Giữa thời thế công nghệ lên ngôi, thị trường cạnh tranh khốc liệt, các phần mềm quản lý công việc ra đời đem tới lợi thế tốc độ, năng suất vượt trội cho doanh nghiệp, và là trợ thủ đắc lực cho các nhà quản trị hiện đại. Trên thị trường có khá nhiều cái tên nổi bật như Trello, Asana, Wrike, Jira,… nhưng để các doanh nghiệp lựa chọn được một giải pháp hữu ích và phù hợp thì còn phải cân nhắc nhiều yếu tố. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giúp bạn review các phần mềm quản lý công việc và dự án phổ biến nhất.
Trước khi đi vào so sánh ưu nhược điểm của các phần mềm, bạn cần hiểu rõ mức độ cần thiết của một phần mềm quản lý công việc hàng ngày, và những yếu tố nào tạo nên một phần mềm quản lý công việc tốt.
Tóm lại, lợi ích của việc sử dụng một phần mềm quản lý công việc hàng ngày có thể quan sát ở 2 góc độ.
Đối với nhân viên, phần mềm giúp họ:
Theo sơ đồ trên, độ phổ biến không phải là tiêu chí duy nhất để bạn lựa chọn một phần mềm quản lý công việc. Có nhiều tiêu chí khác bạn cần chú tâm tới, thậm chí đặt cho chúng trọng số nặng hơn, quan trọng nhất là tính năng của phần mềm (chiếm 40%), có dễ sử dụng hay không (24%), chi phí bỏ ra và khả năng hỗ trợ của nhà cung cấp (đều chiếm 9%),…
Đây là các tính năng cơ bản cần có đối với một phần mềm quản lý công việc. Bạn có thể dựa vào đó để đánh giá ưu – nhược điểm từng lựa chọn:
Trước khi đi vào so sánh ưu nhược điểm của các phần mềm, bạn cần hiểu rõ mức độ cần thiết của một phần mềm quản lý công việc hàng ngày, và những yếu tố nào tạo nên một phần mềm quản lý công việc tốt.
1. Phần mềm quản lý công việc có thể giúp ích cho bạn như thế nào?
Bài toán của các nhà quản trị là làm sao kiểm soát những công việc và dự án đang diễn ra, tối ưu nguồn lực có hạn và nâng cao năng suất doanh nghiệp. Để giải được bài toán này, các phần mềm quản lý công việc giải quyết 2 việc: (1) minh bạch hóa quá trình giao việc – nhận việc giữa nhà quản lý và nhân viên, từ đó minh bạch hóa trách nhiệm; (2) giúp nhà quản lý lên kế hoạch và giúp nhân viên cộng tác, làm việc tập trung trên một nền tảng duy nhất.Tóm lại, lợi ích của việc sử dụng một phần mềm quản lý công việc hàng ngày có thể quan sát ở 2 góc độ.
Đối với nhân viên, phần mềm giúp họ:
- Nhìn thấy được tất cả công việc của mình, không sót việc.
- Biết đâu là những việc cần ưu tiên.
- Tính toán và sắp xếp được thời gian làm việc hiệu quả.
- Cộng tác với đồng đội để hoàn thành công việc với chất lượng tốt nhất.
- Thấy được tổng quan công việc và dự án của tất cả bộ phận
- Ra quyết định và xử lý các vấn đề phát sinh một cách kịp thời
- Sắp xếp, phân bổ nguồn lực (nhân sự + thời gian) một cách hiệu quả
- Tất cả công việc, dự án đều được hoàn thành đúng thời hạn với chất lượng tốt nhất
