

nếu thư mục lớn nhiều file nó tìm cực kì lâu. trong khi win chỉ trong vài giây là xong. Mình hackintosh 1 ssd +1hdd. tìm trên cái hdd tìm lâu lắm mà có lúc ko ra, mac dù đa check shotlight

Gold Trader

VIP

7 năm

Tập lưu theo mã code + thời gian + tên file là ok. Ví dụ: F.170118.Maria Ozawa full với F là film; P.170118.NgocTrinh với P là photo. Và nhớ save code vào notepad hoặc up lên mail để quên thì xem

hvth_hl

GÀ

7 năm

Mình thấy rất nhiều người đặt tên file bằng tiếng việt có dấu,lúc tìm hay bị lỗi mà khôi phục từ DOS hay mấy phần mề quản lý chạy kiểu portable...hay cả 1 số phần mềm không thể đọc được file tiếng việc có dấu

Duy Luân

VIP

7 năm

@hvth_hl Quote lại cho anh em đọc nà

Van.Nam

GÀ

7 năm

Oh vậy hả. Mình tìm cả ổ cứng vẫn nhanh lắm với ssd. Mình không có gắn hdd nên không rành lắm. Tại bạn nói bạn không tìm thấy chức năng tìm trong thư mục cha nên mình chụp hình cho bạn xem thôi ;)

:p Tại học kỳ vừa rồi có học môn đó chứ không có làm chuyên sql :D

toke

TÍCH CỰC

7 năm

đúng rồi, hồ sơ nên để năm tháng ngày, chi tiết nữa có khi giờ phút giây 😁
Trước mình đã từng làm cho hãng, họ để tháng theo tên kiểu Jan 2017 đặt folder, tìm thấy chán, may mà có mỗi 12 tháng, chứ ko lộn bàn luôn...

Vuducanh0909

CAO CẤP

7 năm

Duy Luân đã nói: ↑

Đặt tên file như thế nào để dễ tìm lại luôn là câu hỏi mình đặt ra mỗi khi lưu file hay chép file vào máy tính. Điều này sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian về sau vì bạn không phải vắt óc nghĩ coi mình đặt file tên gì, theo quy cách nào, bạn nhìn vào cũng sẽ biết ngay file này là tài liệu của ngày mấy, có phải là bản chính thức hay chưa. Khi kết hợp với các sắp xếp hợp lý bằng các folder, anh em sẽ cảm thấy việc tìm kiếm file "dễ thở "hơn nhiều. Hi vọng anh em nào chưa có thói quen tổ chức file sẽ làm theo những gì mình chia sẻ, còn anh em có cách riêng hoặc cách nào hay hơn thì cũng comment vào topic để người khác học hỏi theo nhé. Những cách bên dưới xài được cho cả Win, Mac, iOS, OS X, Linux, hay bất kì OS nào phổ biến.

1. Đặt tên file có ý nghĩa, ngắn gọn

Cách mình đặt tên file luôn tuân theo những nguyên tắc như sau:

Không bao giờ dùng dấu tiếng Việt (vì có thể gây lỗi kí tự, lỗi khi email, lỗi khi tìm kiếm)

Không dùng khoảng cách giữa các chữ (vì có thể bị lỗi khi mở bằng một số app nhất định)

Tên phải dễ hiểu, dễ nhớ, nói về nội dung chính của file

Có thể đính kèm thêm mốc thời gian, địa điểm

Ví dụ: mình có một file tài liệu nói về cách mình độc chiếm Tinhte.vn. Khi đó, mình sẽ đặt tên cho file này là: Doc_chiem_Tinhte.docx. Hoặc giả sử mình có một tấm ảnh chụp gia đình mình đi chơi Đà Lạt hồi tháng 7 năm ngoái, mình sẽ đặt tên là Da_lat_gia_dinh_7_2016.jpg.

