Những ngày này thì bọn mình ở nhà làm việc nhiều hơn và tất cả mọi người trong công ty đều giao tiếp với nhau từ xa. Nhưng một vấn đề xảy ra ở đây là cái việc mà trao đổi dữ liệu qua lại với nhau, gửi file cùng làm việc lại gặp một số vấn đề nhất định về mặt giao tiếp địa lý. Và vì vậy cho nên giải pháp của bọn mình đó chính là làm việc qua những hệ thống NAS, những hệ thống đám mây do bọn mình xây dựng từ trước đến giờ. Và trong topic này, mình sẽ chia sẻ với anh em cách mà bọn mình đã làm việc và hi vọng, nó sẽ giúp ích cho những ai cũng đang có nhu cầu làm việc từ xa như bọn mình.
Bên cạnh cái việc cần phải giao tiếp với nhau khi phải làm việc từ xa trong bối cảnh hiện tại thì một trong những điểm khiến cho bọn mình chọn giải pháp tự xây dựng hệ thống NAS cũng như một hệ thống đám mây bên cạnh những dịch vụ khác có sẵn như Google Drive, OneDrive hay Dropbox, iCloud,… đó chính là sự ổn định về mặt đường truyền. Rõ ràng, trong những tình huống khẩn cấp và lại phải bị gặp tình trạng đứt cáp thì rất khó chịu. Tuyến internet đi quốc tế chậm như “rùa bò” và vì vậy sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu suất công việc khi cần phải truy xuất, tải những file về. Trong một số tình huống nhất định, việc tải file từ những nền tảng cloud qua nền web cũng không thông minh cho lắm, ví dụ như việc phải tải một số lượng rất nhiều file, nhiều dữ liệu. Anh em đã từng trải nghiệm qua đều biết bước này rất mất thời gian.
Ngoài ra, băn khoăn về mặt bảo mật cũng là một yếu tố đáng cân nhắc. Lượng dữ liệu quan trọng của anh em không thật sự tồn tại dưới dạng vật lý và anh em rất khó kiểm soát chúng khi sử dụng các nền tảng cloud có sẵn. Như vậy, giải pháp tự xây dựng hệ thống NAS có thể đáp ứng gần như tất cả mọi băn khoăn của bọn mình.
Synology là giải pháp mà team Tinh tế sử dụng. Một trong những lý do chính có thể kể đến đó là Synology cung cấp một hệ thống giải pháp phần mềm miễn phí, đa dạng và rất nhiều công cụ trong hệ điều hành DSM 7.0 mới nhất. Mình sẽ tập trung nói về 4 điểm tương ứng với 4 phần mềm của DSM 7.0 mà tụi mình sử dụng nhiều nhất.
Bên cạnh cái việc cần phải giao tiếp với nhau khi phải làm việc từ xa trong bối cảnh hiện tại thì một trong những điểm khiến cho bọn mình chọn giải pháp tự xây dựng hệ thống NAS cũng như một hệ thống đám mây bên cạnh những dịch vụ khác có sẵn như Google Drive, OneDrive hay Dropbox, iCloud,… đó chính là sự ổn định về mặt đường truyền. Rõ ràng, trong những tình huống khẩn cấp và lại phải bị gặp tình trạng đứt cáp thì rất khó chịu. Tuyến internet đi quốc tế chậm như “rùa bò” và vì vậy sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu suất công việc khi cần phải truy xuất, tải những file về. Trong một số tình huống nhất định, việc tải file từ những nền tảng cloud qua nền web cũng không thông minh cho lắm, ví dụ như việc phải tải một số lượng rất nhiều file, nhiều dữ liệu. Anh em đã từng trải nghiệm qua đều biết bước này rất mất thời gian.
Ngoài ra, băn khoăn về mặt bảo mật cũng là một yếu tố đáng cân nhắc. Lượng dữ liệu quan trọng của anh em không thật sự tồn tại dưới dạng vật lý và anh em rất khó kiểm soát chúng khi sử dụng các nền tảng cloud có sẵn. Như vậy, giải pháp tự xây dựng hệ thống NAS có thể đáp ứng gần như tất cả mọi băn khoăn của bọn mình.
Synology là giải pháp mà team Tinh tế sử dụng. Một trong những lý do chính có thể kể đến đó là Synology cung cấp một hệ thống giải pháp phần mềm miễn phí, đa dạng và rất nhiều công cụ trong hệ điều hành DSM 7.0 mới nhất. Mình sẽ tập trung nói về 4 điểm tương ứng với 4 phần mềm của DSM 7.0 mà tụi mình sử dụng nhiều nhất.
Synology Drive
Điểm đầu tiên mà mình muốn đề cập tới đó chính là hệ thống Synology Drive. Mình đã đề cập vấn đề này khá nhiều lần rồi và nhắc lại cho anh em nào quan tâm thì đây giống như một hệ thống cơ sở dữ liệu đám mây do chúng ta tự xây dựng. Chức năng của nó tương tự và thậm chí là tối ưu hơn những Google Drive hay OneDrive. Với tính năng này, bọn mình thích nhất ở điểm tất cả những dữ liệu đều có thể tự đồng bộ vào trong một hệ thống chia sẻ file dùng chung cho tất cả mọi người trong công ty.
