Tham dự Tech Lounge

Tham dự Tech Lounge


Gửi thư nhắc nhở khách mời trước sự kiện - Tại sao quan trọng ?

Tickmi
10/12/2022 4:41Phản hồi: 0
Gửi thư nhắc nhở khách mời trước sự kiện  - Tại sao quan trọng ?
Có rất nhiều sự kiện được lên kế hoạch tổ chức, bán vé, lên danh sách khách mời trước thời gian diễn ra sự kiện một thời gian khá lâu, có thể vài tuần, cũng có thể vài tháng. Do đó để đảm bảo lượng khách mời tham gia sự kiện, nhà tổ chức nên gửi thư nhắc nhở họ trước thời điểm sự kiện diễn ra.
Thông thường các sự kiện lớn hoặc các sự kiện cần chuẩn bị mất nhiều thời gian sẽ có kế hoạch lên danh sách khách mời trước khi sự kiện diễn ra một khoảng thời gian.

Một là để khách mời có thời gian để chuẩn bị, sắp xếp thời gian tham gia sự kiện. Hai là để nhà tổ chức có một kế hoạch khách mời cụ thể, để đón tiếp các khách mời một cách chu đáo, chỉn chu.
Tại sao cần gửi thư nhắc nhở khách mời trước sự kiện ?
  • Đảm bảo lượng khách mời
Một sự kiện không thể coi là thành công nếu số lượng khách mời tham gia sự kiện quá ít so với quy mô sự kiện.

Các khách mời có thể đã đăng ký tham gia sự kiện trước đó khoảng vài tuần, có thể vài tháng. Và trong một khoảng thời gian dài như vậy, các khách mời của chúng ta có thể quên hoặc mất đi hứng thú với sự kiện trong thời gian chờ đợi. Việc nhà tổ chức gửi thư nhắc nhở tham gia cho khách mời sẽ giúp cho sự kiện luôn mới trong tâm trí họ, nhắc họ về việc bạn có một sự kiện rất thú vị cần tham gia sắp tới.

Hơn nữa, việc nhắc nhở cũng giúp họ nhớ ra và kịp chuẩn bị, sắp xếp thời gian. Do đó, nhà tổ chức cũng đảm bảo được việc rằng tất cả các khách mời đã đăng ký tham gia sẽ có mặt tại sự kiện của mình.
  • Thể hiện sự chuyên nghiệp :
Việc nhà tổ chức gửi thư nhắc nhở khách mời trước sự kiện không chỉ đảm bảo lượng khách mời tham gia, nhắc khách mời sắp xếp thời gian mà còn thể hiện được sự chuyên nghiệp.

Thứ nhất, việc làm này thể hiện rằng các nhà tổ chức rất quan tâm, coi trọng sự có mặt của khách mời tại sự kiện. Sự hiện diện, tham gia của khách mời chính là niềm vinh hạnh đối với nhà tổ chức. Sẽ rất buồn nếu các khách mời của chúng ta không có mặt tại sự kiện chỉ vì “quên”.

Thứ hai, nó còn thể hiện được nhà tổ chức dành rất nhiều tâm huyết vào sự kiện này, sự kiện được đầu tư chỉn chu. Do đó, có thể truyền tải được tới khách mời, rằng có một sự kiện rất hấp dẫn, rất được mong chờ diễn ra.
Nội dung gửi thư nhắc nhở cần những gì ?
Mục đích chính của gửi thư nhắc nhở khách mời trước sự kiện là để nhắc nhở khách mời tham gia sự kiện, do đó cần được soạn thảo với nội dung ngắn gọn, dễ hiểu. Thư nhắc nhở chỉ nên gồm thông tin cơ bản về sự kiện và giao diện thân thiện trên thiết bị di động, vì đa số các khách mời sẽ sử dụng điện thoại để xem.