Anh em để ý rằng trong hai cái tên mình lấy làm ví dụ, điểm chung của chúng là đều ngắn gọn nhưng vẫn chứa đầy đủ ý nghĩa file. Điều này cực kì có lợi cho bạn khi cần tìm lại chúng: bạn muốn tìm những tấm ảnh chụp gia đình khi đi chơi Đà Lạt, bạn chỉ cần search từ khóa "Gia dinh da lat". Hoặc nếu bạn muốn tìm lại kết hoạch chiếm Tinh tế, chỉ cần gõ "chiem tinh te" vào ô tìm kiếm của hệ điều hành là xong.

View attachment 3486085

Quan trọng nhất là vụ tên file rất có ý nghĩa, có tác dụng với cả việc search lẫn việc xem file. Giả sử anh em đặt tạm tên file là tinhte.docx thì làm sao có thể dễ dàng tìm thấy trong lần sau khi mà có cả chục file có tên tương tự? Mình biết nhiều anh em đặt tạm file cho nhanh để tiếp tục làm việc, nhưng rồi sau đó mãi không nhớ lưu tên file là gì nên cứ loay hoay mãi mà chẳng kiếm được file mong muốn.

Một điều nữa mà anh em cần quan tâm: bộ máy tìm kiếm thường sẽ bỏ qua các dấu _ hoặc - nên nếu bạn đặt tên file có các kí tự này thì cũng chẳng sao. Windows hoặc macOS hoặc Linux khi tìm kiếm cụm từ "Da_Lat" và "da lat" sẽ cho kết quả giống nhau. Ngay cả khi bạn upload hình ảnh lên Flickr, Dropbox, OneDrive và phần lớn những dịch vụ đám mây khác thì bộ máy vẫn hoạt động theo cách tương tự. Bộ máy tìm kiếm của hệ điều hành cũng không quá khắt khe về thứ tự sắp xếp của các chữ trong tên file nên bạn có thể đặt tên lệch 2-3 chữ, không cần căng thẳng quá.

2. Có thể đính kèm thêm mốc thời gian, địa điểm, tên công ty, phiên bản...

Ngoài nội dung chính của file, anh em cũng nên đính kèm vào tên file một số đặc trưng mà anh em đảm bảo sẽ không bao giờ quên và luôn nhớ về nó mỗi khi cần tìm. Các từ khóa đó có thể liên quan tới người nhờ anh em làm file, tên khách hàng, công ty đối tác hay bất kì thứ gì mang tính gợi nhớ.

Về việc mốc thời điểm cũng chèn vào tên file, coi vậy chứ nó giúp ích rất nhiều vì anh em có thể ngay lập tức biết file đó được xử lý ngày nào mà không cần xem kĩ trong attribute mất thời gian. Cách nhập tùy ý thích anh em, riêng mình thì sử dụng cấu trúc YYYYddMM, ví dụ ngày 25 tháng 1 năm 2017 thì thời gian sẽ là 20170125. Anh em thích xoay lật tháng trước ngày sau hay bỏ luôn năm cũng không sao hết. Cách này cũng sẽ vô cùng hữu ích nếu anh em cần lưu nhiều bản backup của một file và cần dữ liệu để quay về cái chạy ổn định nhất có thể.

Cái này đương nhiên cũng hữu ích khi anh em chép file cho người khác, họ nhìn vào họ biết phải dùng file nào rồi.

View attachment 3486086

Cuối cùng, đừng nghĩ rằng anh em sẽ đặt lại tên cho đàng hoàng khi làm xong việc. Không đâu, mình đã từng thấy rất nhiều người như thế, cũng để đến lúc cuối dự án mới đổi tên nhưng khi ấy file rác đã đầy cả ra, phải đi xem từng file xem nội dung bên trong là gì để rename lại vô cùng cực khổ. Chịu khó khúc đầu một chút nhưng khúc sau sướng hơn nhiều lắm anh em ạ.

