9 thủ thuật nhỏ với Microsoft Outlook
AbihT
2 năm trướcBình luận: 94Lượt xem: 24.813
9 thủ thuật  nhỏ với Microsoft Outlook
Microsoft Outlook là một trong những ứng dụng duyệt mail phổ biến nhất hiện nay với rất nhiều tính năng vượt trội, Outlook phổ biến khá nhiều trong môi trường doanh nghiệp, tuy nhiên còn khá ít người dùng tận dụng được hết các tính năng mà nó đem lại, hôm nay mình sẽ chia sẻ với anh em 10 thủ thuật nhỏ thôi, nhưng sẽ giúp cho anh em sử dụng Outlook tốt và hiệu quả hơn.

1. Thay đổi số dòng hiển thị trong phần Message Preview:

Mặc định, anh em sẽ chỉ thấy được 1 dòng của email được preview trong cột giữa của Outlook như vầy.

1.JPG
Để hiển thị được nhiều hơn, anh em click vào tab View / Message Preview, chọn 2-3 lines gì đó để hiển thị được nhiều thông tin hơn. Hình bên dưới là kết quả sau khi mình chọn 2 lines, lượng thông tin đc hiển thị sẽ nhiều hơn. Ngoài ra anh em còn có thể chọn settings này cho 1 thư mục cố định hoặc toàn bộ hộp thư luôn nhé.

2.JPG

2. Chọn thư mục mặc định khi mở Outlook:

Đối với Outlook, mặc định mở lên anh em sẽ đứng ở thư mục Inbox tổng, nhưng nếu anh em có nhu cầu khác để có thể dễ dàng làm việc, hoặc đơn giản là giấu bớt thông tin trong mục Inbox đi, anh em làm như sau nhé: File / Options / Advanced / Outlook start and exit sau đó chọn tới thư mục mặc định mà anh em muốn thấy khi mở lên.

3.JPG


3. Tạo thư mục tìm kiếm :

Trong Outlook, mỗi ngày anh em đều có nhu cầu tìm kiếm mail khá nhiều, nếu như các thao tác đó lập đi lập lại mỗi ngày, ví dụ như mỗi ngày mở outlook lên, anh em muốn được thấy tất cả các mail chưa đọc (Unread), anh em có thể tạo Search Folder này và áp dụng tips 2 ở trên.

4.JPG
Để tạo search folder, anh em kéo xuống cuối cùng của phần hộp thư, click chuột phải chọn New Search Folder
Điểm hay của cái này là nó chỉ search thôi chứ ko ảnh hưởng gì tới các thư mục cũng như Rules mà anh em đã tạo với từng hộp mail. Hơn nữa ngoài những template có sẵn, anh em sẽ có thể tạo được những filter riêng tùy theo nhu cầu.

5.JPG

4. Clean up Folder

Clean up folder là một tính năng cho phép loại bỏ các email dư thừa trong 1 chuỗi email (thường là kiểu email qua lại, được trích dẫn qua lại nhiều lần ). Khi chạy cái này, nó sẽ di chuyển các message trong thư mục đã chọn vào mục Deleted Items.
Để thực hiện tính năng này, anh em click chuột phải vào folder cần dọn dẹp, chọn Clean up Folder

6.JPG
Ngoài ra, anh em cũng có thể cấu hình thêm một vài tùy chọn trong việc clean up này khi click vào Settings

7.JPG

5. Gửi email theo lịch hẹn trước:

Outlook cho phép anh em lên lịch gửi mail trước vào tương lai, chẳng hạn như anh em muốn viết tâm thư cho ai đó và muốn ngày mai mới gửi, anh em hoàn toàn có thể cấu hình cho nó gửi vào tgian anh em muốn cũng như các thao tác khác.

Để thực hiện tính năng này, anh em vào cửa sổ soạn email, chọn thẻ Options, chọn Delivery Options và cài đặt thời gian trong chỗ "Do not deliver before ...."

