Evernote là ứng dụng ghi chú mà mình thích nhất vì trung hòa được yếu tố đơn giản, dễ dùng, giao diện đẹp mà vẫn sở hữu nhiều chức năng mạnh mẽ khi cần như chèn file, khóa mật khẩu, shortcut. Evernote cũng có chức năng tìm kiếm cực kì tốt nên bạn không cần phải quá lo lắng về chuyện thất lạc ghi chú khi số lượng ngày một nhiều hơn. Bên dưới là một số thủ thuật và cách suy nghĩ cũng như thói quen của mình khi dùng Evernote mỗi ngày, mời anh em tham khảo qua và chia sẻ thêm những cách hay không chỉ về Evernote mà cả những ứng dụng ghi chú khác nữa nhé.
Notebook trong Evernote giống như là một folder vậy, nó sẽ chứa tất cả mọi ghi chú của bạn và cho bạn biết chúng liên quan đến một vấn đề lớn nào đó. Với mỗi công ty mà mình làm việc, mình sẽ tạo một notebook riêng để đảm bảo rằng thông tin của các công ty tách biệt nhau, và khi cần tìm lại cũng dễ dàng hơn rất nhiều. Mình cũng có một notebook cá nhân để lưu tất cả mọi thứ còn lại không dính dáng tới công việc. Anh em nào có làm tự do thì cũng có thể tạo notebook "freelance" cho dễ theo dõi.
Ngoài cách tổ chức notebook theo công việc, mình cũng từng thấy một anh bạn mình làm ghi chú theo những chủ đề mà ảnh cần làm. Ví dụ, ảnh có notebook về kịch bản video, một notebook về chụp ảnh, một notebook khác thì dành cho những địa điểm chụp ảnh đẹp mà ảnh thu thập được từ mọi người. Đây cũng là cách sắp xếp hay mà anh em có thể tham khảo.
Mỗi công ty, mỗi việc làm... cần có một notebook riêng
Notebook trong Evernote giống như là một folder vậy, nó sẽ chứa tất cả mọi ghi chú của bạn và cho bạn biết chúng liên quan đến một vấn đề lớn nào đó. Với mỗi công ty mà mình làm việc, mình sẽ tạo một notebook riêng để đảm bảo rằng thông tin của các công ty tách biệt nhau, và khi cần tìm lại cũng dễ dàng hơn rất nhiều. Mình cũng có một notebook cá nhân để lưu tất cả mọi thứ còn lại không dính dáng tới công việc. Anh em nào có làm tự do thì cũng có thể tạo notebook "freelance" cho dễ theo dõi.
Ngoài cách tổ chức notebook theo công việc, mình cũng từng thấy một anh bạn mình làm ghi chú theo những chủ đề mà ảnh cần làm. Ví dụ, ảnh có notebook về kịch bản video, một notebook về chụp ảnh, một notebook khác thì dành cho những địa điểm chụp ảnh đẹp mà ảnh thu thập được từ mọi người. Đây cũng là cách sắp xếp hay mà anh em có thể tham khảo.
Ghi chú tất cả mọi thứ
Evernote hay các ứng dụng ghi chú sinh ra là để giúp chúng ta không phải nhớ nhiều thông tin trong đầu, vậy nên trong cuộc sống bỗng nhiên có thứ gì bạn cần phải nhớ thì thôi đừng làm cách cũ nữa, hãy móc điện thoại ra vào ghi nó vào Evernote đi. Xin được địa chỉ quán ăn ngon? Ghi vào Evernote. Những công việc cần làm được vợ dặn trước khi đi làm? Ghi vào Evernote. Danh sách đồ cần mua cho chuyến du lịch sắp tới? Evernote. Checklist món đồ cần kiểm tra và chuẩn bị khi đóng đồ đi công tác? Evernote. Tất cả mọi thứ cần dùng tới não để nhớ trong cuộc sống của bạn hãy chuyển qua cho Evernote hết đi.
Để làm được chuyện này không dễ và không phải một sớm một chiều. Thói quen cũ của chúng ta vẫn còn là dùng đầu để nhớ nên khi chợt nhận ra thì bạn hãy dùng Evernote để phục vụ cho mục đích này. Dần dần mọi thứ sẽ quen và bạn sẽ rút Evernote ra ghi chú như một thói quen. Với mình, mình cần 3 tháng để hình thành thói quen này.
Đừng quên dùng chức năng checklist
Checklist là những ô cho phép bạn tick vào khi đã làm xong việc. Trong Evernote, checklist được hỗ trợ ở cả bản PC và mobile cũng như trên nền web nên bạn có thể dễ dàng xem lại danh sách việc của mình ở bất kì đâu. Cách mình thường dùng đó là tạo checklist sẵn ở nhà trên máy tính vì thường mình rất hay ngồi máy, và khi ra đường chỉ cần rút điện thoại là mọi thứ đã có sẵn ở đó rồi. Mình cũng từng thấy mấy thằng bạn cầm điện thoại vào tạo checklist ngay ngoài đường để không quên việc luôn, khá hay.
