6 cách đơn giản để quản lý tài khoản Google Drive của bạn tốt hơn
Duy Luân
6 nămBình luận: 56
Google_Drive_thu_thuat.jpg

Nếu bạn có dùng Google Drive thường xuyên thì tài khoản của bạn sẽ giống như một cái tủ chứa đồ - bạn nhét tất cả mọi tập tin của mình vào trong đó, nhưng mọi thứ không chắc là sẽ được sắp xếp thật ngăn nắp. Ngặt một nỗi là bạn có càng nhiều dung lượng thì khả năng bạn vất tùm lum thứ vào lại càng cao, từ đó khiến mọi thứ trở nên khó tìm hơn khi bạn cần sử dụng đến một tập tin nào đó. Nhưng đừng lo, bằng việc áp dụng những cách đơn giản trong bài viết này, bạn sẽ quản lý và tổ chức tài khoản Drive của mình một cách ngon lành và gọn gàng hơn.

1. Xem thứ gì đang tiêu hao dung lượng của bạn


Nếu bạn chỉ đăng kí tài khoản miễn phí và không có thêm bất kì khuyến mãi nào thì bạn chỉ có 15GB miễn phí để dùng trên Drive mà thôi. Nhiều anh em cũng không bỏ tiền ra mua dung lượng nên tốt nhất chúng ta hãy tìm cách để sử dụng không gian hạn hẹp của mình một cách thông minh. Và một trong những cách cực nhanh để biết được những thứ gì đang “ăn” dung lượng của chúng ta đó là bạn hãy nhấn vào nút “Buy more storage” ở góc dưới bên trái màn hình. Sau đó, hãy rê chuột vào biểu đồ tròn xuất hiện chính giữa.

Google_Drive_quan_ly_dung_luong.png


Tại đây bạn sẽ biết được Gmail chiếm bao nhiêu GB, các file trên Google Drive chiếm bao nhiêu và Google+ chiếm bao nhiêu (chủ yếu là để lưu hình). Giả sử nếu bạn cần dùng Drive nhiều để lưu tài liệu thì khi đó bạn có thể cân nhắc xóa bớt hình trên Google+, hoặc ngược lại nếu bạn cần một nơi để lưu dữ liệu công việc thì bạn có thể xóa bớt mấy bức ảnh linh tinh đi.

2. Gắn màu cho các thư mục

Nếu bạn cần một thứ trực quan, nhìn vào thấy ngay thì mã màu chính là thứ bạn cần. Google Drive cho phép bạn gán màu cho từng thư mục đã upload lên dịch vụ này bằng cách nhấp phải chuột vào folder > chọn “Change Color”. Bạn hãy ngầm định một màu là một chủ đề, một loại tập tin nhất định. Ví dụ, màu xanh lá là các tài liệu công việc, màu xanh dương là file cá nhân, màu đỏ là folder ảnh chụp với bạn gái, màu hồng là các tài liệu về cách nuôi con. Rất tiện phải không nào? Bạn có thể chọn 24 màu khác nhau nên tha hồ mà phân loại.

Danh_mau.png

3. Gắn số vào tên tập tin


Cách này áp dụng khi bạn cần sắp xếp tập tin của mình theo thứ tự quan trọng, hoặc theo trình tự để thực hiện một việc nào đó. Đơn giản như thế này, khi bạn đang xử lý một hợp đồng, bạn sẽ cần đánh file số 1_Du_thao là bản dự thảo cho dự án, file số 2_Ke_hoach là bản kế hoạch chính thức, file số 3_Hop_dong là hợp đồng cuối cùng, và file số 4_Sau_hop_dong là ghi nhớ, thỏa thuận sau hợp đồng. Hoặc có một cách đánh số khác, đó là đánh số theo phiên bản trong trường hợp bạn cần theo dõi mọi lượt chỉnh sửa với tài liệu. Bạn có thể đặt tên theo kiểu Ten_tap_tin_1_1, Ten_tap_tin_1_2, Ten_tap_tin_2_1 tùy vào ý định của mình nhé.

Bạn thấy đấy, chỉ bằng cách đổi tên rất đơn giản như vậy thôi mà bạn đã có thể sắp xếp lại tài khoản Drive của mình thật gọn gàng và dễ tìm kiếm rồi đấy. Để đổi tên tập tin, nhấp phải chuột vào file hoặc folder mong muốn, chọn “Rename”.

Sort_name.png

Mẹo thêm cho các bạn: Google Drive cho phép bạn quản lý các phiên bản tập tin một cách dễ dàng bằng cách nhấn phải chuột, chọn "Manage version". Do đó nếu không thích thì bạn không cần phải thay đổi tên như lời gợi ý.

4. Gắn sao cho các tập tin khác nhau


Cũng giống như bên Gmail, Google cho phép bạn gắn sao vào những tài liệu quan trọng, những tài liệu bạn cần sử dụng thường xuyên. Như vậy mỗi khi bạn cần truy cập thì sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Cách thực hiện cũng vô cùng đơn giản: chọn vào tập tin mong muốn, nhấp phải chuột, sau đó nhấn nút “Add Star”. Để xem lại các tập tin đã đánh sao, nhấn vào nút "Starred" ở cạnh trái trình duyệt.