8.JPG
Sau khi xong, anh em bấm gửi và sẽ thấy nó chạy vào thư mục Outbox trong hàng đợi.

6. Sử dụng Quick Steps:

QuickStep cho phép anh em gán vào những hành động được chỉ định và thực hiện chúng bằng 1 cú click hoặc 1 tổ hợp phím tắt.
Giả dụ như anh em muốn gửi 1 cái email tới 1 người nào đó với 1 nội dung sẵn có hoặc muốn thực hiện các thao tác như di chuyển mail, đánh dấu important hay forward tới ai, anh em chỉ việc gán cho outlook biết hành động đó bằng cách vào Home / Quick Steps và chỉ cho nó biết hành động cần làm

9.JPG
7. Mở nhiều cửa sổ Outlook

Outlook cho phép anh em mở nhiều cửa sổ outlook cần 1 lúc, mục đích của việc này có thể giúp cho anh em sử dụng song song 2 account trên 2 cửa sổ hoặc một cửa sổ duyệt mail, 1 cửa sổ mở Calendar chẳng hạn.

Để làm được, anh em click chuột phải vào buổi tượng outlook ở dưới thanh Taskbar, chọn Outlook 2016

10.JPG

Nếu muốn tắt, anh em có thể tắt từng cửa sổ một bằng cách nhấn vào dấu X ở bên tay phải, hoặc muốn tắt hết 1 lúc thì vào File / Exit

8. Thay đổi tên tài khoản:

Khi anh em thêm 1 account vào outlook, mặc định nó sẽ lấy địa chỉ email làm tên tài khoản, để thay đổi, anh em vào File > Info rồi chọn Account Settings >chọn Account anh em muốn rồi click Change.

11.png
Lưu ý: một số Account bị giới hạn và chỉnh sửa bởi doanh nghiệp thì không đổi đc nhé anh em

9. Chạy Outlook bằng.....lệnh

Outlook cho phép anh em có thể chạy được nhiều tác vụ bằng các câu lệnh mà không cần phải thao tác trực tiếp trên giao diện GUI.

12.JPG

Ví dụ anh em cần gửi một email tới địa chỉ abc@tinhte.vn, anh em chỉ việc mở Run lên và gõ vào

outlook.exe /c ipm.note /m thedoctor@thetardis.com
Code:
outlook.exe /c ipm.note /m abc@tinhte.vn 
hoặc nếu anh em muốn gửi kèm attachment thì anh em dùng câu lệnh sau:

Code:
outlook.exe /c ipm.note /m bathi@tinhte.vn /a "D:\attachment.xlsx"
Ngoài ra, anh em có thể tham khảo thêm các câu lệnh tại đây