Vậy những nội dung gì cần đưa vào trong thư nhắc nhở để đảm bảo các thông tin cho khách mời mà không dài dòng ?
  • Tên sự kiện và nội dung của sự kiện
  • Ngày và giờ sự kiện (cộng với múi giờ cho các sự kiện trực tuyến quốc tế)
  • Vị trí tổ chức sự kiện nếu đó là các sự kiện ngoại tuyến (tốt nhất là theo Google Maps)
  • Thông tin ngắn gọn về diễn giả và những gì họ sẽ trình bày
  • Lịch trình của sự kiện, đặc biệt là nếu bạn đang tổ chức một sự kiện diễn ra cả ngày;
  • Bất kỳ thông tin hữu ích nào khác (thông tin địa điểm, quy tắc sự kiện, v.v.)
Gợi ý một số mẫu tiêu đề gửi mail nhắc nhở :
  • Đừng bỏ lỡ tham gia sự kiện [...]
  • Nhắc bạn : [Tên sự kiện] diễn ra sau [x] ngày nữa
  • Bạn sẽ tham gia [sự kiện] cùng chúng tôi [tên nhà tổ chức] vào ngày … chứ?
  • Hãy sắn sàng cho [Tên sự kiện] sẽ diễn ra vào hôm nay, ngày mai,...
Cách gửi thư nhắc nhở trước sự kiện trên Tickmi
Tickmi đã bổ sung tính năng gửi thư nhắc nhở tới khách mời trước sự kiện giúp nhà tổ chức dễ dàng gửi thư cho tất cả khách mời cùng một lúc, chỉ cần soạn thảo nội dung thư.

Bước 1: Tại màn hình trang chủ → Click biểu tượng ảnh đại diện góc trên bên phải màn hình → Tổ chức của tôi, lúc này hệ thống chuyển đến màn hình Tổng quan thông tin trong quản lý tổ chức

Quảng cáo


Bước 2: Tại thanh menu bên trái màn hình → Chọn Quản lý vé → Di chuyển đến màn hình Quản lý mail
4.png
Tại màn hình quản lý mail hiển thị tất cả các khách mời của sự kiện bao gồm :
  • Các kiểu khách :
+ Khách mời
+ Khách của đơn hàng : khách mua vé
+ Đơn đăng ký : khách đăng ký tham gia sự kiện
  • Các trạng thái của khách :
+ Chưa phê duyệt : khách chưa được duyệt tham gia sự kiện
+ Chưa check in : khách đã được gửi vé mời nhưng chưa có mặt tại sự kiện
+ Đã check in : khách đã được gửi vé mời và đã check in tham gia sự kiện

Bước 3 : Chọn khách mời
Tùy vào mục đích gửi thư nhắc nhở, nhà tổ chức lựa chọn trạng thái phù hợp để gửi thư cho khách mời.

Quảng cáo


Có ba cách chọn để gửi thư cảm ơn tới khách mời :
  • Gửi từng khách mời : bạn tích chọn khách mời cần gửi thư → click Gửi email
5.png
  • Gửi nhiều khách mời cùng lúc (1.2) : tích chọn nhiều khách mời, gửi nhiều nhưng không phải tất cả
  • Gửi tất cả khách mời cùng lúc (1.1)
6.png
Bước 4:
Nhập nội dung thư nhắc nhở
Tại bước này, nhà tổ chức cần nhập hai nội dung :
  • Tiêu đề : là tiêu đề email khi gửi thư nhắc nhở khách hàng
  • Nội dung : nội dung thư nhắc nhở nhưu Tickmi đã gợi ý ở trên
Sau đó bạn chọn :
  • Gửi (1) : hệ thống thực hiện gửi thư nhắc nhở đến email khách mời
  • Hủy (2) : hủy các thao tác vừa thực hiện, hệ thống không gửi thư nhắc nhở đến khách mời
—--------------------------------------------------------------------
Mọi thắc mắc, hay cần tư vấn xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua:
⚜️ Hotline : 0326290055 - Email : contact@tickmi.com
⚜️ Website : https://tickmi.com
⚜️ Facebook : https://www.facebook.com/TickmiPlatform
⚜️ Youtube : https://www.youtube.com/@TickmiPlatform
Chia sẻ

Xu hướng

Xu hướng

Bài mới









  • Chịu trách nhiệm nội dung: Trần Mạnh Hiệp
  • © 2024 Công ty Cổ phần MXH Tinh Tế
  • Địa chỉ: Số 70 Bà Huyện Thanh Quan, P. Võ Thị Sáu, Quận 3, TPHCM
  • Số điện thoại: 02822460095
  • MST: 0313255119
  • Giấy phép thiết lập MXH số 11/GP-BTTTT, Ký ngày: 08/01/2019