Starred.png

Tuy nhiên, hãy dùng dấu sao này một cách hợp lý, bởi vì nếu bạn gắn quá nhiều dấu sao thì việc tìm kiếm khi đó lại khó khăn hơn, hay nói cách khác, tính năng này đã gây tác dụng ngược cho bạn.

5. Sắp xếp tập tin theo thư mục ngay khi bạn upload/tạo chúng


Hả? Cái gì? Sắp tập tin theo thư mục thì ai chả biết mà phải chỉ nữa sao? Không, mình không chỉ các bạn cách sắp xếp, mà thay vào đó mình muốn nhắc nhở các bạn về việc này. Mình có quen rất nhiều người không bao giờ đưa tập tin vào các thư mục cả, họ cứ quăng bừa tập tin lên Drive rồi để đó chỉ để tiết kiệm vài giây. Thế rồi đến khi họ cần tìm lại, mọi thứ là một đống hỗn độn chả đâu vào đâu. Tất cả mọi file, từ hình ảnh riêng tư cho đến các hợp đồng quan trọng đều nằm lung tung khiến việc tổ chức cực kì khó khăn. Chính vì vậy, bạn hãy tập thói quen sắp xếp thư mục ngay khi bạn vừa đưa tập tin lên Drive, sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều đấy.

6. Đừng quên cài đặt ứng dụng vào máy tính


Bình thường việc sử dụng Drive sẽ thông qua trình duyệt, nhưng không lẽ lúc nào bạn cũng phải mở trình duyệt rồi thực hiện thao tác upload thủ công sao? Như vậy rất mất thời gian, và bạn cũng tốn thêm một công đoạn mở trình duyệt nữa. Vậy tại sao bạn lại không dùng ứng dụng Drive cài đặt thẳng vào máy tính của mình (hoặc một thiết bị di động nào đó). Sau khi cài Google Drive, phần mềm sẽ tự động tạo ra một thư mục Drive nằm ngay trên ổ cứng của bạn. Từ giờ trở đi bất kì file, folder nào cần đưa lên Drive bạn đều lưu hết vào đây, ngay cả việc mở tập tin để chỉnh sửa cũng thực hiện từ thư mục chính này luôn. Nhờ đó mọi thao tác đồng bộ, upload, download sẽ được thực hiện tự động, và bạn sẽ không cần phải mở trình duyệt ra nữa.


Xem thêm: Một số thủ thuật hay khi sử dụng Google Drive


Tham khảo: Mashable
long2004
TÍCH CỰC
6 năm
Đang dùng Google Drive và rất hài lòng với nó: hình ảnh, tài liệu có thể truy cập được mọi nơi miễn là có internet!
Đặc biệt là ebooks chỉ cần chép vào GD là có thể mở và xem ở bất kỳ thiết bị nào kể cả iOs, Android và Bb... Không phải khổ chép cho từng thiết bị !
Chỉ cần có mạng tốc độ cao nữa là có thể xem xét bỏ USB flash disk luôn - tất nhiên trừ trường hợp chia sẻ film 😃
leetromas
TÍCH CỰC
6 năm
Tuyệt. Bác luôn có các bài viết dễ hiểu, trực quan. Cảm ơn bác.
liminzun
TÍCH CỰC
6 năm
hữu ích, mình rất thích google drive và tất cả dịch vụ của google
tommychan
ĐẠI BÀNG
6 năm
Cái này dành cho android thì ngon .mình thi iphone 16gb ipad 16gb macbook 128 .giải pháp bỏ 12 us ra mua 20gb icloud xài tẹt ga 1 năm.page + keynote xài ngon hơn drive này
Đã bỏ gg drive sang one drive ;)
@cuong_pham 208 Mình cũng dùng onedrive, nhưng vẫn dùng song song cả 3 ggdrive, dropbox. Thấy one up nhanh nhất nên ưu tiên up ảnh chụp bằng one 😃
@QuangBt24 Mình ttì ngc lại bạn! Dữ liệu công việc mình dùng one còn ảnh mình dùng gg theo picasa^^!
Làm sao tải nguyên thư mục mà người khác share cho mình, trong khi thư mục đó rất nhiều file nhỏ
chipheo_nd
ĐẠI BÀNG
6 năm
Mình cũng mới sử dụng, mình đồng bộ file trong Document, chỉ có điều là khi mình xóa file trên PC thì trên Drive cũng mất luôn. a e cho hỏi có cách nào chuyển file Drive vào ổ D, E được không vậy ?
hoasua800
TÍCH CỰC
6 năm
Có cách nào chuyển thư mục Drive trên ổ C ( chứa Win) sang ổ D không? Ổ C của mình bé quá. Hay có cách nào nó upload lên luôn mà không tốn dung lượng trên máy tính, giống như trên android hay IOS, nó chỉ chứa tên thư mục không?
nkn1506
TÍCH CỰC
6 năm
Mình đang bị tình trạng là tạo 1 file googledoc trên PC, sau đó mở trên iphone thì các bảng trong file *.doc đó không mở được (chỉ mở xem được chứ không chỉnh sửa được)