2. Vậy 7 tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý công việc là gì?
Tiêu chí chọn phần mềm quản lý công việc
Theo sơ đồ trên, độ phổ biến không phải là tiêu chí duy nhất để bạn lựa chọn một phần mềm quản lý công việc. Có nhiều tiêu chí khác bạn cần chú tâm tới, thậm chí đặt cho chúng trọng số nặng hơn, quan trọng nhất là tính năng của phần mềm (chiếm 40%), có dễ sử dụng hay không (24%), chi phí bỏ ra và khả năng hỗ trợ của nhà cung cấp (đều chiếm 9%),…
Đây là các tính năng cơ bản cần có đối với một phần mềm quản lý công việc. Bạn có thể dựa vào đó để đánh giá ưu – nhược điểm từng lựa chọn:
- Tính năng cộng tác: Giao tiếp là yếu tố không thể thiếu trong làm việc theo nhóm và dự án. Nhà quản lý phải giao tiếp với nhân viên khi phân công nhiệm vụ và góp ý công việc. Các thành viên nhóm cần giao tiếp để phối hợp nhịp nhàng. Do đó, phần mềm quản lý công việc cần có các tính năng cộng tác cần thiết như: tạo việc, giao việc, theo dõi công việc trực quan, chat và bình luận trong từng công việc, khả năng tích hợp với các tiện ích như lịch, email…
- Tính năng lập kế hoạch và theo dõi trạng thái: Phần mềm cần thuận tiện cho nhà quản lý lập kế hoạch theo đặc thù công việc, hoặc theo workflow dự án, đồng thời giúp theo dõi trạng thái công việc theo thời gian thực. Tính năng phổ biến nhất hiện nay trong các phần mềm quản lý công việc là sơ đồ Gantt hoặc bảng Kanban, thể hiện tiến độ công việc một cách trực quan.
- Tính năng báo cáo: Báo cáo chi tiết, trực quan về công việc của thành viên và dự báo tiến độ dự án là một tính năng cần thiết, giúp nhà quản lý cân nhắc điểm mạnh, điểm yếu của cả team để phân bổ nguồn lực hiệu quả.
- Tính năng phân quyền sử dụng: Đây là tính năng quan trọng nhằm phân chia các vai trò khác nhau trong dự án. Khi áp dụng phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp, đây là tính năng tối cần thiết để đảm bảo thứ bậc kỷ luật trong tổ chức.
- Đặc biệt, cần nhấn mạnh rằng doanh nghiệp bạn có nhiều bộ phận với nhiều nghiệp vụ chuyên sâu khác nhau, trong tương lai có thể sẽ còn nhiều hơn nữa. Lựa chọn tốt nhất là một phần mềm đã được trang bị đầy đủ các tính năng cần thiết, tránh việc phải sử dụng thêm công cụ bổ trợ ngoài, hoặc liên hệ nhiều lần với nhà cung cấp để yêu cầu mở rộng tính năng.
Về chi phí sử dụng, cần lưu ý rằng các giá trị thực sự mỗi phần mềm quản lý mang lại không phải là con số được niêm yết trên bảng giá.
Theo đó, phần mềm quản lý công việc miễn phí không “thực sự miễn phí” mà luôn bao gồm 5 loại chi phí ẩn: chi phí linh hoạt, chi phí phát triển, chi phí “mạo danh”, chi phí đào tạo & hỗ trợ, chi phí bảo mật & rủi ro. Sẽ ra sao nếu bạn mua một phần mềm nhưng khi quy mô doanh nghiệp tăng lên lại không dùng được nữa? Hoặc khi bạn cần mở rộng thêm tính năng nhưng phần mềm không thể đáp ứng yêu cầu? Tất cả chi phí bạn bỏ ra trước đó đều là lãng phí.
Trong khi đó, một phần mềm quản lý đắt tiền lại có thể là một khoản đầu tư sinh lời cho doanh nghiệp. Hàng loạt lợi ích hữu hình như tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm, chi phí đi lại và chi phí liên lạc, tăng hiệu suất làm việc, xoá bỏ thời gian chết,… và lợi nhuận vô hình như khả năng thích ứng, giữ chân nhân viên,… hứa hẹn mang lại giá trị chỉ số hoàn vốn (Return On Investment – ROI) cao cho dự án đầu tư này.
Từ phía nhà cung cấp, bạn có thể đặt ra các câu hỏi sau để đảm bảo sẽ nhận được sự hỗ trợ tốt nhất khi sử dụng phần mềm:
- Tôi ở khu vực địa lý khác, có được nhận hỗ trợ từ phía nhà cung cấp không?
- Tôi có thể tham gia demo trải nghiệm hoặc dùng thử phần mềm không?
- Đội nhóm của tôi có được đào tạo hướng dẫn sử dụng phần mềm không?
- Có ai hỗ trợ tôi trong quá trình sử dụng phần mềm không?
- Có hay không chính sách bảo hành?
