Một sổ tay là thứ mà bạn đã mang theo rồi, nhưng còn một sổ tay điện tử thì sao? Ngay từ những ngày đầu đi làm, mình đã có thói quen ghi lại nhiều thông tin quan trọng vào "sổ tay" để lưu lại dùng sau, cũng như để ghi nhanh các ý tưởng, các giải pháp vừa nghĩ ra. Thói quen này giúp rất nhiều cho công việc của mình, và mình chia sẻ lại với các bạn, hi vọng nó hữu ích.
Bạn có thể dùng bất kì app nào bạn muốn và bạn cảm thấy quen, và nếu bạn chưa từng xài qua app nào thì cứ thử hết những ứng dụng mình đề cập bên dưới xem cái nào hợp thì dùng.
Nhưng cái quan trọng là bạn nên có một “quyển sổ” như thế, vì đó là nơi bạn có thể:
Vì sao cần một cái “sổ tay online”?
Bạn có thể dùng bất kì app nào bạn muốn và bạn cảm thấy quen, và nếu bạn chưa từng xài qua app nào thì cứ thử hết những ứng dụng mình đề cập bên dưới xem cái nào hợp thì dùng.
Nhưng cái quan trọng là bạn nên có một “quyển sổ” như thế, vì đó là nơi bạn có thể:
- Ghi nhanh các ý tưởng mới ngay khi bạn chợt nghĩ ra (khi đi ngoài đường, nghĩ ra thì có thể móc điện thoại ra viết ngay chẳng hạn) => cách này anh CEO của mình hay làm lắm, và mình đang học theo ổng
- Ghi lại những điểm đáng chú ý trong công việc, các điểm quan trọng của công ty mà bạn được ai đó chia sẻ, hoặc bạn vô tình biết được
- Ghi lại một số ghi chú, một số đoạn văn, shortcut… mà bạn thường dùng trong công việc (để khi cần thì có thể copy paste nhanh, hoặc ai hỏi thì gửi nhanh cho họ)
- Ghi lại những điểm quan trọng trong cuộc họp và việc bạn cần làm tiếp theo
- Sắp xếp những kế hoạch bạn muốn làm, ví dụ như kế hoạch du lịch, kế hoạch phát triển bản thân, các mục tiêu cá nhân bạn muốn đạt được…
- Ghi chú các khái niệm, định nghĩa quan trọng với công việc của bạn
- Bạn có thể dùng các app ghi chú chung với team mình nữa, nhưng trong khuôn khổ bài này mình nói về cá nhân thôi
Những thứ này bạn hoàn toàn có thể tự nhớ được, nhưng vì sao phải nhớ quá nhiều trong khi có sẵn một công cụ khác “nhớ giùm” cho bạn mà lại hiệu quả hơn, có thể tìm kiếm bất kì khi nào bạn cần một cách nhanh chóng, lại có thể sắp xếp gọn gàng hơn nữa. Hãy để não của bạn nhớ những thứ quan trọng hơn, quan điểm của mình là thế. Cái gì giảm tải được bằng công nghệ thì giảm hết.
Trong những mục tiêu trên, cái “ghi nhanh ý tưởng” và “ghi lại các shortcut" là mình dùng nhiều nhất với sổ tay của mình. Ngày xưa thời mới đi làm mình cũng ghi nhiều thông tin về cuộc họp, việc cần làm…, còn hiện tại mình đã đỡ phải đi họp hơn nên ít khi mình làm điều này.
Mình thường không dùng “sổ” của mình cho những thứ gọi là “todo list” trong ngày, vì chúng không sinh ra cho việc đó, thay vào đó mình hay dùng app Reminders (trên macOS, iPhone, còn bên Android mình dùng Google Tasks) để làm danh sách việc, bởi nó tiện hơn cho mục đích này.
Một số app ghi chú bạn có thể thử qua
Dạo này nổi bật và được nhiều người sử dụng có app Notion, điểm mạnh là giao diện sạch sẽ, miễn phí cho người dùng cá nhân, sync được nhiều thiết bị, và có thể chia sẻ với team. Một team trong công ty mình sử dụng Notion để làm Wiki, làm documentation (kiểu như tài liệu dành cho dự án). Team nhân sự thì dùng để làm ghi chú tuyển dụng, mô tả công việc cũng như đánh giá ứng viên. Mình cũng quen một số bạn dùng Notion cho cá nhân để ghi chú các việc trên.
