GenZ đi làm: một số thói quen cần có khi dùng Google Docs / Sheets / Slides
Bài hay!/11 người
Duy Luân
4 thángBình luận: 78
GenZ đi làm: một số thói quen cần có khi dùng Google Docs / Sheets / Slides
Không phải công ty nào cũng cần mua bản quyền Office rộng rãi cho tất cả mọi nhân viên, vì hiện nay có rất nhiều công cụ thay thế như Google Docs, Microsoft Office Online. Mình sẽ nói về các công cụ này, cách mà các công ty đang triển khai chúng, và làm sao bạn có thể làm việc hiệu quả hơn nhờ các công cụ online này mà không cần phải bẻ khóa Office như cách mà chúng ta thường nghĩ tới.

Cách các công ty đang triển khai phần mềm văn phòng


Có một số mô hình triển khai mà mình từng thấy qua:
  • Mua bản quyền Microsoft Office chung và sử dụng cho tất cả mọi người trong công ty
  • Chỉ mua bản quyền Microsoft Office cho một số phòng ban nhất định, thường là tài chính, kế toán, hoặc SCM (quản lý chuỗi cung ứng), còn các phòng ban khác không cần thiết thì sử dụng Office Online là đủ
  • Toàn bộ công ty sử dụng các phần mềm mã nguồn mở thay thế cho Microsoft Office, ví dụ như Libre Office

Mình là team IT hoặc tech, xài Office không cần gì phức tạp, nên thường chỉ dùng các công cụ online. Các team khác mình từng thấy mà không dùng bộ Microsoft Office, chỉ dùng các giải pháp office online nhưng vẫn "sống khỏe" là nhân sự, marketing, vận hành, hành chính, hỗ trợ khách hàng.

Bộ Office Online so với bộ Microsoft Office cài vô máy thì như thế nào?


Những tính năng cơ bản để bạn hoàn thành công việc tại các doanh nghiệp hiện nay đều được đáp ứng đầy đủ bởi các công cụ như Google Docs, Google Sheets, Google Slides, hay Microsoft Office Online. Những hạn chế mà mình thấy được từ bộ công cụ này so với việc cài Office lên máy là:

Quảng cáo


  • Mất mạng không xài được, nhưng đây không phải vấn đề lớn vì mạng mẽo các công ty giờ đều khá ổn, nếu không ổn thì nên cho team IT kiểm tra lại
  • Xử lý các bảng tính lớn không mượt như khi dùng Excel, nhưng với các bảng tính nhỏ tầm chục nghìn dòng thì vẫn thoải mái

Còn lợi điểm thì nhiều lắm:
  • Tính năng đầy đủ cho hầu hết nhu cầu
  • Tiết kiệm chi phí bản quyền (vì bộ office online thường đi kèm với tài khoản email, mà mua Gsuite hay gói của Microsoft là đã đi kèm office online rồi)
  • File tạo xong được lưu thẳng lên cloud, không bao giờ sợ mất
  • Đang làm việc mà máy hỏng hay đột nhiên cúp điện thì cũng có autosave, không lo lắng nhiều về việc phải làm lại từ đầu
  • Chia sẻ file dễ dàng cho đồng nghiệp
  • Hỗ trợ tính năng nhiều người cùng edit file rất tiện, không phải gửi qua gửi lại nữa
  • Có thể chạy ngay trong trình duyệt, không cần cài app nào vô máy

Thế nên cũng không ngạc nhiên khi nhiều công ty chọn mô hình triển khai một phần Microsoft Office, một phần office online cho công ty của họ.

Một số thói quen cần có khi sử dụng các công cụ offline online


Do các công ty mình đang làm sử dụng Google nên mình sẽ nói chủ yếu về những yếu tố của Google Drive / Docs. Công ty bạn nào dùng Microsoft Office Online thì chia sẻ thêm kinh nghiệm của bạn nhé.

