[Chia sẻ] Làm sao để không quên lặt vặt: ghi lại hết tất cả!

Có những người chỉ gọi 1 lần, vậy có nên lưu vô luôn không? Có chứ, ai mà biết sau này khi nào anh em cần gọi lại cho họ? Rồi lỡ sau này cần gọi hơn 1 lần thì sao? Nếu sợ danh bạ bị rối, anh em có thể đặt theo cách của mình, đó là thêm chữ Temp vào sau tên của họ trong danh bạ để sau này search lại rồi xóa nhanh hơn. Nên nhớ, tất cả mọi thông tin liên lạc đều phải lưu vào, đừng sợ đầy dung lượng vì hiện nay điện thoại đều có sức chứa rất lớn rồi, 100.000 số trong danh bạ cũng chẳng là gì đâu.


Sự kiện, nói chung liên quan tới ngày: Google Calendar

Bất kì thứ gì liên quan đến cuộc hẹn, gặp mặt, địa điểm... mình điều ghi hết vào Google Calendar. Mà tại sao lại là Google Calendar chứ không phải là một app email khác như Outlook trên máy tính? Vì Google Calendar có khả năng đồng bộ cực kì mạnh, nó sẽ sync và báo lên tất cả thiết bị mà bạn sở hữu khi gần tới giờ diễn ra sự kiện. Ví dụ nếu bạn đang làm việc trên máy tính thì vẫn thấy thông báo, bạn đang đi ngoài đường thì điện thoại sẽ rung lên. Chỉ như vậy bạn mới không bao giờ bỏ lỡ các cuộc gặp.

Ngoài ra, một lý do nữa mà mình sử dụng Google đó là bạn có thể mời (invite) người khác cùng tham gia sự kiện. Tài khoản Google thì bạn bè nào cũng có, anh em invite cũng dễ hơn. Bằng cách này bạn cũng giúp cho những người sắp gặp không quên cuộc hẹn với bạn, đồng thời biết được ai đi được và ai không thể tham gia. Đây cũng là lý do mà bất kì cuộc gặp nào mình cũng tạo sự kiện trên Calendar và mời tất cả những người tham dự vào. Tuy thao tác này hơi phiền ở thời gian đầu và có thể những người kia cho rằng bạn đang "làm màu", nhưng cứ kệ họ thôi, cách đã giúp mình khỏi quên không biết bao nhiêu lần rồi.


Email quan trọng: flag

Đã từng bơi trong hàng đống email chỉ để tìm một email quan trọng nào đó bạn cần. Đau khổ hơn là email đó đã được gửi từ nhiều tháng trước và giờ đây bạn không thể nhớ ra bất kì từ khóa nào để mà tìm lại cả. Mình cũng từng bị như vậy, và cách giải quyết của mình đó là tính năng Flag. Flag sẽ "gắn cờ" vào những email mà bạn chọn và liệt kê nó vào một khu vực riêng, khi nào cần thì cứ vào đúng khu đó để xem, đơn giản, gọn gàng, và không bao giờ quên. Mail trên OS X, iOS và Outlook trên Windows, macOS, iOS, Android đều có tính năng Flag, hỗ trợ sync lên Google Account.

Nhưng nhược điểm của flag đó là nếu gặp email nào bạn cũng gắn cờ thì chẳng mấy chốc hộp thư flag cũng sẽ bị đầy, vậy nên anh em thực hành thêm một thói quen nữa đó là làm xong việc với email đó rồi thì hãy gỡ flag ra. Theo kinh nghiệm của mình, hộp thư flag sẽ ngon lành nhất khi có đâu đó khoảng 10 email thôi, nhiều hơn thì phải search, cũng như không.

Các ghi chú lặt vặt: bất kì app ghi chú nào bạn thích, mình là Evernote

Đầu óc của bạn cần sử dụng để nhớ những thứ quan trọng hơn, ví dụ như ngày sinh của bồ, ngày cưới với vợ (giỡn thôi :p), vậy nên tất cả những thông tin nào yêu cầu bạn "phải nhớ" nhưng lại quá lặt vặt thì nên ghi nó vào đâu đó. Bạn có thể xài bất kì ứng dụng ghi chú nào bạn thích, mình thì xài Evernote vì nó sync đa nền tảng, tính năng tìm kiếm cực mạnh và cho phép phân thành nhiều notebook khác nhau cho dễ quản lý. Hiện tại các mẫu ghi chú của mình đã lên tới con số hàng nghìn, trong đó có nhiều ghi chú quan trọng cho công việc, khi cần mình có thể tìm lại ngay lập tức bằng tính năng search.

Một số thứ mình thường ghi chú, để ví dụ cho anh em xem:

• Danh sách đồ cần mua, thức ăn cần chuẩn bị cho chuyến đi chơi
• Địa chỉ gửi hàng
• Các câu lệnh thường dùng trong hệ thống của công ty
• Mã số khách hàng để đóng tiền điện online
• Số thẻ và số tài khoản ngân hàng (không lưu CVV vì mất an toàn)
• ...

Những thứ bạn cần làm: app todo nào đó bạn thích, mình xài Wunderlist

Đây là app cuối cùng hỗ trợ mình trong việc ghi nhớ tùm lum thứ. Với những việc cần làm, mình ghi vào Wunderlist vì nó có tính năng nhắc nhở để đảm bảo không quan. Evernote cũng có nhưng không phải là mục đích sử dụng chính, để thiết lập thông báo khi tới giờ cũng khó hơn nên mình vẫn thích Wunderlist. Khi làm xong việc nào trong danh sách thì lại tiếp tục tick để hoàn thành. Cái cảm giác được tick và gạch bỏ những việc đã làm xong nó thật sự thú vị lắm anh em ạ 😁

Việc này cũng cần phải luyện tập một chút trước khi nó trở thành thói quen. Ban đầu mình khá là lười ghi lại những thứ cần làm, nhưng sau khi sót 1 task sếp giao cho thì mình đã không bao giờ lười nữa. Cuối mỗi ngày mình sẽ ghi những việc cần làm cho hôm sau. Vì có phân theo mục nên mình có thể phân list công việc riêng với list những thứ cá nhân mình cần làm. Rồi anh em nhớ thêm là mỗi khi có thêm việc mới thì note ngay vào nhé.

Vì sao chỉ cần nhiêu đây là đủ?

Mình chỉ ghi chú bao nhiêu đó thôi, không ghi nhiều hơn vì việc quản lý quá nhiều thông tin sẽ làm mình quên mất thông tin đó đang nằm ở đâu. Khi đó thì bỗng nhiên các công cụ đang có ích lại trở thành thứ phiền toái cho chúng ta. Hi vọng topic chia sẻ này sẽ hữu ích cho anh em và giúp được anh em khỏi những pha "ăn hành" vì quên. Chúc mọi người cuối tuần vui vẻ!