Khóa password cho các ghi chú nhạy cảm
Số thẻ tín dụng, số tài khoản ngân hàng, địa chỉ nhà bạn gái, thông tin đăng nhập một website không thường sử dụng, số thành viên của hãng hàng không... là những thứ bạn có thể nhờ Evernote nhớ giùm. Tuy nhiên, đây là những thông tin rất nhạy cảm và khi lọt ra ngoài có thể làm bạn mất tiền và bị người khác sử dụng trái phép nên cần phải được bảo mật bằng chức năng khóa mật khẩu của Evernote. Bạn có thể chọn khóa cả ghi chú hoặc chỉ một đoạn văn bản nhất định tùy ý muốn. Chỉ khi nào có password (hoặc vân tay với app di động) thì ghi chú đó mới được giải mã và hiển thị lên cho bạn xem. Ngay cả khi hacker có trộm được ghi chú đã khóa thì hắn cũng không xem được nội dung do chữ nghĩa đã được mã hóa hết rồi.
Tính năng mã hóa phải được thiết lập từ máy tính, nhưng khi xem lại ghi chú thì hỗ trợ cả mobile lẫn PC. Để sử dụng: chọn đoạn chữ bạn muốn, nhấn phải chuột > Encrypt Selected Text...
Chèn hình ảnh, âm thanh và file nói chung
Evernote ngoài chuyện chứa chữ thì còn có thể chứa cả hình, file ghi âm và mọi loại file nói chung. Ví dụ, trong ghi chú của bạn bạn có thể chèn tấm hình chụp tấm bảng mà mọi người đã vẽ lên khi thảo luận về dự án mới, bạn có thể đính kèm file PDF hướng dẫn sử dụng cho hệ thống mới ở công ty, hoặc đính kèm các file Word, Excel, PowerPoint quan trọng vào ghi chú những việc cần chuẩn bị cho bài thuyết trình trước các sếp.
Quảng cáo
Anh em nào đi học cũng có thể dùng app Evernote trên di động ghi âm lại bài giảng của giảng viên, hoặc ghi âm tại các buổi hội thảo, hội nghị cũng được luôn. Mọi thứ được đính kèm vào ghi chú chữ của bạn rồi sync lên mây nên không sợ mất.
Bấm nút sync thủ công khi cần đảm bảo dữ liệu được đồng bộ
Bạn đã soạn xong một bài viết để tí nữa lên đưa thầy cô xem, bạn đã soạn xong sườn bài thuyết trình trên Evernote trên máy tính, hay soạn xung những việc cần trao đổi với đối tác. Giờ bạn chuẩn bị đi bus lên trường hay ra cà phê ngồi nói chuyện với đối tác, nhưng làm thế nào bạn chắc rằng ghi chú của mình đã được sync về điện thoại để có thể bắt đầu thảo luận ngay khi đến nơi và không bị trục trặc nào đó? Hoặc làm thế nào lấy ghi chú về ngay vì bạn không dùng 3G, ra đường sẽ không có mạng?
Dễ lắm, bạn sẽ chạy tính năng sync thủ công của Evernote. Trên máy tính, nó là một dấu hai mũi tên hình tròn, tương tự trên di động. Trước khi ra khỏi nhà, bạn nhấn sync trên máy tính, rồi rút app di động nhấn sync trên đó nữa là xong. Kiểm tra chắc chắn rằng ghi chú của bạn đã xuất hiện và yên tâm ra đường thôi.
Tính năng tìm kiếm cực mạnh và thủ thuật làm sao cho dễ kiếm
Evernote có chức năng search rất rất mạnh, mạnh hơn bất kì app ghi chú nào mình từng dùng qua. Nhờ vậy mà bạn có thể ném tất cả mọi thứ vào Evernote, khi cần cái nào thì chỉ cần search một vài chữ có trong ghi chú là xong. Nhờ có search mà hầu như mình không bao giờ phải đi tìm kiếm ghi chú một cách thủ công bằng cách lục lọi các notebook cả.
Quảng cáo
Nhưng tất nhiên, cũng cần có vài mẹo đặt tiêu đề hoặc gắn tag để giúp Evernote tìm chính xác và nhanh hơn 😁 Xin chia sẻ với anh em như sau:
- Đảm bảo tiêu đề ghi chú phải có những từ khóa quan trọng nhất với thứ bạn đang note. Ví dụ, ghi chú mã số khách hàng điện lực ở nhà thì bắt buộc phải có cụm từ "mã số" và "điện lực" để sau này tìm dễ hơn. Đây cũng là những từ khóa mà bạn sẽ tìm lại sau này
- Nên gắn tag cho những ghi chú quan trọng, công việc và có liên quan nhiều vấn đề. Ví dụ, một ghi chú cho bài thuyết trình sắp tới trước team marketing sẽ phải có tag "marketing"
- Trong thân ghi chú, cũng nên lặp lại một số từ khóa chính khi có thể
- Nếu bạn thường dùng cả tiếng Việt và tiếng Anh, đừng ngần ngại đặt từ khóa của cả hai ngôn ngữ vào tiêu đề ghi chú. Ví dụ, mình có một ghi chú về cách tính thời gian giao hàng, mình đặt vào tiêu đề cả chữ "thời gian giao hàng" lẫn "delivery time" vì mình biết rằng trong tương lai mình sẽ dùng một trong 2 cụm từ này để tìm
Chúc anh em vui vẻ và làm việc hiệu quả hơn, sống vui hơn, ít phải nhớ hơn với Evernote!