Hôm nay mình giới thiệu với anh em làm tech, IT và data một công cụ mà Tinh tế đang dùng để theo dõi số liệu và quản lý các báo cáo tên là Holistics (https://www.holistics.io). Holistics là một startup của Việt Nam chuyên về data, nền tảng này cho phép anh em kết nối tới nhiều nguồn dữ liệu khác nhau để kéo số lên thành biểu đồ, dashboard và báo cáo trong một giao diện đẹp, tiện dụng để tạo được cảm hứng sử dụng mỗi ngày. Mình có đi tám chuyện thì biết rằng Holistics cũng được dùng bởi nhiều công ty nổi tiếng trên thị trường như Ahamove, The Coffee House, Grab, VeXeRe...
Thực ra mình biết Holistics lâu rồi, từ năm 2016, và hiện tại một anh em dev Tinh tế cũng đang làm ở Holistics luôn 😁 Nhưng phải tới năm nay mình mới quyết định dùng Holistics vì nó giải quyết được nhiều nhu cầu hiện tại của Tinh tế.
Để mình kể sơ sơ một số yếu tố của hệ thống báo cáo, dashboard mà Tinh tế dùng từ năm 2016-2019 và những vấn đề mà chúng gặp phải:
Redash thì chạy khá ổn, nhẹ nhàng, giao diện hơi xấu chút nhưng không sao. Tuy nhiên Redash lại không thể phân quyền xem báo cáo một cách chuẩn chỉnh như ý mình. Mỗi người của mỗi phòng ban chỉ có thể xem được số của phòng ban mình, trong khi Redash lại phân quyền theo nguồn dữ liệu nên để làm được như cái mình muốn thì rất cực công. Ngoài ra còn có chi phí cho server chạy Redash đâu đó tầm 20-30 USD / tháng.
Thực ra mình biết Holistics lâu rồi, từ năm 2016, và hiện tại một anh em dev Tinh tế cũng đang làm ở Holistics luôn 😁 Nhưng phải tới năm nay mình mới quyết định dùng Holistics vì nó giải quyết được nhiều nhu cầu hiện tại của Tinh tế.
Để mình kể sơ sơ một số yếu tố của hệ thống báo cáo, dashboard mà Tinh tế dùng từ năm 2016-2019 và những vấn đề mà chúng gặp phải:
- Các báo cáo tài chính, kế toán sử dụng Microsoft SQL Reporting Services (SSRS) vì khả năng xuất ra file Excel tuyệt vời của nó, công cụ thiết kế báo cáo cũng dễ dùng, lại còn phù hợp với hệ thống data warehouse cũ của Tinh tế chạy trên SQL Server và SQL Analysis Server (SSAS - một dạng cube để truy xuất data phân tích nhanh hơn)
- Một vài số liệu khác về tương tác, comment, bài viết... thì lại dùng một hệ thống dashboard mã nguồn mở khác khác tên là Redash (https://redash.io)
Redash helps you make sense of your data
Use Redash to connect to any data source (PostgreSQL, MySQL, Redshift, BigQuery, MongoDB and many others), query, visualize and share your data to make your company data driven.
redash.io
Redash thì chạy khá ổn, nhẹ nhàng, giao diện hơi xấu chút nhưng không sao. Tuy nhiên Redash lại không thể phân quyền xem báo cáo một cách chuẩn chỉnh như ý mình. Mỗi người của mỗi phòng ban chỉ có thể xem được số của phòng ban mình, trong khi Redash lại phân quyền theo nguồn dữ liệu nên để làm được như cái mình muốn thì rất cực công. Ngoài ra còn có chi phí cho server chạy Redash đâu đó tầm 20-30 USD / tháng.
Tổng cộng mỗi năm mình phải chi tầm 90 triệu cho cục này, mà lại vướng thêm ông Windows vào. Thế là tới tầm giữa năm nay mình quyết định phải kiếm 1 cái gì đó thay thế, vừa đủ linh hoạt để cả công ty xài và không có báo cáo nào bị mất đi hay thiếu chức năng, vừa giảm được chi phí và công sức bảo trì. Thế là mình nhớ tới Holistics.
