Một "sổ tay điện tử" để làm việc hiệu quả hơn, tại sao không?
Rất hay và hữu ích!/11 người
Duy Luân
2 thángBình luận: 139
Một "sổ tay điện tử" để làm việc hiệu quả hơn, tại sao không?
Một sổ tay là thứ mà bạn đã mang theo rồi, nhưng còn một sổ tay điện tử thì sao? Ngay từ những ngày đầu đi làm, mình đã có thói quen ghi lại nhiều thông tin quan trọng vào "sổ tay" để lưu lại dùng sau, cũng như để ghi nhanh các ý tưởng, các giải pháp vừa nghĩ ra. Thói quen này giúp rất nhiều cho công việc của mình, và mình chia sẻ lại với các bạn, hi vọng nó hữu ích.

Vì sao cần một cái “sổ tay online”?


Bạn có thể dùng bất kì app nào bạn muốn và bạn cảm thấy quen, và nếu bạn chưa từng xài qua app nào thì cứ thử hết những ứng dụng mình đề cập bên dưới xem cái nào hợp thì dùng.

Nhưng cái quan trọng là bạn nên có một “quyển sổ” như thế, vì đó là nơi bạn có thể:
  • Ghi nhanh các ý tưởng mới ngay khi bạn chợt nghĩ ra (khi đi ngoài đường, nghĩ ra thì có thể móc điện thoại ra viết ngay chẳng hạn) => cách này anh CEO của mình hay làm lắm, và mình đang học theo ổng
  • Ghi lại những điểm đáng chú ý trong công việc, các điểm quan trọng của công ty mà bạn được ai đó chia sẻ, hoặc bạn vô tình biết được
  • Ghi lại một số ghi chú, một số đoạn văn, shortcut… mà bạn thường dùng trong công việc (để khi cần thì có thể copy paste nhanh, hoặc ai hỏi thì gửi nhanh cho họ)
  • Ghi lại những điểm quan trọng trong cuộc họp và việc bạn cần làm tiếp theo
  • Sắp xếp những kế hoạch bạn muốn làm, ví dụ như kế hoạch du lịch, kế hoạch phát triển bản thân, các mục tiêu cá nhân bạn muốn đạt được…
  • Ghi chú các khái niệm, định nghĩa quan trọng với công việc của bạn
  • Bạn có thể dùng các app ghi chú chung với team mình nữa, nhưng trong khuôn khổ bài này mình nói về cá nhân thôi

ghi_chu_notion.jpg

Quảng cáo


Những thứ này bạn hoàn toàn có thể tự nhớ được, nhưng vì sao phải nhớ quá nhiều trong khi có sẵn một công cụ khác “nhớ giùm” cho bạn mà lại hiệu quả hơn, có thể tìm kiếm bất kì khi nào bạn cần một cách nhanh chóng, lại có thể sắp xếp gọn gàng hơn nữa. Hãy để não của bạn nhớ những thứ quan trọng hơn, quan điểm của mình là thế. Cái gì giảm tải được bằng công nghệ thì giảm hết.

Trong những mục tiêu trên, cái “ghi nhanh ý tưởng” và “ghi lại các shortcut" là mình dùng nhiều nhất với sổ tay của mình. Ngày xưa thời mới đi làm mình cũng ghi nhiều thông tin về cuộc họp, việc cần làm…, còn hiện tại mình đã đỡ phải đi họp hơn nên ít khi mình làm điều này.

Mình thường không dùng “sổ” của mình cho những thứ gọi là “todo list” trong ngày, vì chúng không sinh ra cho việc đó, thay vào đó mình hay dùng app Reminders (trên macOS, iPhone, còn bên Android mình dùng Google Tasks) để làm danh sách việc, bởi nó tiện hơn cho mục đích này.

Một số app ghi chú bạn có thể thử qua


Dạo này nổi bật và được nhiều người sử dụng có app Notion, điểm mạnh là giao diện sạch sẽ, miễn phí cho người dùng cá nhân, sync được nhiều thiết bị, và có thể chia sẻ với team. Một team trong công ty mình sử dụng Notion để làm Wiki, làm documentation (kiểu như tài liệu dành cho dự án). Team nhân sự thì dùng để làm ghi chú tuyển dụng, mô tả công việc cũng như đánh giá ứng viên. Mình cũng quen một số bạn dùng Notion cho cá nhân để ghi chú các việc trên.

Cổ điển thì có EvernoteOneNote, trong đó Evernote đang là app ghi chú cá nhân mà mình dùng hơn 10 năm nay. Evernote có tính năng tìm kiếm cực kì mạnh mẽ, có thể sắp xếp thành nhiều “notebook” để bạn dễ nhóm các ghi chú với nhau, bạn cũng có thể chèn file hình, file PDF vào nữa. Tuy nhiên, Evernote đang ngày một phức tạp hóa lên, phí cũng cao (mình mua bản trả phí để sync được nhiều thiết bị) nên mình đang nghiên cứu Notion để thay cho Evernote. Mình sẽ nghiên cứu vụ này, có gì hay mình chia sẻ với anh em sau nhé. OneNote là app của Microsoft, nhưng mình không thích giao diện của nó nên không dùng.