Có ai biết bị gì và cách khắc phục không vậy ?
heyheyha
ĐẠI BÀNG
6 năm
Chỉ cần thực hiện bước 6 và áp dụng mọi kiến thức đã biết đối với windows explore là đủ
hầu như 5 cách trên chỉ là muỗi
vẫn thíc dùng dropbox với one driver hơn
kain22333
ĐẠI BÀNG
6 năm
@kacalic Uh mình dùng drop box vẫn thix hơn
làm sao biết những file nào mình đã share cho người khác trên google drive?
Thích nhất là vứt cả thư mục lên đó rồi xài dần. Tốc độ cũng nhanh.
Duykiban
ĐẠI BÀNG
6 năm
Bác nào có kinh nghiệm cho hỏi chút, mình dùng googledrive cho mục đích lưu trữ văn bản và cho nhiều người dùng, có một số tồn tại sau đây:
- Ứng dụng hay tạo file rác có dạng ~$tênfile.doc và không đồng bộ được, thường xảy ra do người khác soạn văn bản. Phải xoá bằng tay từng file rất mất thời gian.
- Một số file không đồng bộ được (theo mình phán đoán đa phần là do tên file có dấu, một số không biết tại sao, copy thành file khác rồi xóa file cũ sửa tên laị được).
- Việc search file bằng window explore không thực hiện được cho googdrive.
- Ứng dụng google drive cho window thi thoảng không khởi động cùng window nên nếu ko để ý sẽ không cập nhật file mới do người khác đưa lên.
Nhờ các bác giải quyết giúp. Xin cảm ơn
Hướng dẫn các bác chuyển drive sang ổ D, E cho bác nào chưa biết:
Lâu rồi mình ko cài googlr drive vì giờ toàn dùng onedrive nhưng nhớ ko nhầm lúc cài nó có cho chọn địa điểm, các bác chọn luôn vào ổ D, E
Nếu đã cài vào ổ C rồi, các bác vào ổ D, E tạo sẵn 1 thư mục tên Google Drive, chuột phải thư mục GOogle drive trên ổ C, chọn Properties, chọn tab Location, chọn Move, và chuyển đến thư mục GOogle Drive đã tạo trước. Nó hỏi có copy không, chọn có.
Thẳng thắn mà nói, hiện nay dùng Onedrive hay hơn Google Drive. Tất nhiên là lợi cho bác nào dùng win và wp nhiều hơn
phitruong141
ĐẠI BÀNG
6 năm
@LyTuyetPhong Bạn sign out tài khoản của bạn ra trước ! sau đó đăng nhập lại thì GD sẽ hỏi bạn thư mục nào bạn muốn đồng bộ ... ( đừng chọn thư mục mặc định là ổ C ) chuyển nó thành ổ nào mà bạn thích .

Thân mến
tugdang92
ĐẠI BÀNG
6 năm
Sau có khi cần dùng, đánh dấu lại :v
Google Drive (bản mobile) thiếu sót 1 cái rất đáng để suy nghĩ, đó là:
Người dùng có thể tải 1 file đơn lẻ về máy, nhưng lại không có chức năng nào cho phép tải 1 batch (đánh dấu nhiều nhiều file như Gmail), hay tải cả thư mục.
Có ai gặp trường hợp như mình chứ ?
@bacsidien94 Mình cũng đang bị vấn đề này, hi vọng gg sẽ cập nhật thêm chức năng này
Mình thấy One drive đâu tốt bằng GD hay Dropbox đâu nhỉ?
Mình đang xài dropbox và khá hài lòng
Google drive ngon ở chỗ là nó đồng bộ tài khoản vơi gmail những cái khác phải tạo thêm 1 tài khoản, đây là lý do ma mình chọn google drive ma không dùng cái khác, nhưng hiện tại dung lượng miễn phí ít quá.
Cá nhân
Bạn
Hi bạn!
Điểm Reward Store: 
Tuổi Tinh tế: 
Cấp độ thành viên Tinh Tế


Tải app Tinh tế

Tải app Tinhte - Theo dõi thông tin mà bạn yêu thích

Tải app TinhteTải app Tinhte
Tải app Tinh tế cho Android trên Google PlayTải app Tinh tế cho iPhone, iPad trên App Store






  • Chịu trách nhiệm nội dung: Trần Mạnh Hiệp
  • © 2021 Công ty Cổ phần MXH Tinh Tế
  • Địa chỉ: 209 Đường Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Phường 7, Quận 3, TP.HCM
  • Số điện thoại: 02862713156
  • MST: 0313255119
  • Giấy phép thiết lập MXH số 11/GP-BTTTT, Ký ngày: 08/01/2019