Đặt tên file và tổ chức folder như thế nào cho dễ tìm, dễ hiểu?
Duy Luân
5 nămBình luận: 148
Đặt tên file và tổ chức folder như thế nào cho dễ tìm, dễ hiểu?
Đặt tên file như thế nào để dễ tìm lại luôn là câu hỏi mình đặt ra mỗi khi lưu file hay chép file vào máy tính. Điều này sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian về sau vì bạn không phải vắt óc nghĩ coi mình đặt file tên gì, theo quy cách nào, bạn nhìn vào cũng sẽ biết ngay file này là tài liệu của ngày mấy, có phải là bản chính thức hay chưa. Khi kết hợp với các sắp xếp hợp lý bằng các folder, anh em sẽ cảm thấy việc tìm kiếm file "dễ thở "hơn nhiều. Hi vọng anh em nào chưa có thói quen tổ chức file sẽ làm theo những gì mình chia sẻ, còn anh em có cách riêng hoặc cách nào hay hơn thì cũng comment vào topic để người khác học hỏi theo nhé. Những cách bên dưới xài được cho cả Win, Mac, iOS, OS X, Linux, hay bất kì OS nào phổ biến.


1. Đặt tên file có ý nghĩa, ngắn gọn


Cách mình đặt tên file luôn tuân theo những nguyên tắc như sau:
  • Không bao giờ dùng dấu tiếng Việt (vì có thể gây lỗi kí tự, lỗi khi email, lỗi khi tìm kiếm)
  • Không dùng khoảng cách giữa các chữ (vì có thể bị lỗi khi mở bằng một số app nhất định)
  • Tên phải dễ hiểu, dễ nhớ, nói về nội dung chính của file
  • Có thể đính kèm thêm mốc thời gian, địa điểm
Ví dụ: mình có một file tài liệu nói về cách mình độc chiếm Tinhte.vn. Khi đó, mình sẽ đặt tên cho file này là: Doc_chiem_Tinhte.docx. Hoặc giả sử mình có một tấm ảnh chụp gia đình mình đi chơi Đà Lạt hồi tháng 7 năm ngoái, mình sẽ đặt tên là Da_lat_gia_dinh_7_2016.jpg.

Anh em để ý rằng trong hai cái tên mình lấy làm ví dụ, điểm chung của chúng là đều ngắn gọn nhưng vẫn chứa đầy đủ ý nghĩa file. Điều này cực kì có lợi cho bạn khi cần tìm lại chúng: bạn muốn tìm những tấm ảnh chụp gia đình khi đi chơi Đà Lạt, bạn chỉ cần search từ khóa "Gia dinh da lat". Hoặc nếu bạn muốn tìm lại kết hoạch chiếm Tinh tế, chỉ cần gõ "chiem tinh te" vào ô tìm kiếm của hệ điều hành là xong.

Quảng cáo



Search_nhanh_hon_ten_file.jpg

Quan trọng nhất là vụ tên file rất có ý nghĩa, có tác dụng với cả việc search lẫn việc xem file. Giả sử anh em đặt tạm tên file là tinhte.docx thì làm sao có thể dễ dàng tìm thấy trong lần sau khi mà có cả chục file có tên tương tự? Mình biết nhiều anh em đặt tạm file cho nhanh để tiếp tục làm việc, nhưng rồi sau đó mãi không nhớ lưu tên file là gì nên cứ loay hoay mãi mà chẳng kiếm được file mong muốn.

Một điều nữa mà anh em cần quan tâm: bộ máy tìm kiếm thường sẽ bỏ qua các dấu _ hoặc - nên nếu bạn đặt tên file có các kí tự này thì cũng chẳng sao. Windows hoặc macOS hoặc Linux khi tìm kiếm cụm từ "Da_Lat" và "da lat" sẽ cho kết quả giống nhau. Ngay cả khi bạn upload hình ảnh lên Flickr, Dropbox, OneDrive và phần lớn những dịch vụ đám mây khác thì bộ máy vẫn hoạt động theo cách tương tự. Bộ máy tìm kiếm của hệ điều hành cũng không quá khắt khe về thứ tự sắp xếp của các chữ trong tên file nên bạn có thể đặt tên lệch 2-3 chữ, không cần căng thẳng quá.