- …
3. Top phần mềm quản lý công việc nhóm tốt nhất hiện nay
3.1. Phần mềm quản lý công việc Base Wework
Như đã nói ở trên, ngoài chức năng quản lý dự án, còn là một công cụ tuyệt vời để quản lý công việc nhóm thuộc mọi quy mô. Để hỗ trợ chức năng này, Base Wework đã phát triển nhiều tính năng đặc thù khác như “Nhân viên của tôi” hoặc tích hợp cùng các ứng dụng của mô hình Văn phòng điện tử.Base Wework có thể quản lý công việc của phòng ban theo từng nhóm nghiệp vụ…
… hoặc theo từng thành viên
Ưu điểm:
- Lập kế hoạch & Theo dõi trạng thái công việc: Trong một phòng ban trên Base Wework, công việc được chia thành nhiều cấp là nhóm công việc (tasklist), công việc (task), công việc con (subtask) và checklist. Bạn có thể chia nhóm công việc theo các nghiệp vụ khác nhau trong phòng ban (hạch toán, thống kê, báo cáo,…) hoặc chia theo từng thành viên. Giao diện thường được sử dụng là dạng bảng Kanban để phân tách rõ ràng các công việc đã hoàn thành và công việc còn tồn đọng. Phần mềm cũng hỗ trợ tính năng tạo công việc lặp lại, hỗ trợ quản lý các đầu việc phát sinh định kỳ như chốt doanh thu mỗi cuối ngày, làm bảng chấm công mỗi 30 hằng tháng,…
- Cộng tác: Base Wework hỗ trợ cộng tác trong phòng ban giống với trong một dự án; trong đó hữu ích nhất là tính năng chat nhóm trên Base Message.
- Báo cáo: Để đo lường hiệu suất làm việc của thành viên thuộc phòng ban, bên cạnh các chỉ số báo cáo tương tự như báo cáo dự án, Base Wework có thêm một giao diện “Nhân viên của tôi”. Tại đây, quản lý cấp trung có thể theo dõi các nhân viên thuộc đội nhóm nhỏ của mình (mà không phải tất cả thành viên trong phòng ban).
- Khả năng tích hợp: APIs mở giúp phần mềm tích hợp được với hầu hết các công cụ làm việc cần thiết. Đặc biệt, để quản lý phòng ban toàn diện, Base Wework thường được sử dụng kết hợp cùng phần mềm quản lý quy trình và phần mềm quản lý phê duyệt – nhằm tạo ra một mô hình văn phòng điện tử “không giấy tờ”.
- Phân quyền sử dụng: Có hai vai trò trong một phòng ban là nhà quản lý và thành viên.
- Chi phí sử dụng: Với cùng một lần trả phí (khoảng 1.4$/ người dùng/ tháng), bạn có thể sử dụng đầy đủ tất cả tính năng quản lý công việc nhóm và phòng ban của Base Wework. Không có chi phí khác phát sinh trong quá trình sử dụng.
3.2. Microsoft Teams
Thuộc hệ sinh thái Office 365, Microsoft Teams là một công cụ làm việc nhóm với nhiều tính năng như chat, video call, họp trực tuyến, chia sẻ tài nguyên,… Từ một góc nhìn khác, Teams có thể coi là ứng dụng all-in-one với khả năng tập trung dữ liệu của nhóm làm việc về một nơi duy nhất và ưu tiên cập nhật những gì được tương tác gần nhất tới người dùng.Giao diện một cuộc trao đổi trực tuyến trên Microsoft Teams
Ưu điểm:
- Cộng tác: Teams hỗ trợ họp trực tuyến, gọi điện và chat ở mọi lúc mọi nơi với quy mô tối đa là 150 người. Toàn bộ chu kỳ họp sẽ được tự động hóa, từ việc lập lịch biểu, ghi chú cuộc họp tới tính năng chia sẻ màn hình, ghi âm lại nội dung và nhắn tin tức thời ngay trong phòng họp.
- Tích hợp: Có tới hơn 400 công cụ và trình kết nối có thể tìm thấy trong Microsoft Teams Hub App Store, điển hình như Skype, gói dịch vụ Direct Routing (Định tuyến Trực tiếp) và Calling Plan (Gói thuê bao), tổng đài tự động,… Bạn có thể lựa chọn những công cụ cần thiết để tích hợp vào Teams để phục vụ công việc.