Nhớ sắp xếp lại file cho gọn gàng


Mặc định khi tạo file mới trong các công cụ Office Online, nó sẽ tạo file ở thư mục gốc của tài khoản. Một thời gian sau file sẽ rải rác đầy hết, rất khó quản lý. Thế nên bạn nên tập thói quen khi tạo file xong thì nhấn vào nút File > Move hoặc dùng nút Di chuyển như hình mình chụp bên dưới, chọn folder để chuyển file vào cho gọn gàng nhé.

[​IMG]

Bạn đã có thể edit thẳng file Word, Excel, PowerPoint trên Google Docs


Ngày xưa Google Docs buộc bạn phải chuyển định dạng file Word, Excel, PowerPoint thành định dạng của Google thì mới cho chỉnh sửa, nhưng từ 2 năm nay thì tính năng chỉnh file Microsoft Office trực tiếp đã được triển khai, thế nên bạn không cần làm thêm đoạn tạo file Google nữa nhé. Vừa tiết kiệm thời gian, vừa đỡ “rác” Drive của bạn.

Quảng cáo


Hiểu về các chế độ chia sẻ file của Google Drive


Đã bao nhiêu lần bạn nhận được đường link Google Drive do ai đó gửi mà không xem được, bạn phải “cho em quyền xem chị ơi”? Để hạn chế thấp nhất tình trạng này diễn ra khi bạn chia sẻ file, hãy hiểu về các chế độ của Drive nhé.

chia_se_google_drive.jpg
  • Restricted: giới hạn người xem, chỉ những ai được bạn thêm vào danh sách chia sẻ thủ công mới xem được
  • <Tên công ty của bạn>: trong hình trên thì công ty là Tinhte.vn, nếu chọn chế độ này có nghĩa là bất kì ai sử dụng tài khoản email của Tinhte.vn đều có thể xem được file. Bạn cũng có thể chỉnh quyền Viewer hoặc Editor nếu bạn muốn cho người khác sửa file
  • Anyone with the link: ai có link là xem được, bất kể họ đang đăng nhập bằng email gì

Google Docs cũng có “macro”


Hình thức macro để tự viết code và làm những tính năng chưa có sẵn cũng có mặt trên Google Docs, Google Slides và Google Sheets nhé các bạn. Chỉ khác là thay vì viết VBA bằng ngôn ngữ Visual Basic, bạn có thể viết bằng ngôn ngữ JavaScript, và Google gọi đây là AppScript. AppScript có thể giúp bạn tự làm được một số thứ như tự điền dữ liệu vô file, tự tính toán một số thứ chỉ với 1 nút nhấn (bạn có thể thêm nút vào file được), tự tải file từ nguồn nào đó về mà mở ra tính toán sẵn dựa theo công thức…

Tiềm năng của AppScript là rất lớn, và khi bạn tìm kiếm trên Google thì nhớ kèm theo từ khóa này nhé. Có thể công việc của bạn sẽ nhanh hơn nhiều lần đấy.

Series tổng hợp các bài viết thủ thuật, kinh nghiệm danh cho những người trẻ sắp hoặc mới đi làm. Hi vọng sẽ giúp ích cho công việc của bạn, và đừng quên chia sẻ những kinh nghiệm có ích của bạn khi làm việc để mọi người cùng biết nhé!