3. Cấu trúc folder như thế nào cho dễ tìm kiếm

Cấu trúc folder ở đây mình đang nói tới là việc tạo folder con - cha như thế nào cho dễ tìm lại trong tương lai lỡ mà chức năng search không giúp anh em tìm thấy file mong muốn. Một số quy tắc của mình như sau, áp dụng cho cả Windows lẫn macOS:

Sử dụng sẵn các folder đã có của hệ điều hành, ví dụ Documets, Music, Video

Thư mục cha phải là một nội dung lớn bao hàm các thư mục con trong đó

Việc đặt tên cho folder cũng là một nghệ thuật, hãy làm cho nó gọn và sáng tạo, dễ nhớ

Nếu là thư mục của cloud, tách riêng ra. Ví dụ Dropbox có thư mục riêng của Dropbox, Drive có riêng, OneDrive riêng luôn

Mình ví dụ trước cho anh em về thư mục Dropbox của mình, nơi lưu tất cả mọi file quan trọng và sống còn (mình chẳng lưu thứ gì mà chỉ có trên máy tính, mọi thứ đều qua Dropbox).

View attachment 3486018

Như anh em có thể thấy, mình đặt tên folder theo dạng bao hàm rồi từ từ nhỏ dần nhỏ dần. Đặc biệt folder càng thuộc cấp cha thì tên càng đơn giản và bao hàm nhiều ý trong đó, điều này sẽ giúp "mở đường" cho nhiều folder con khác xuất hiện trong tương lai mà không phải đổi lại tên thư mục gốc (có thể làm hỏng đường dẫn hay lệch file download chẳng hạn). Các file liên quan đến công ty và các file cá nhân cũng được chia làm hai bên cho dễ quản lý và biết rõ file đó được lưu ở mục nào, vô trong lại tìm tiếp, tìm tiếp miễn sao ra kết quả mình muốn là được rồi.

Cách bố cục như trên còn giúp các công cụ tìm kiếm dễ search ra file của bạn hơn sau khi chúng đánh chỉ mục các folder vì lúc này hệ điều hành không chỉ tìm tên file mà còn tìm luôn cả tên folder, mà bởi vì bạn đã đặt tên folder hợp lý rồi nên mọi thứ trở nên đơn giản, nhanh chóng.

Cái quan trọng của việc tổ chức folder như thế này chính là việc anh em phải thực hành thường xuyên. Việc chỉ tổ chức folder 1 lần không giúp được nhiều cho anh em, thay vào đó mỗi khi có file cần lưu, anh em phải nghĩ xem mình nên làm như thế nào cho gọn và hợp lý. Những lần đầu sẽ rất mất thời gian và có phần khó chịu, nhưng một khi anh em đã có suy nghĩ tốt và hình thành thói quen thì chuyện này chỉ đơn giản như một cái búng tay mà thôi.

Trước khi kết thúc, xin chia sẻ thêm với anh em một thứ nữa cũng liên quan tới folder: trên Desktop, anh em nên dọn gọn gàng và sạch sẽ. Một desktop với đầy rác trên đó chẳng ảnh hưởng mấy tới hiệu năng hệ thống đâu, nhưng nó ảnh hưởng tới công việc của anh em vì anh em phải mất thời gian hơn khi cần tìm file nào đó. Lúc đó sẽ rất khó chịu mà chúng ta lại đang tốn thời gian một cách vô ích nữa. Tóm lại là nhớ dọn Desktop thường xuyên, file nào dùng xong thì xóa hoặc di chuyển nó vào trong các thư mục khác trên ổ đĩa nhé.

Chúc anh em vui vẻ và gọn gàng 😁

Vì lý do công việc mình cũng hay phải lưu khá nhiều file, cách lưu thì 3 cái như như Mod đã nói, nhưng bình thường tên File mình vẫn để dấu cách có sao đâu nhỉ ? ( hoăc mình chưa hiểu ý Mod lắm ?).
Lưu trữ như trên thì mình hay tìm bằng Tìm kiếm, còn lại những cái hay dùng thì phân chia theo Folder theo mục đích , đặc thù ... để tìm trực tiếp cho nhanh.

Duy Luân

VIP

7 năm

@Vuducanh0909 Đúng là không sao, nhưng có nhiều app vẫn chưa xử lý tốt vụ tên file có khoảng cách. Với lại một số tool đặc thù công việc sẽ ngừng chạy khi thấy file folder có khoảng trống á.

_MyLoveIsWinter_

VIP

7 năm

Kể ra windows mà có chế độ tag như thằng gmail thì ngon. 10.000 gmail tìm chỉ 20 - 30s đã ra cái mình cần tìm trong khi 1000 file windows cũng đã điên đầu rồi.