Hy vọng các mẹo nhỏ bên trên sẽ giúp anh em có thể thao tác và sử dụng Outlook dễ dàng hơn nhé.
Cái vụ dùng câu lệnh rùm dễ sợ =))
@khoaguitar Có lẽ bác không phải là fan của CLI :3
Mình toàn dùng nền web, thấy đơn giản hơn đỡ lưu file các thứ.
@huynhdinhchien nhưng không cần format, mà chỉ cần xử lý thông tin trong đấy, và mail cho sếp thì nguyên tắc 1 là ngắn 😃
@longtth Hẳn là ngắn, mail của client viết, mail của các công ty khác viết thì chắc là ngắn cỡ nửa trang A4, kèm theo một đống attack =))
@huynhdinhchien à cái đấy thì chịu, 😁
còn mail của linh gửi sếp mà dài thì xác định không được đọc :D
@huynhdinhchien attach ?
chủ thớt có cách nào chuyển danh bạ gmail sang outlook ko bị lỗi font ko?
đã thử đủ cách trên mạng chỉ nhưng ko được. (chuyển từ notepad)
@Thành Luân Diệp Dùng GO Contact Sync nhé.
Chưa nhận đủ spam hay sao mà còn khoe địa chỉ email thế chủ thớt. 😁
@la1lanh Cái này là cố tình nha
@fine tào lao 😆 mình thấy ko có gì quá confidential thì mình ko che, che cũng nói mà ko che cũng hỏi 😃)
@dinhdobathi Tôi không hiểu bạn comment tào lao là sao. Chị chủ không che email là việc chị ấy sẵn sàng để mọi người biết nó.
hẳn là dùng lệnh ạ...
Cơ sự không thấy cái ảnh nào của bài này trên app tinhte
Mình chỉ cần chuyển cái data của Outlook qua ở khác ổ cài win mà vẫn chưa thấy Outlook nó cho setting cái này. Làm mỗi lần đi cài win lại, phải toàn backup rồi restore lại, khá mất thời gian. Chủ thớt có biết cách nào ko? mình đã thử nhiều cách rồi mà chưa làm được.
P/S : Mình xài Win 10, Outlook 2016
@lamquoctien bạn dùng POP3/IMAP hay là exchange cho mail của mình vậy?
nếu dùng Exchange: thì nó sẽ có 1 cái data mail nằm mặc định trong đường dẫn: C:\Users\{user profile name}\AppData\Local\Microsoft\Outlook. chỉ cần copy cái cục này qua máy mới đè lên cái data mới tạo là xong. chú ý phải cùng cái profile name và email address nhá.
nếu dùng POP3/IMAP thì tạo data files trong ổ D. set cho nó defaults lưu mail về đó là dc. sau đó muốn đi đâu thì copy cái cục đó đi thôi. rồi map lại trong outlook mới là dc.
@trungmum Mình dùng POP3/IMAP. Bạn có thể hướng dẫn chi tiết khúc set default xong rồi setting như thế nào không? mình ko rõ cách làm lắm. thanks bạn trước.
@lamquoctien lúc bạn add địa chỉ mail xong nó sẽ tự động tạo 1 cái data trong C:\Users\{user profile name}\AppData\Local\Microsoft\Outlook. sau đó bạn new 1 cái data rồi save nó ở ổ D, bấm set as default rồi bạn xóa cái data mặc định kia đi là mail nó sẽ đổ vào cái data mới trong ổ D
@lamquoctien Có nhiều cách lắm bạn ạ. Ở đây hướng dẫn ko thể chi tiết được. Bạn có thể seach thay đổi thư mục lưu outlook
Lâu nay vẫn dùng mail ở mức cơ bản nên chưa động đến phần mềm này
Đã dùng qua Gmail và Inbox nền web, và mới đây là App Mail của Win 10
them cái nữa:
10. để chạy Outlook mà ko muốn các add-in mở kèm theo thì dùng câu lệnh: Outlook.exe /safe
Cái app này phức tạp quá. Mình toàn xem qua app Mail mặc định trên Win 10
@anhpromo123 mail công ty cần những tính năng cao cấp thì mới dùng, mail cá nhân thì Mail app mặc định là quá tốt rồi.
không mấy khi dùng cái này
Cái app này quá phức tạp, mình thường dùng app mail mặc định trên Windows 10 (hình như cũng là Outlook), Outlook trên điện thoại và Outlook nền web, thế thôi, đồng bộ nhanh và tiện lợi là đc, cái app này tích hợp trong cái Office 365 nhưng mà mình chẳng bao giờ dùng, toàn bỏ chọn nó khi cài Office 😁.
@maverick11_23 ủa chứ mấy phiên bản office 2007,2010 ko có hả bạn ?
@dinhdobathi Mình ko để ý tên nhưng add đc mail Outlook và cứ thế mình xài thôi, Outlook app tích hợp vào Office từ bản 2013 rồi mod.
@dinhdobathi 1. đọc cái cmt ai cũng hiểu ý bạn trên là Office 365 nó có sẵn Outlook nhưng ko có nhu cầu xài nên bỏ cài, chứ ko phải nói từ Office 365 mới có Outlook.
2. từ các bản Office 97 trở đi, Outlook (bản 8.0 đầu tiên) đều dc tích hợp sẵn trong Microsoft Office, nhưng ít người để ý, mod cứ tra lại thông tin nhé, vì trước đó quen dùng Outlook Express hơn (tích hợp sẵn trong Windows cho tới XP), sau đó MS cắt Outlook Express đi, nên Outlook mới được dùng nhiều hơn đến giờ...
😔 Xài 1 time cục db outlook lên hẳn mấy chục GB haizzzzzzzzzz
@vule123 bạn chọn tải mail về máy, xóa trên acc thì max là...cả cái ổ cứng 😆
@vule123 max là cả ổ
@narutoxboy Nhầm rồi bạn tầm 45GB là nó lag và giới hạn rồi.
@quocvuong1105 😁 bác có thể chỉnh trong registry nha
Outlook 20xx nó ko biết chia nhỏ data. Gom đống chà bá lửa.
Còn outlook express nó đủ 2GB là mình phải tự đổi tên để nó tạo file mới.
Ko có cái nào xài mà ko ức chế
ha ha dùng outlook bao năm mà có những cái đọc bài này mới biết đó, thanks bạn nhiều nha