2. Có thể đính kèm thêm mốc thời gian, địa điểm, tên công ty, phiên bản...


Ngoài nội dung chính của file, anh em cũng nên đính kèm vào tên file một số đặc trưng mà anh em đảm bảo sẽ không bao giờ quên và luôn nhớ về nó mỗi khi cần tìm. Các từ khóa đó có thể liên quan tới người nhờ anh em làm file, tên khách hàng, công ty đối tác hay bất kì thứ gì mang tính gợi nhớ.

Về việc mốc thời điểm cũng chèn vào tên file, coi vậy chứ nó giúp ích rất nhiều vì anh em có thể ngay lập tức biết file đó được xử lý ngày nào mà không cần xem kĩ trong attribute mất thời gian. Cách nhập tùy ý thích anh em, riêng mình thì sử dụng cấu trúc YYYYddMM, ví dụ ngày 25 tháng 1 năm 2017 thì thời gian sẽ là 20170125. Anh em thích xoay lật tháng trước ngày sau hay bỏ luôn năm cũng không sao hết. Cách này cũng sẽ vô cùng hữu ích nếu anh em cần lưu nhiều bản backup của một file và cần dữ liệu để quay về cái chạy ổn định nhất có thể.

Cái này đương nhiên cũng hữu ích khi anh em chép file cho người khác, họ nhìn vào họ biết phải dùng file nào rồi.

Dat_ten_file_timestamp.jpg

Cuối cùng, đừng nghĩ rằng anh em sẽ đặt lại tên cho đàng hoàng khi làm xong việc. Không đâu, mình đã từng thấy rất nhiều người như thế, cũng để đến lúc cuối dự án mới đổi tên nhưng khi ấy file rác đã đầy cả ra, phải đi xem từng file xem nội dung bên trong là gì để rename lại vô cùng cực khổ. Chịu khó khúc đầu một chút nhưng khúc sau sướng hơn nhiều lắm anh em ạ.

Quảng cáo



3. Cấu trúc folder như thế nào cho dễ tìm kiếm

Cấu trúc folder ở đây mình đang nói tới là việc tạo folder con - cha như thế nào cho dễ tìm lại trong tương lai lỡ mà chức năng search không giúp anh em tìm thấy file mong muốn. Một số quy tắc của mình như sau, áp dụng cho cả Windows lẫn macOS:
  1. Sử dụng sẵn các folder đã có của hệ điều hành, ví dụ Documets, Music, Video
  2. Thư mục cha phải là một nội dung lớn bao hàm các thư mục con trong đó
  3. Việc đặt tên cho folder cũng là một nghệ thuật, hãy làm cho nó gọn và sáng tạo, dễ nhớ
  4. Nếu là thư mục của cloud, tách riêng ra. Ví dụ Dropbox có thư mục riêng của Dropbox, Drive có riêng, OneDrive riêng luôn
Mình ví dụ trước cho anh em về thư mục Dropbox của mình, nơi lưu tất cả mọi file quan trọng và sống còn (mình chẳng lưu thứ gì mà chỉ có trên máy tính, mọi thứ đều qua Dropbox).

Cau_truc_fokder.jpg

Như anh em có thể thấy, mình đặt tên folder theo dạng bao hàm rồi từ từ nhỏ dần nhỏ dần. Đặc biệt folder càng thuộc cấp cha thì tên càng đơn giản và bao hàm nhiều ý trong đó, điều này sẽ giúp "mở đường" cho nhiều folder con khác xuất hiện trong tương lai mà không phải đổi lại tên thư mục gốc (có thể làm hỏng đường dẫn hay lệch file download chẳng hạn). Các file liên quan đến công ty và các file cá nhân cũng được chia làm hai bên cho dễ quản lý và biết rõ file đó được lưu ở mục nào, vô trong lại tìm tiếp, tìm tiếp miễn sao ra kết quả mình muốn là được rồi.

Cách bố cục như trên còn giúp các công cụ tìm kiếm dễ search ra file của bạn hơn sau khi chúng đánh chỉ mục các folder vì lúc này hệ điều hành không chỉ tìm tên file mà còn tìm luôn cả tên folder, mà bởi vì bạn đã đặt tên folder hợp lý rồi nên mọi thứ trở nên đơn giản, nhanh chóng.