78 bình luận
Hình như bộ Google Docs nếu dùng chrome thì dù không có mạng vẫn dùng được thì phải ._.
vtkhang
ĐẠI BÀNG
4 tháng
@l0ngnguye Đúng, có offline
Thank anh
Chỉ 1 tình huống đơn giản như là bạn nhận file Excel có chứa VBA từ 1 bên cty khác rồi mở bằng Office online thì... không có sau đó nữa 😃
@hoatongoc còn gì nữa đâu mà khóc với sầu
Cười vô mặt
@hoatongoc Có mà ít khi lắm bác. Thường thì trong nội bộ cần tính toán phức tạp thì mới dùng VBA, còn doc để chia sẻ sang công ty khác thường khá simple and clean. Ko ai thích mấy thứ ẩn giấu sau mớ code hỗn độn đâu
@hoatongoc Trong 4 công ty mình từng làm qua, mình chưa từng phải dùng VBA của công ty đối tác. Mình hiểu là điều đó vẫn có, nếu có thì bạn không hợp để xài Google thôi 😁 Đơn giản
@BlackMan00x Bạn làm với khách hàng bên ngân hàng hay Nhật thì sẽ thấy việc sử dụng VBA nó vẫn còn tràn lan thế nào 😆
Tuy rằng rất ghét nhưng vẫn phải chấp nhận
Mua Office 365 cho khỏe được 1TB lưu trữ cloud, dùng full tính năng online offline đều đc. Còn đi làm thì công ty cấp như nào thì dùng như thế đấy, cá nhân thì cứ phang Office 365 giá sale rẻ tầm 800k một năm
DKez
TÍCH CỰC
4 tháng
@centernc bác mua sale đâu được 800k, e mua toàn củ trở lên.
@centernc Đúng là nên dùng office 365 cho khoẻ, có 5tb tha hồ mà lưu trữ.
@DKez mua bộ 6 người dùng trên tiki á, lâu lâu nó sale còn 800-900k 😁
@DKez Personal thì 799k đây bạn 😃 https://tiki.vn/phan-mem-microsoft-365-personal-english-apac-em-subscr-1yr-medialess-p6-qq2-00983-hang-chinh-hang-p53080935.html
@centernc Hôm.có.ông anh trên nhóm office 365 có key đc tặng. Mình đang tính mua gói family, nên đăng bài tìm mua. Ông kêu 150k. Thế off 365 gói cá nhân 200k ( mất công ng ta sale mạnh vậy nên mình gửi thêm )
DzatBuon
TÍCH CỰC
4 tháng
viết rất đầy đủ.
B4rry
ĐẠI BÀNG
4 tháng
Sắp xếp file và đặt tên file là skill bị underrated nhất. Khi mà đã biết cách sử dụng skill này thì "flow" làm việc cũng mượt mà hơn hẳn. 😁
@Huylequang2910 Vẫn chưa hiểu tại sao quản lý file trên Gg Drive lại kém như thế.
@ághrgd Có gì kém đâu bạn, khi tạo file mặc định sẽ ra ngoài Drive giống như trên local sẽ ra ngoài desktop vậy
@B4rry Đi làm gặp mấy thanh niên yêu cầu đặt tên file theo chuẩn cho dễ tìm thì k bg nghe vì nghe có nghĩa là mình thấp
@nguyenvietthe Hồi mới đi làm mình cũng nghĩ vậy =)))
vtkhang
ĐẠI BÀNG
4 tháng
Công ty dùng g-suite thấy ổn và rẻ.
Hay.. mình đã bỏ đến 99,99% MS office truyền thống và dùng bộ GG Office này.. rất ổn!
Mình đang làm PM cho 1 startup ở Sing, mình thấy dùng bộ Google Doc/Sheets quá đủ. Free, ko cần cài đặt, và tất cả đều thao tác được trên một file. Phân quyền cũng rất rõ ràng. Nói chung để docs và share tài liệu trong các dự án phần mềm mình làm là quá đủ. Devs dùng nền tảng Linux cũng khá nhiều, nên yêu cầu cài Microsoft Offline để dùng thì là impossible. Vậy nên tiện nhất là tất cả xài clould.
Xử lý các bảng tính lớn không mượt như khi dùng Excel, nhưng với các bảng tính nhỏ tầm chục nghìn dòng thì vẫn thoải mái

Cái này mình k đồng ý, quan trong là ở công đoạn tối ưu hoá công thức, nếu làm ổn thì file lớn vẫn có thể dùng mượt với máy cấu hình trung bình
Soozo
ĐẠI BÀNG
4 tháng
@Huylequang2910 Thích câu chốt
Cười vô mặt
tinhnd
TÍCH CỰC
4 tháng
@Huylequang2910 Trang bị 32GB Ram chỉ để dùng mượt Google Sheets =)).
@tinhnd Nếu bạn chạy sheet đến mấy chục k dòng công việc cũng không chỉ dừng lại ờ mỗi dùng G Sheets 😆