Cổ điển thì có Evernote và OneNote, trong đó Evernote đang là app ghi chú cá nhân mà mình dùng hơn 10 năm nay. Evernote có tính năng tìm kiếm cực kì mạnh mẽ, có thể sắp xếp thành nhiều “notebook” để bạn dễ nhóm các ghi chú với nhau, bạn cũng có thể chèn file hình, file PDF vào nữa. Tuy nhiên, Evernote đang ngày một phức tạp hóa lên, phí cũng cao (mình mua bản trả phí để sync được nhiều thiết bị) nên mình đang nghiên cứu Notion để thay cho Evernote. Mình sẽ nghiên cứu vụ này, có gì hay mình chia sẻ với anh em sau nhé. OneNote là app của Microsoft, nhưng mình không thích giao diện của nó nên không dùng.
Nếu bạn dùng thiết bị Apple, bạn có thể dùng Apple Notes, cũng rất mạnh, tổ chức tốt, hỗ trợ bút cảm ứng ngon (với các bạn dùng iPad), và hoàn toàn miễn phí, tất nhiên cũng sync được nhiều thiết bị khác nhau. Tuy nhiên, với mình thì Notes chỉ dùng ghi chú mấy cái nhỏ nhỏ, lặt vặt thôi, mình không muốn trói buộc dữ liệu của mình vào một hãng phần cứng cụ thể, lỡ sau này mình chán mình đổi qua Android, đổi sang máy tính Windows hay Linux sử dụng thì phiền lắm.
Những lưu ý để dùng ghi chú một cách hiệu quả
Quảng cáo
Sắp xếp ghi chú của bạn vào những mục khác nhau
Tùy mỗi app mà nó sẽ gọi các mục này bằng nhiều tên khác nhau. Evernote và OneNot gọi là Notebook, Notion gọi là Page, Apple Notes thì gọi là Folders… Dù gọi bằng cái tên nào đi nữa thì bạn cũng cần chú ý rằng việc đầu tiên là bạn chia mục trước cái đã. Bạn cũng có thể tạo mục con nằm trong mục cha, tương tự như cách bạn tổ chức thư mục trên máy tính.
Ví dụ của bản thân mình, mình chia thành các mục dựa theo công ty mình đang làm. Trong mỗi công ty, mình chia thêm thành nhiều dự án nhỏ. Mình cũng có một số folder dành cho cá nhân mình, trong đó có những notebook dành cho việc du lịch ứng với từng chuyến đi. Trong từng chuyến, mình và vợ (trước là người yêu) chia mỗi ngày đi chơi thành một ghi chú cho dễ theo dõi. Mình hay nhờ vợ mình lên kế hoạch đi chơi, sau đó chia sẻ qua Evernote của mình là hai đứa có thể xem dễ dàng.
Nhất định là bạn phải chia mục nha, chứ không sẽ rối lắm á. Cái quan trọng là bạn chia nó theo thói quen, sở thích, công việc của bạn, chứ không nhất thiết phải theo hình mẫu nào đâu. Miễn sao bạn thấy tiện và dễ hiểu là được.
Tận dụng tính năng tìm kiếm của app
Hiện nay tất cả app ghi chú đều có tính năng tìm kiếm rất mạnh, ngày xưa thì không phải app nào cũng tốt. Bạn nên tận dụng tính năng tìm kiếm này một cách triệt để, thay vì phải đi tìm kiếm ghi chú một cách thủ công nhé. Cứ gõ từ bạn muốn tìm là xong thôi, app search nhanh lắm.
Quảng cáo
Cài app lên mọi thiết bị của bạn
Cái hay của app ghi chú hiện nay là bạn có thể cài nó lên bất kì thiết bị nào bạn đang dùng, từ máy tính đến điện thoại. Nhờ điều này mà bạn có thể ghi chú bất kì khi nào bạn cần, cũng như về nhà ngồi máy tính vẫn có thể xem được ghi chú mà bạn tạo trước đó trên smartphone. Tất cả các app mình nói ở trên đều có phiên bản cho Android, iPhone, iPad, macOS, Windows, anh em không phải lo lắng.
Bạn có thể tìm kiếm trong cả file PDF và hình ảnh nữa
Không phải app nào cũng hỗ trợ chức năng này, mình dùng Evernote thì có, tìm thử bên Notion thì không thấy. Nếu app bạn dùng có chức năng này, bạn nên tận dụng vì nó giúp bạn giữ nguyên file, sau này có thể cần dùng lại, không cần phải gõ lại hay copy vào ghi chú. Tương tự, chức năng tìm chữ trong ảnh cũng rất hữu ích vì bạn vừa giữ được file chụp lại tấm bảng ghi chú, file chụp lại tờ giấy thông báo… trong khi vẫn có thể tìm nội dung nhanh chóng.
Chức năng tìm PDF và tìm chữ trong ảnh là một trong những lý do mà Evernote còn giữ chân mình tới giờ.