Cái quan trọng của việc tổ chức folder như thế này chính là việc anh em phải thực hành thường xuyên. Việc chỉ tổ chức folder 1 lần không giúp được nhiều cho anh em, thay vào đó mỗi khi có file cần lưu, anh em phải nghĩ xem mình nên làm như thế nào cho gọn và hợp lý. Những lần đầu sẽ rất mất thời gian và có phần khó chịu, nhưng một khi anh em đã có suy nghĩ tốt và hình thành thói quen thì chuyện này chỉ đơn giản như một cái búng tay mà thôi.

Quảng cáo



Trước khi kết thúc, xin chia sẻ thêm với anh em một thứ nữa cũng liên quan tới folder: trên Desktop, anh em nên dọn gọn gàng và sạch sẽ. Một desktop với đầy rác trên đó chẳng ảnh hưởng mấy tới hiệu năng hệ thống đâu, nhưng nó ảnh hưởng tới công việc của anh em vì anh em phải mất thời gian hơn khi cần tìm file nào đó. Lúc đó sẽ rất khó chịu mà chúng ta lại đang tốn thời gian một cách vô ích nữa. Tóm lại là nhớ dọn Desktop thường xuyên, file nào dùng xong thì xóa hoặc di chuyển nó vào trong các thư mục khác trên ổ đĩa nhé.

Chúc anh em vui vẻ và gọn gàng 😁

Series tổng hợp các bài viết thủ thuật, kinh nghiệm danh cho những người trẻ sắp hoặc mới đi làm. Hi vọng sẽ giúp ích cho công việc của bạn, và đừng quên chia sẻ những kinh nghiệm có ích của bạn khi làm việc để mọi người cùng biết nhé!

cv_cach_dat_ten_file_de_tim.jpg
noi_dung_cach_dat_ten_file.jpg
148 bình luận
email007vn
ĐẠI BÀNG
5 năm
Hàng chục ngàn file giờ tên loạn cào cào hết phải làm sao?
@minhhieu.le Mình cũng đã thế, và mỗi lần chuyển máy mới, format lại hét, thấy đời lại vui
longtth
ĐẠI BÀNG
5 năm
@email007vn tạo 1 chỗ khác và bắt đầu lại, khi nào cần dùng file cũ thì sang folder cũ move sang folder mới.
email007vn
ĐẠI BÀNG
5 năm
@minhhieu.le Format xong chắc tự tử chết quá, gia tài file 3d 5 năm của mình đó bạn.ahihi....
longtth
ĐẠI BÀNG
3 năm
@email007vn gom tất cả file cũ vào 1 folder _old
tạo lại folder mới theo kiểu của Luân bày,
khi làm dự án cần dùng file nào thì kéo sang đúng dự án
khoảng 3 tháng sau thì có thể tạm quên folder _old đi,
1 năm sau nếu không làm các công việc dạng cần reference lâu thì có thể xóa luôn _old
hay, cũng đang rối vấn đề này 😁
Mọi người có thể cho mình hỏi cách copy ảnh vào cuộn camera = itune không ?
dùng itool bị lộn hết hình ảnh
mà mình ra hàng chạy lại ios họ giữ lại cho ảnh , đến lúc xem vẫn theo thứ tự như lúc chụp vậy 😁
Hải Laz
TÍCH CỰC
5 năm
@facebook001 Dùng itunes nó tự đồng bộ luôn mà 😃 cần phải làm gì đâu
@facebook001 Kì vậy nhớ là chụp xong nó ghi ngày tháng hết mà....
@Bão Sài Gòn vâng nhưng mà cách dùng itool copy thẳng vào cameraroll thì bị lộn hết lên 😔
mình thấy các file photos của Google hay one sắp xếp rất dễ tìm
làm sao để search dc kiểu đó với tốc độ nhanh chóng mặt như vậy thì hay
bọn nó có cái hay là có ngay gợi ý
còn search ở Ms thì ko có gợi ý chìa ra sẵn nên ko hot bằng
ví dụ chủ đề về Bao cao su nó sẽ có một loạt file sẵn đó òi 😁
vấn đề là nó tự sắp xếp ngay minh ko phải làm việc đó trong ổ lưu trữ nữa
longtth
ĐẠI BÀNG
3 năm
@duclinh79. cái photo của Google thì công nghệ nó khác với cái ổ lưu trữ của Microsoft bác ạ.
thuật toán search của Google thì khủng rồi, và đương nhiên là MS không thể free cái đó trong OS để bán cho bác được.
Cách đây 11 năm, khi lần đầu đi làm, việc thứ 2 mình được rèn lại là đặt tên file
Giờ mình lưu như sau:
Chủ đề chính-YYMMDD