Khi có tệp tin mới được chép vào thư mục, nó sẽ tự động đồng bộ lên mây và tới máy tính của những người khác. Nó hoạt động đa nền tảng nên bất kể máy bàn, laptop hay thậm chí là điện thoại đều có thể sử dụng được. Từ đó, việc chia sẻ tệp cho nhau trở nên dễ dàng, diễn ra nhanh chóng và hết sức tự nhiên. Lấy ví dụ, các bạn bên team media quay nhiều đoạn video vào thẻ nhớ, sau đó chép vào thư mục chia sẻ chung và mình cùng những anh em khác có thể nhận được ngay sau khi hệ thống đồng bộ xong.
Thời gian để những tập tin đồng bộ mình thấy khá là nhanh. Mình chỉ mới ra ngoài đứng uống một ly cà phê và đi vào, mọi thứ đều đã đồng bộ xong. Thay vì trước đây chúng ta phải upload tất cả mọi thứ lên Gdrive rồi người khác lại phải tải về. Trong quá trình upload, đôi lúc các hệ thống cloud này còn phải qua bước nén khá lâu và có thể còn bị đứt đường truyền khiến việc up file gặp thất bại.
Ngoài ra, mỗi file đều được lưu thành nhiều phiên bản khác nhau để đảm bảo anh em muốn phục hồi lại những phiên bản cũ hoàn toàn dễ dàng. Nếu anh em băn khoăn thì Synology còn hỗ trợ đồng bộ tự động dữ liệu từ Google Drive hay OneDrive xuống luôn. Do đó anh em sử dụng nhiều dịch vụ thì tất cả đều chỉ cần quản lý qua hệ thống này là đủ.
Thêm một điểm khác nữa là phiên bản DSM 7.0 này, Synology còn làm thêm một tính năng mới rất hay mà họ gọi nó là Hybrid Share. Nói dễ hiểu thì hệ thống đám mây vốn có sẵn sẽ được hỗ trợ thêm bởi một phân vùng nữa, như là một điểm tiếp nối giữa tập tin ở local trong NAS và hệ thống dữ liệu ở trên mây. Bằng việc tạo ra một phân vùng đệm hybrid, những tập tin nhiều người đều có nhu cầu sử nó ở bất cứ một thời điểm nào từ bất cứ một nền tảng máy tính nào sẽ đều truy cập được nó. Ngoài ra nữa, điểm hay ở chỗ Hybrid Share có thể thích hợp với những anh em nào đang muốn tạo một hệ thống cơ sở dữ liệu riêng cho công ty hay cho start up của anh em mà lại không muốn đầu tư quá nhiều tiền cho hệ thống data. Hệ thống Hybrid Share đem lại tính nâng cấp rất dễ dàng bằng cách mua thêm dung lượng đám mây của Synology là xong, không bao giờ sợ dữ liệu nhiều quá làm bị tràn ổ cứng.
Quảng cáo
Synology Office
Đối với những anh em văn phòng, việc xử lý các file Word, Excel hay Power Point là điều rất thiết yếu. Synology cũng cung cấp giải pháp Synology Office dành cho nhu cầu này. Nghĩa là anh em có thể xử lý các loại file văn phòng với đầy đủ tính năng cần thiết. Nó cũng cho phép nhiều người cùng vào làm việc trên cùng một file, cùng một thời điểm. Mọi người đều có thể trao đổi với nhau thông qua hệ thống chat nội bộ tích hợp sẵn trong tập tin. Công việc của chúng ta sẽ được giải quyết trơn tru hơn mặc dù chúng ta vẫn làm việc từ xa.
Ngoài ra, do cùng một hệ sinh thái, cùng một “mẹ”, nên Synology Office và Synology Drive sẽ được tích hợp sâu vào nhau. Cái này sẽ thấy được cái kia và ngược lại, từ đó, việc lưu trữ cũng như phục hồi trở nên rất thuận tiện.
Synology Calendar
Một điểm cuối cùng để hoàn thiện hơn workflow làm việc tại nhà, làm việc từ xa đó chính là ứng dụng Synology Calendar. Với ứng dụng này, nó đơn giản là giúp chúng ta cùng lúc quản lý nhiều dự án, nhiều lời nhắc và nhiều lịch hẹn từ rất nhiều các dịch vụ online khác, ví dụ như Lịch của Apple, Google hay Outlook. Tất cả đều được đồng bộ và đổ về cùng một chỗ để chúng ta dễ bề quản lý hơn. Tất nhiên anh em hoàn toàn có thể thêm các lời nhắc, sự kiện, kế hoạch một cách thủ công theo ý anh em.
Quảng cáo
Đó là những gì mình rất thích và muốn chia sẻ cho anh em khi sử dụng hệ thống NAS của Synology trong bối cảnh làm việc từ xa này. Cám ơn anh em đã theo dõi. Tất nhiên là còn rất nhiều kịch bản khác có thể khai thác để dùng chiếc NAS và giải pháp DSM của Synology nhằm tiện lợi hóa công việc, giải trí, xin được chia sẻ với anh em sau nhé. Chúc mọi người làm việc hiệu quả trong thời gian này nhé.
Cảm ơn Mstar Corp (Tầng 1, 75 Hoàng Văn Thụ, P.15, Q.Phú Nhuận) đã hỗ trợ thông tin cho bài viết này. Mstar Corp là Service Provider và có showroom trải nghiệm các giải pháp của Synology đầu tiên và duy nhất tại Việt Nam. Anh em có thể đến showroom để trải nghiệm các sản phẩm của họ nhé.