GenZ đi làm: Cách để người khác biết khi nào bạn rảnh, cách chọn khung giờ trống để mời họp
Bài hay!/9 người
Duy Luân
4 thángBình luận: 46
GenZ đi làm: Cách để người khác biết khi nào bạn rảnh, cách chọn khung giờ trống để mời họp
Đã bao giờ bạn muốn đặt cuộc họp với đồng nghiệp, nhưng không biết họ rảnh lúc nào, hoặc ngược lại, đồng nghiệp muốn mời bạn họp nhưng không biết bao giờ bạn có thời gian? Một cách đơn giản để cho người khác biết bạn rảnh “slot” nào đó là ghi lại mọi cuộc họp vào app lịch của bạn, như vậy người khác có thể dễ dàng tra cứu và đặt lịch họp.

Tính năng này có cho mọi app lịch phổ biến đang được sử dụng bởi các công ty hiện nay, ví dụ như Google Calendar (với các công ty có dùng GSuite), Outlook Calendar (các công ty chơi hệ Microsoft), hoặc thậm chí nếu một doanh nghiệp nhỏ chưa kịp đăng kí GSuite thì có thể dùng Gmail cá nhân cũng được luôn.

Cách tạo sự kiện và kiểm tra lịch trống


Cách thực hiện vô cùng đơn giản, mỗi khi bạn có cuộc họp với người khác, hãy tập thói quen tạo sự kiện vào app lịch, và đánh dấu nó là “busy” (bận). Đừng quên mời tất cả những người có liên quan. Chỉ đơn giản vậy thôi là sự kiện sẽ được tạo không chỉ cho bạn mà cho cả những người được mời họp. Những người được mời có thể chấp nhận hoặc từ chối, nhờ vậy bạn cũng sẽ biết những ai sẽ là thành phần tham gia.

Khi mời người khác cùng họp, bạn có thể kiểm tra lịch của họ bằng cách gõ vào khu vực mời khách tên hoặc địa chỉ email của họ, bạn chọn người nào thì lịch của họ sẽ xuất hiện trên giao diện, nhờ đó bạn biết “khung giờ” nào trống để chọn và gửi thư mời. Bạn xem ví dụ trong hình bên dưới là hiểu ngay, hình này mình ví dụ với Google Calendar vì công ty mình đang xài.

Quảng cáo


cover_home_su_kien_lich.jpg

Thực tế việc sử dụng app lịch trong các công ty


Ở những công ty mình từng làm qua, từ lớn đến nhỏ, việc tạo sự kiện lịch không phải là thứ bắt buộc, nhưng gần như mọi người đều tận dụng nó, vừa để quản lý lịch và có công cụ nhắc cho đỡ quên, vừa có thể cho người khác biết những khung giờ nào bạn bận và khung nào thì bạn rảnh. Thế nên mọi người khi hẹn họp xong hay nhắc nhau là “em gửi cho chị cái invite nhé”, hoặc “để anh gửi cho em cái lịch nha”.

Kể khi mình làm việc với đối tác bên ngoài, mình cũng tạo sự kiện lịch với lý do tương tự. Đặc biệt ngày nay khi họp thì có nghĩa là họp online, thì bạn có thể gửi kèm sẵn link họp trong thư mời sự kiện luôn. Bạn nào dùng Google Calendar thì Google chèn sẵn link họp Meet trong đó, còn như công ty mình xài Zoom thì mình có thể gửi link Zoom vào, tới đúng ngày giờ thì mọi người lên link đó là xong.

Tận dụng app lịch có sẵn trên máy tính


Đa số thời gian chúng ta đi làm văn phòng thì sẽ ngồi máy tính, và bạn nên tận dụng app lịch có sẵn của hệ điều hành như Microsoft Mail (Windows 10) hoặc Apple Mail (với macOS). Nếu công ty bạn xài Outlook thì bạn dùng luôn app Outlook cho Mac / Win cũng được luôn.

Lý do mình thích dùng app lịch của hệ điều hành là mình không phải cài thêm bất kì app nào khác, và không cần lúc nào cũng phải vòng lên web, trong khi vẫn có đầy đủ các tính năng như:
  • Thông báo khi gần đến giờ họp (hỗ trợ thông báo nhiều lần để nhắc nhở bạn)
  • Có thể nhìn nhanh được trong tuần / trong ngày đó bạn sẽ có những buổi họp nào
  • Có thể tạo nhanh sự kiện, mời người khác, gửi thư mời
  • Có thể chấp nhận hoặc từ chối các cuộc họp

Thường mình chỉ lên web Google Calendar để tạo sự kiện khi cần tìm khung giờ trống của nhiều người trong thành phần tham gia họp mà thôi, còn lại thì dùng app trên máy tính hết.

Series tổng hợp các bài viết thủ thuật, kinh nghiệm danh cho những người trẻ sắp hoặc mới đi làm. Hi vọng sẽ giúp ích cho công việc của bạn, và đừng quên chia sẻ những kinh nghiệm có ích của bạn khi làm việc để mọi người cùng biết nhé!