Ví dụ: Weeky report 01 - 17-01-18
Weekly report 02 - 17-01-22

Như vậy khi nhấn sắp xếp file thì nó sẽ xếp theo năm, tháng, ngày, truy lục lại rất dễ
(cám ơn sếp)
khoaguitar
ĐẠI BÀNG
5 năm
@Airblade14 Bác làm bên vận tải đúng ko, ha ha
iamcuong
TÍCH CỰC
5 năm
@Airblade14 Mình làm ngược với bạn. Mình ghi YYYYMMDD Nội dung
Ví dụ:
20170115 Quyết toán thuế
20170120 Báo cáo tuần.
Lưu như mình sẽ có ưu điểm là các file sẽ tự xếp theo trình tự thời gian
xedieu
TÍCH CỰC
5 năm
@iamcuong Chuẩn cơm mẹ nấu đây này. Đã hướng dẫn thì phải chuẩn chỉ, không bao biện, không suy diễn, không ngoại lệ!
ChíMMM
ĐẠI BÀNG
5 năm
Mình thường đặt theo kiểu mốc thời gian, nhất là file hồ sơ. Ví dụ "170118. Tên file_địa điểm..", hoặc "Mã dự án. Date. Tên file" sort tên file cái nó ra cái nào mình tạo trước, cần cho vô folder nào?
@ChíMMM Mình cũng làm y như bạn, vụ này càng phải nghiêm khắc hơn khi đi làm. Chỉ có như vậy mới giúp được mọi thứ ngăn nắp, không chỉ cho bạn mà còn cho cả người làm việc cùng và người đến sau nữa
vubang
TÍCH CỰC
5 năm
@Duy Luân
Nếu có ngày tháng thì nên theo kiểu YYMMDD vì sau khi tìm mình sort sẽ dễ hình dung về thời gian hơn. Cái này tụi Tây nó hay, cũng như Tên trước Họ vậy.
Duy Luân cũng là sky'ss à =))
@hgiang.1212 nhạc Sếp'ss hay mà (một số bài), Luân cũng là người mà huhu
@Duy Luân mình đùa thôi chứ mình cũng nghe 1 số bài. mà sky'ss hay sky's nhỉ =))
Khi lưu file nhớ kèm ngày tháng vào đuổi kiểu MMDDYYYY, bữa sau các file mới tự động đưa về cuối cùng, lúc tìm rất tiện.
Đặt tên file tốt thì 5 năm sau bạn vẫn tìm được file mình muốn.
@ngocdung_const Yêu, mình thích những người gọn gàng như bạn và @Airblade14
@Duy Luân Đặt tên file theo ngày tháng thì mình nên đặt nam-thang-ngay
vd: 20170119
Nhưng vậy thì khi sắp xếp file theo tên ABC, nó cũng tự sắp theo ngày tháng luôn.
@CrystalShield Hồi trước mình để ngày trước, giờ cũng làm theo bạn luôn cho dễ sắp xếp, với do đặc thù công việc cái date format nó phải như vậy
ndacthien
TÍCH CỰC
5 năm
@Duy Luân Mình cũng là người ngăn nắp gọn gàng, cũng sắp đặt file và thư mục giống giống như Luân. Chỉ có thêm cái là chia ra 3 phần riêng biệt: cá nhân, cty và giải trí. Cá nhân thì cho sync với GDrive, cty thì cho sync với OneDrive. Đi đâu chỗ nào cũng truy xuất được!
kiểu như cái toa let VIP trong thớt trc i tự làm các việc xxxxx cho mình
th4nlinh
TÍCH CỰC
5 năm
Dùng mac quản lý file muốn phát điên
@th4nlinh tại sao? mình đang xài mac chả thấy vấn đề gì. Mà mac và win như nhau mà 😁
th4nlinh
TÍCH CỰC
5 năm
@Duy Luân Tại Mình đag quen dùng win đổi sang mac cảm thấy k quen với lại hơi bất tiện. Mac giao diện rất đẹp và tiện trừ mỗi vụ quản lý tệp, tải về, cài soft. Nói chung chắc mình lại quay về win thôi :D