Outlook dúng là tiện thật đấy
Của tôi mất hình này
có cái tiện là xem mail offline được. Duyệt mail nhiều mà file đính kèm nặng, làm online thì chờ lâu phết.
Cái bước clean up Folder có làm mất email ko nhì
Đúng là với người phải xử lý nhiều email/ngày thì dùng Outlook nó mới đáp ứng được nhu cầu. Còn với nhu cầu cơ bản hoặc số lượng mail phải xử lý ko lớn thì dùng webmail hoặc Mail Apps (trên windows 10) có lẽ là đủ.
Giờ có lẽ AE dùng giao thức IMAP hết rồi và hiếm người còn sử dụng POP3 để cấu hình mail - vì IMAP nó tiện cho việc đồng bộ với các thiết bị di động. Để IMAP thì lại chiếm dung lượng khá lớn trên ổ cứng.
Outlook dùng các Rule để phân loại mail giúp cho quản lý Mail ngon thật.
@alex.hn rule trên outlook thì quá tiện r, 😁
@alex.hn Chiếm dụng khá lớn trên ổ cứng là sao?
Mặc định imap nó thường để chế độ all nên mới chiếm dụng chứ. còn bác để 1 tháng xem nhẹ ngay. Nhưng khi tìm lại mail trước 1 tháng nó sẽ phải load từ server về. Pop3 vẫn phổ thông hơn nhá bác, vì các gói hostmail ở vn vẫn thấp lắm. Những ai dùng server riêng hoặc là dùng của google và outlook mới dùng imap nhiều
@quocvuong1105 Bạn mà dùng POP3 rồi lại sync với thiết bị di động thì khả năng bạn bị sót email là tương đối lớn đó. POP3 chủ yếu là mail của các cty không hỗ trợ giao thức đó vì vấn đề bảo mật thôi chứ AE mà dùng gmail thì dùng cái đó cho nó tiện.

Tải app Tinh tế

Tải app Tinhte - Theo dõi thông tin mà bạn yêu thích

Tải app TinhteTải app Tinhte
Tải app Tinh tế cho Android trên Google PlayTải app Tinh tế cho iPhone, iPad trên App Store
  • Chịu trách nhiệm nội dung: Trần Mạnh Hiệp
  • © 2020 Công ty Cổ phần MXH Tinh Tế
  • Địa chỉ: 209 Đường Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Phường 7, Quận 3, TP.HCM
  • Số điện thoại: 02862713156
  • MST: 0313255119
  • Giấy phép thiết lập MXH số 11/GP-BTTTT, Ký ngày: 08/01/2019