46 bình luận
Mấy chiêu này chỉ dành cho GenZ thôi sao ? Vậy còn gen XYW thì làm cách nào
Cười vô mặt
@ntdieu XY giờ này đi làm chắc đã biết cả rồi 😁
@Duy Luân Hậu sinh khả úy, nhiều khi các em nhanh hơn anh em mình :D
@Kim Ủn Ỉn Cũng đúng mà, mấy bạn trẻ giờ giỏi lắm, đi nhanh hơn mình nhiều
ndohoa
ĐẠI BÀNG
4 tháng
Không liên quan nhưng @Duy Luân sửa lỗi này của Tinhte giúp mình với. Mình hay vào Tinh tế bằng trình duyệt trên máy tính, mỗi lần vào hay có thói quen lướt trang chủ rồi cứ thấy bài nào hay thì nhấn vào nút giữa của chuột để mở nó sang tab mới của trình duyệt. Nhưng trên trang chủ của tinhte không phải link bài nào cũng nhấn nút giữa để mở sang tab mới được, nhiều bài nhấn nút giữa là nó nhảy vào bài đó luôn (giống như nhấn nút chuột trái luôn), rất bực mình, đặc biệt là những link bài trong mục "Xem nhanh" hay "Xu hướng" gì đó... Luân sửa giúp để link nào trên trang chủ cũng có thể nhấn nút giữa chuột để mở sang tab mới được nhé. Mình cảm ơn.
an411
ĐẠI BÀNG
4 tháng
@Duy Luân @Duy Luân ForU nhé.
@an411 là cái này phải không bạn? Nếu là ForU thì đây là nút, không phải link đâu nha. Nên bạn làm như link thì nó sẽ không chạy. Nó là nút để khi nhấn vào nó không load thành trang mới, nó sẽ hiện thành 1 tab bên cạnh home
Screen Shot 2021-08-18 at 9.38.10 PM.png
an411
ĐẠI BÀNG
4 tháng
@Duy Luân @Duy Luân phần ForU ở bên dưới nhé.
2021-08-18_230458.png
@an411 À ok, để mình coi phần đó
Đăng chơi hệ microsoft. Tới giờ họp là cái khung avatar đổi màu đỏ khá tiện. Đồng bộ cả mail và ứng dụng chat như lync, team
Bên mình cũng dùng MS calendar để book phòng họp. Cứ thấy trống là book thôi.
Huy Mori
ĐẠI BÀNG
4 tháng
Mình dùng lịch của windows để book lại ngày chiếu phim là nhiều. Còn lại để ghi chú hôm nào được nghỉ. Haha
qwarl
TÍCH CỰC
4 tháng
cái set lịch này h mới biết, dù chưa đi làm nhưng vẫn tks bác sau này xài nhìn cho xịn😆
Công ty em chơi hệ Teams. Tạo lịch họp thì cứ xem lịch tay đó trống không rồi mời, lịch Outlook cũng dễ xem ah
Cười vô mặt
Trong outlook nó có màu có chú thích hết
csncl
ĐẠI BÀNG
4 tháng
Sếp bắt họp luc nào thì họp luc ấy
Có bận cũng phải thu xếp
Chứ làm gì có chuyện sếp chọn giờ họp theo ý nhân viên
Pony.
ĐẠI BÀNG
4 tháng
@csncl Đấy là ở công ty bạn thôi, chỗ mình đều là nhân viên book lịch họp với sếp 😁
Ne0_Njcky
ĐẠI BÀNG
4 tháng
Chỉ tác dụng với ai hay làm việc với Lịch thôi.
Nhiều nơi Outlook chỉ là cái check mail thì khó lắm.
P.s mình thì làm việc với Calendar lâu rồi nên biết điều đó.
Cũng biết những tính năng này nhưng mà quen dùng Apple calendar cả rồi. Cũng phải học hỏi Duy Luân thôi!
Kelvin1992
ĐẠI BÀNG
4 tháng
Vậy nếu một người vào khung giờ đó ko có cuộc họp, nghĩa là họ rảnh / ngồi chơi / không làm việc?!?!
Mình dùng outlook mà muốn sync 1 cái lịch lên đt Android Samsung thì làm sao bạn ơi.
silva7
ĐẠI BÀNG
4 tháng
@huy chẳng thèm Vô ứng dụng lịch ss, bên cùng tay trái bấm vào menu, kết nối với tài khoản dịch vụ vd gg calendar. Rồi nó tự sync
cứ nhìn ô nào mập ú ngồi thù lù môt chỗ là biết rảnh thôi , sao phải làm ra vẻ khoa học vậy cho khổ
Cười vô mặt
giờ mình vẫn k hiểu genz là cái j nữa
@Duy Luân: Khi mời người khác cùng họp, bạn có thể kiểm tra lịch của họ bằng cách gõ vào khu vực mời khách tên hoặc địa chỉ email của họ, bạn chọn người nào thì lịch của họ sẽ xuất hiện trên giao diện, nhờ đó bạn biết “khung giờ” nào trống để chọn và gửi thư mời. Bạn xem ví dụ trong hình bên dưới là hiểu ngay, hình này mình ví dụ với Google Calendar vì công ty mình đang xài.
________
Để xem được lịch của người khác (cùng công ty) thì người đó phải share calendar thì mình mới xem được chứ nhỉ?
Đâu thể default share cho người khác xem? Hay admin công ty Luân set share default?
Up
Up up








  • Chịu trách nhiệm nội dung: Trần Mạnh Hiệp
  • © 2021 Công ty Cổ phần MXH Tinh Tế
  • Địa chỉ: 209 Đường Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Phường 7, Quận 3, TP.HCM
  • Số điện thoại: 02862713156
  • MST: 0313255119
  • Giấy phép thiết lập MXH số 11/GP-BTTTT, Ký ngày: 08/01/2019