Mình đăng kí gói 2400 USD / năm của Holistics, gói này tính ra là 55 triệu / năm, mua thêm một ít user nữa làm tròn lên là khoảng 60 triệu / năm. Gói này có giới hạn số lượng người dùng và số lượng report, dashboard nhưng vẫn đủ dùng cho cả Tinh tế, nên ổn. Mình cũng đã thử nghiệm trước để đảm bảo mọi báo cáo, đặc biệt là báo cáo của chị kế toán, chạy đúng như trước giờ để không làm khó khăn cho công việc của chị ấy (chứ không thì chị ấy không phát lương cho thì đói cả lũ :D)
=> Vậy là về mặt chi phí mình đã tiết kiệm được một cục tầm 30 triệu / năm. Nhưng đó chưa phải là tất cả.
Cái thứ 2 mình khỏe hơn khi chuyển sang dùng Holistics làm hệ thống dashboard, báo cáo đó là mình có thể ăn ngon ngủ yên, không còn phải tự duy trì bất kì server nào nữa (Holistics đã làm chuyện đó), không còn lo server đứng, không còn lo server quá RAM quá CPU hay gì cả. Mình cũng dẹp được con server Windows, không phải mua license cho nó mỗi năm, và do mình cũng đã thay đổi công nghệ data warehouse của mình khoảng 1 năm rưỡi nay nên cũng không còn dùng tới SQL Server nữa. Server Redash thì cũng tắt đi tiết kiệm được mớ tiền do tất cả những gì Redash làm được thì Holistics đã làm được hết rồi.
=> Tóm lại là mình có thể tập trung 100% vào những gì mà team data cần làm: phân tích, báo cáo, hiểu về yêu cầu của anh em, hiểu về tương tác của anh em để đưa ra các sản phẩm, các nội dung mới phù hợp, chứ không phải đi duy trì, bảo dưỡng server và chi tiền nhiều.
Holistic không chỉ có các công cụ làm báo cáo hay dashboard, họ còn tích hợp nhiều công cụ khác để di chuyển dữ liệu, gom dữ liệu từ nhiều nguồn lại với nhau... nhưng mình thì không dùng các chức năng này vì team data của Tinh tế đã xây dựng data pipeline riêng với các yêu cầu đặc biệt rồi. Cái này mình nghĩ rằng công ty nào không có team data riêng thì có thể dùng để tiết kiệm công sức trong việc tích hợp, di chuyển và đồng bộ dữ liệu giữa các database vận hành với hệ thống database dùng cho phân tích, báo cáo.
Gần như mọi tính năng mà một hệ thống báo cáo, dashboard hiện đại cần thiết thì Holistics đều có: phân quyền theo từng report và từng dashboard, hỗ trợ các filter để xem dữ liệu theo từng ngày và từng phòng ban đã được chỉ định, có thể kéo thả để khám phá dữ liệu cho nhu cầu phân tích, hẹn giờ gửi báo cáo vào email hay Slack.... Bạn có thể xem kĩ hơn ở link này https://www.holistics.io/product/data-reporting/
Quảng cáo
Và đặc biệt là giao diện của Holistics làm gọn đẹp dễ nhìn nên những người dùng business (không phải là người data) cảm thấy thích thú khi dùng. Một kinh nghiệm mình nhận thấy rằng báo cáo có hữu ích tới đâu nhưng quá xấu và khó xem thì cũng không hiệu quả và không được tận dụng tối đa, vậy nên chuyện báo cáo "đẹp" cũng ảnh hưởng nhiều lắm.
Một trong những số hiếm hoi mình có thể chia sẻ với anh em ra ngoài :D Đây là biểu đồ thể hiện thời gian mà bài anh em post lên được trả lời, càng lúc càng giảm là điều tốt, tức anh em sẽ nhận được câu trả lời và phản hồi nhanh hơn cho thắc mắc của mình
Mình mất khoảng 3 tuần để di chuyển hết tất cả mọi báo cáo từ SSRS và Redash sang Holistics, hiện tại đã dùng ngon cho tất cả mọi phòng ban và kể từ tháng này trở đi mình sẽ tắt SSRS, Redash và ngừng trả cục tiền này.
Bạn nào làm data hoặc IT đang cần một hệ thống report, dashboard cho doanh nghiệp của mình thì nhớ cân nhắc tới Holistics nhé.
Sắp tới mình đang tính rủ mấy anh em Holistics tổ chức vào buổi workshop về data engineering, data analytics cho anh em Tinh tế, để mình bàn bạc, sắp xếp rồi sẽ thông báo với anh em nhé.