Duy Luân

VIP

7 năm

@_MyLoveIsWinter_ Mac có vụ tag này 😁 mình cũng ít xài

batmanletruc

TÍCH CỰC

7 năm

Các file và folder của mình thường kèm stt vào
VD: 01.thu tuc phe duyet, 02. thanh toan cong

kết hợp với chức năng sort của Windows rất tiện

poloko

ĐẠI BÀNG

7 năm

đôi lúc cần đặt tên và vị trí sao cho khó tìm vào

AZwarrior

VIP

7 năm

Đặt sao thì nó tuỳ thuộc vào mỗi người thôi, quan trọng là mọi người phải tự đặt ra cho mình 1 quy tắc đặt tên và tuân thủ theo nó, dần dần rồi sẽ thành hệ thống thôi, đừng cố gắng sửa lại nhg file cũ làm gì, cứ bắt đầu với nhg file phát sinh kể từ hôm nay, sau đó đung đến file cũ nào chưa theo chuẩn thì sửa lại sau. Ai ko quen nhìn chũ viết liền ko cách thì có thể thay dấu cách bằng dấu gạch dưới ko bị xung đột với app nào đâu. Mỗi tội viết mất công.

pkdiep

ĐẠI BÀNG

7 năm

Dropbox bạn Luân chắc 1TB à? Được free hay thuê từng năm?

Duy Luân

VIP

7 năm

@pkdiep 33GBaf, free thôi, nhà nfheof mà 😁

chuyenvientuvan

TÍCH CỰC

7 năm

có nhiều thư mục nó giấu trong hóc trong hẻm, đặt tên tầm bậy tầm bạ toàn ký tự tào lao, lâu lâu mò vô ngay phóc ko sai đường dẫn nào, gõ lệnh command thay cho duyệt file còn chính xác hơn cả click chuột

toan tran 1992

CAO CẤP

7 năm

phải đặt tên lại cho kho JAV thôi. phân loại tên diễn viên, đất nc sản xuất, thời lượng, thể loại đầy đủ 😁:D:D

AZwarrior

VIP

7 năm

@toan tran 1992 Tưởng tên folder phải để là tài liệu luyện thi chứ?

khungtanthoi

CAO CẤP

7 năm

Nếu không có cái DDMMYY ở phía sau files, cái nghề giống như mình mà gởi khách hàng duyệt 20 lần là khổ luôn!

longtth

ĐẠI BÀNG

6 năm

@khungtanthoi nên đặt yymmdd thay vì ddmmyy,
nếu là ddmmyy thì cái file có cùng ngày khác tháng sẽ bị lẫn lộn:
don-mua-hang_071018.xlsx --> file tháng 10
don-mua-hang_080218.xlsx --> file tháng 2
don-mua-hang_091018.xlsx --> file tháng 10

nếu đặt yymmdd thì sẽ được sắp xếp trực quan hơn:

don-mua-hang_180208.xlsx --> file tháng 2
don-mua-hang_181008.xlsx --> file tháng 10
don-mua-hang_181009.xlsx --> file tháng 10

khungtanthoi

CAO CẤP

6 năm

@longtth Mình làm video là chính nên hay đặt là DDMMYY REVx với x là số làn sửa và xuất trong ngày. Rev 1, Rev 2. Client cut REV 1 DDMMYY, Directorcut ĐMMYY rev 1 ddmmyy

traisaigon

CAO CẤP

7 năm

Cái này là vào cty mình có luôn policy không có chuyện đặt tên lung tung. Nhiều nv mới hay càm ràm chuyện này cho đếm khi nhận thư warning.
Ngoài ra còn có quy cách gửi email thấy cũng cần thiết mod làm thêm 1 bài nữa cho ae tham khảo

mmm6699

ĐẠI BÀNG

7 năm

ToiHayDatTenTheNay, và thư mục là 1Music (nhạc ngoại) 2Nhac (nhạc Việt) ...
Ngày tháng thì cứ sort theo date

Duy Luân

VIP

7 năm