Smile with 64GB RAM =)))
@Duy Luân Đã G Sheets nặng auto dùng PC chứ app di động thì .... =))))
mannavod
TÍCH CỰC
4 tháng
Bên công ty mình yêu cầu tiêu chuẩn văn bản cao nên dùng GG Office cũng khó.
Mình dùng Office máy tính và lâu lâu dùng Google sheet online
Penn
TÍCH CỰC
4 tháng
@hoangpm Yeah Google dùng collab là chính, muốn làm tử tế thì phải lên excel, powerpoint chứ sheets với slides chỉ là giải pháp cuối cùng
Mod thêm giới hạn của google sheet là 5triệu cells thôi nhé. Các file nhỏ thì k sao chứ file tổng hợp KD bên mình mỗi năm đã tầm 10tr cells rồi, hơn 10 năm thì hơn cả trăm triệu cells lận nên k xài đc
@justin_vn Lên tới trăm nghìn dòng thì nên dùng giải pháp khác bạn ơi, mấy cái spreadsheet không còn là giải pháp phù hợp
tinhnd
TÍCH CỰC
4 tháng
@justin_vn Tầm triệu cell thì nên chuyển qua cái khác bạn ơi.
Sao tui dị ứng cái từ genz thế nhỉ
@trongvongbankinh Bị dùng để câu view vớ vẩn thôi
MID217
TÍCH CỰC
4 tháng
@trongvongbankinh Đú trend thôi 😆)
@trongvongbankinh Dần dần rồi quen
linkking
TÍCH CỰC
4 tháng
@trongvongbankinh Thì giống tuổi teen/tween hay U40,50 thôi mà
Câu view thảm hại. Cái này liên quan gì GenZ vậy?
MID217
TÍCH CỰC
4 tháng
@airwalker Coi mấy video cứ genz bla bla nên bị nhiễm thôi 😆))
@MID217 Đú thì có á
@airwalker Sẻries bài này dành cho Gen Z, mình câu Gen Z vô coi
@airwalker Áp keyword vào để nâng SEO google ko ngon à 😆
@airwalker mình thấy từ genz nó xàm vãi l* luôn, đọc báo đọc từ đấy thấy ức chế rồi, vô đây cũng gặp cái từ đấy để câu view nữa.
MID217
TÍCH CỰC
4 tháng
Không biết tại sao lại có GenZ ở đây 😆) trên tinhte này đa phần đâu phải độ tuổi đó
@MID217 Sai, đa phần tinhte GenZ 😁 ngoài ra còn để thu hút người dùng mới nữa
MID217
TÍCH CỰC
4 tháng
@Duy Luân Nếu bác nghĩ là đặt cái tiêu đề để thu hút genZ thì bác nên nhìn nhận lại. Còn genZ đa phần ở tinhte này thì chắc là do gen khác bỏ đi rồi 😆 cũng có thể là do tinhte không còn tinh tế như trước nữa rồi
@MID217 Mình có số mà 😁 2 tập quan trọng là 18-24 và 24-35, đúng độ tuổi cần ở Tinhte rồi. Tinhte giờ tất nhiên phải khác xưa, chứ không là tèo chết ngắt
Mình dùng GG office ( sheet ) mà thỉnh thoảng bị trường hợp ô cell đầy đủ dòng nhưng chuyển đổi / upload/download giữa file online (GG) và file offline hay bị thay đổi layout ( dòng cell bị rút ngắn lại ).
Túm lại không 2 phiên bản file này không đồng nhất để sử dụng liền

Có bác nào biết cách xử lý không ạ
"Mất mạng ko xài dc" đã "Mất mạng" thì ko cái gì xài dc cả, chỉ duy nhất 1 cái 🤣🤣
Ổn với GG office 😁








  • Chịu trách nhiệm nội dung: Trần Mạnh Hiệp
  • © 2021 Công ty Cổ phần MXH Tinh Tế
  • Địa chỉ: 209 Đường Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Phường 7, Quận 3, TP.HCM
  • Số điện thoại: 02862713156
  • MST: 0313255119
  • Giấy phép thiết lập MXH số 11/GP-BTTTT, Ký ngày: 08/01/2019