daytona
ĐẠI BÀNG
5 năm
Tư duy 5S
@[USER=44922]@habu[/USER]@ Hay quá ta, mới biết luôn đó
vochaudan
ĐẠI BÀNG
5 năm
@[USER=44922]@habu[/USER]@ cái 5S này là học theo các bạn Nhật Bản
bọn mình hay nói đùa là
Sửa soạn
Sạch sẽ
Sẵn sàng
Sắp sửa
Sung sướng!
tuhai944
TÍCH CỰC
5 năm
@Duy Luân Má ơi, làm 1 cái bài về 1 trong 5 phần chính của 5s mà cuối cùng ko biết 5s lun 😔 dễ sợ nh
BOT LOC
CAO CẤP
5 năm
@=Tử_Hải= 5S của bác nghe quen quen. HaHa. Sạch sẽ - Sàng lọc... phải hem bác.
Mình tìm mail bằng Mail mặc định trong Mac rất ít ra kết quả nên toàn dùng Command + space không rõ lý do, còn tìm trong gmail vẫn chuẩn nhất
Mà cái cây thư mục này giống cách mình đặt vật vã =)), ý tưởng lớn gặp nhau chăng :v
Unlucky
TÍCH CỰC
5 năm
Rất thích những bài như thế này. Những việc này tuy đơn giản nhưng tổ chức sao cho khoa học và hợp lí, nhất là với môi trường làm việc thuờng xuyên sử dụng chung dữ liệu.
Mong Mod Duy Luân có thêm bài về tổ chức sắp xếp và đặt tên danh bạ. Nhóm mình ẳu dụng chung 1 tài khoản sync danh bạ khách hàng, trong nhóm có đủ cả iOS, Android, Winphone. Nên việc lưu dữ liệu khách hàng mỗi người 1 kiểu khá là phức tạp khi tìm kiếm, đánh giá.
@Unlucky Đã note lại 😁
finder có cái search bên trong 1 thư mục cha(gồm nhiều thư mục con+cháu+file ) là ko có, khá chuối, chức năng search là tìm toàn bộ ổ cứng
trình quản lý file cả win và linux đều có chức năng này
có cách nào dùng được ko nhỉ?
@hieupy89 Ảnh chụp Màn hình 2017-01-18 lúc 9.54.37 CH.png Mình chỉ cần gõ từ khoá là nó tìm trong cả thư mục đó hoặc tuỳ chọn tìm cả "MÁY MAC NÀY" mà ta có mặc định chỉ tìm cả ổ cứng đâu.
@Van.Nam làm gì với SQL đó 😁 có khi là đồng chí không chừng haha
@hieupy89 Ở trên có người chỉ rồi nè, bạn có thể chọn được thư mục ngay lúc search luôn
Đặt tên files mình chỉ đặt theo năm ko có ngày tháng 😁
Ác mộng tìm nhạc

Screenshot (2).png Screenshot (3).png Screenshot (4).png
Nếu trong tên file có ngày tháng năm thì các bạn nên để nó lên trên đầu, để khi sort nó dễ nhìn
Ví dụ
170118xxxxxx
160920yxyxyx
Vì các file này có thể phải mở ra đóng vào, nên modified date bị thay đổi, sort theo Name dễ nhất
Nên để năm trước, rồi tháng, rồi ngày, mục đích là để các file xếp theo khoảng thời gian luôn








  • Chịu trách nhiệm nội dung: Trần Mạnh Hiệp
  • © 2021 Công ty Cổ phần MXH Tinh Tế
  • Địa chỉ: 209 Đường Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Phường 7, Quận 3, TP.HCM
  • Số điện thoại: 02862713156
  • MST: 0313255119
  • Giấy phép thiết lập MXH số 11/GP-BTTTT, Ký ngày: 08/01/2019