- Chi phí: Teams thường được bán kèm trong gói Office 365, tuy nhiên Microsoft vẫn cho phép tải về bản miễn phí với các tính năng bị giới hạn. Nếu không cần tới các chức năng cao cấp, phiên bản miễn phí của Teams có thể là lựa chọn hữu ích cho doanh nghiệp.
- Phân quyền: Cài đặt phân quyền của Teams tối giản về mặt thời gian nhưng không tối ưu khi sử dụng lâu dài, thậm chí còn mang lại rủi ro tiềm ẩn. Lấy ví dụ, bất cứ ai là thành viên của một nhóm đều tự động có quyền truy cập vào tất cả các kênh và tài liệu trong nhóm. Không có nhiều khác biệt giữa vai trò nhà quản trị và nhân viên cấp dưới.
- Chi phí: Bạn phải trả chi phí khá cao nếu muốn sử dụng đầy đủ tính năng của Teams. Cụ thể, Teams được tích hợp sẵn trong các gói Business Essentials ($2.5/người dùng/tháng), Business Premium ($10/người dùng/tháng), E1 ($8/người dùng/tháng), E3 ($20/người dùng/tháng) và E5 ($35/người dùng/tháng). Riêng với gói Office 365 Business không tích hợp sẵn, mỗi người dùng sẽ phải trả thêm $5/tháng nếu muốn sử dụng Teams.
Quảng cáo
3.3. Trello
Trello là phần mềm quản lý công việc nhóm miễn phí được xây dựng dựa trên phương pháp Kanban. Giao diện của Trello là một bảng thông tin, trực quan hoá công việc với các cột tương ứng với trạng thái (ví dụ: To do, Doing và Done). Với thiết kế tối giản và cách sử dụng đơn giản, đội nhóm có thể dễ dàng theo dõi luồng công việc, phân công nhiệm vụ, cộng tác trên Trello, chỉ với thao tác kéo và thả đơn giản.Giao diện Kanban quen thuộc của Trello
Ưu điểm:
Cộng tác tốt và dễ sử dụng: Giao diện làm việc của Trello giống hệt với các tờ giấy note được dán trên màn hình. Do vậy, bất kì ai nhìn vào cũng có thể dễ dàng nắm bắt và sử dụng.
Nhược điểm:
- Tính năng: Nhìn chung, Trello chỉ phục vụ cho teamwork và cộng tác nên thiếu khá nhiều tính năng như: Không có tính năng chat nhóm, Không phân cấp thành viên quản trị, Không có báo cáo công việc, Không hiệu quả khi quản lý thời gian…
- Chi phí: Trello cung cấp phiên bản miễn phí với các tính năng giới hạn. Nếu muốn nâng cấp hơn, bạn có thể chọn lựa gói Business Class với chi phí $12.5/tài khoản/tháng hoặc $9.99/tài khoản/năm, hoặc gói Enterprise với chi phí khởi điểm $17.5/tài khoản/tháng và giảm dần khi số lượng người dùng tăng lên. Mức giá này được đánh giá là cao so với các tính năng mà Trello mang lại.
3.4. Phần mềm quản lý công việc NextCloud - NextZen:
Với NextCloud từ NextZen, bạn có thể dễ dàng quản lí công việc. Với tính năng quản lý các kế hoạch, những NextCloud cho phép người dùng tạo, theo dõi và điều chỉnh các dự án và nhiệm vụ một cách dễ dàng. Người dùng có thể phân công công việc, đặt thời hạn hoàn thành, và theo dõi tiến độ thực hiện ngay trên nền tảng trực tuyến. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi người trong nhóm đều nắm bắt được công việc cần làm và thời hạn cụ thể, từ đó tăng cường sự phối hợp và hiệu quả làm việc. Ngoài ra, phần mềm còn cung cấp các tính năng như nhắc nhở, báo cáo tiến độ, và tích hợp với các công cụ khác, giúp tối ưu hóa quá trình quản lý và thực hiện các kế hoạch một cách linh hoạt và hiệu quả.
Ưu điểm:
- Có phần mềm họp trực tuyến, làm việc mọi lúc mọi nơi
- Lưu trữ các file tài liệu với dung lượng lớn
- Hệ thống quản lí các dự án chi tiết, theo sát được tiến độ công việc
- Hoàn toàn miễn phí khi có NextZen
Quảng cáo
- Phân quyền truy cập file
Nhược điểm
- Phải mua thiết bị NextZen mới có thể sử dụng NextCloud cùng với những tính năng trên.