3960086_Notebook.jpg

Nếu bạn dùng thiết bị Apple, bạn có thể dùng Apple Notes, cũng rất mạnh, tổ chức tốt, hỗ trợ bút cảm ứng ngon (với các bạn dùng iPad), và hoàn toàn miễn phí, tất nhiên cũng sync được nhiều thiết bị khác nhau. Tuy nhiên, với mình thì Notes chỉ dùng ghi chú mấy cái nhỏ nhỏ, lặt vặt thôi, mình không muốn trói buộc dữ liệu của mình vào một hãng phần cứng cụ thể, lỡ sau này mình chán mình đổi qua Android, đổi sang máy tính Windows hay Linux sử dụng thì phiền lắm.

Những lưu ý để dùng ghi chú một cách hiệu quả

Quảng cáo


Sắp xếp ghi chú của bạn vào những mục khác nhau


Tùy mỗi app mà nó sẽ gọi các mục này bằng nhiều tên khác nhau. Evernote và OneNot gọi là Notebook, Notion gọi là Page, Apple Notes thì gọi là Folders… Dù gọi bằng cái tên nào đi nữa thì bạn cũng cần chú ý rằng việc đầu tiên là bạn chia mục trước cái đã. Bạn cũng có thể tạo mục con nằm trong mục cha, tương tự như cách bạn tổ chức thư mục trên máy tính.

Ví dụ của bản thân mình, mình chia thành các mục dựa theo công ty mình đang làm. Trong mỗi công ty, mình chia thêm thành nhiều dự án nhỏ. Mình cũng có một số folder dành cho cá nhân mình, trong đó có những notebook dành cho việc du lịch ứng với từng chuyến đi. Trong từng chuyến, mình và vợ (trước là người yêu) chia mỗi ngày đi chơi thành một ghi chú cho dễ theo dõi. Mình hay nhờ vợ mình lên kế hoạch đi chơi, sau đó chia sẻ qua Evernote của mình là hai đứa có thể xem dễ dàng.

to_chuc_folder_note.jpg

Nhất định là bạn phải chia mục nha, chứ không sẽ rối lắm á. Cái quan trọng là bạn chia nó theo thói quen, sở thích, công việc của bạn, chứ không nhất thiết phải theo hình mẫu nào đâu. Miễn sao bạn thấy tiện và dễ hiểu là được.

Tận dụng tính năng tìm kiếm của app


Hiện nay tất cả app ghi chú đều có tính năng tìm kiếm rất mạnh, ngày xưa thì không phải app nào cũng tốt. Bạn nên tận dụng tính năng tìm kiếm này một cách triệt để, thay vì phải đi tìm kiếm ghi chú một cách thủ công nhé. Cứ gõ từ bạn muốn tìm là xong thôi, app search nhanh lắm.

Quảng cáo


Cài app lên mọi thiết bị của bạn


Cái hay của app ghi chú hiện nay là bạn có thể cài nó lên bất kì thiết bị nào bạn đang dùng, từ máy tính đến điện thoại. Nhờ điều này mà bạn có thể ghi chú bất kì khi nào bạn cần, cũng như về nhà ngồi máy tính vẫn có thể xem được ghi chú mà bạn tạo trước đó trên smartphone. Tất cả các app mình nói ở trên đều có phiên bản cho Android, iPhone, iPad, macOS, Windows, anh em không phải lo lắng.

Bạn có thể tìm kiếm trong cả file PDF và hình ảnh nữa


Không phải app nào cũng hỗ trợ chức năng này, mình dùng Evernote thì có, tìm thử bên Notion thì không thấy. Nếu app bạn dùng có chức năng này, bạn nên tận dụng vì nó giúp bạn giữ nguyên file, sau này có thể cần dùng lại, không cần phải gõ lại hay copy vào ghi chú. Tương tự, chức năng tìm chữ trong ảnh cũng rất hữu ích vì bạn vừa giữ được file chụp lại tấm bảng ghi chú, file chụp lại tờ giấy thông báo… trong khi vẫn có thể tìm nội dung nhanh chóng.

Chức năng tìm PDF và tìm chữ trong ảnh là một trong những lý do mà Evernote còn giữ chân mình tới giờ.

Series tổng hợp các bài viết thủ thuật, kinh nghiệm danh cho những người trẻ sắp hoặc mới đi làm. Hi vọng sẽ giúp ích cho công việc của bạn, và đừng quên chia sẻ những kinh nghiệm có ích của bạn khi làm việc để mọi người cùng biết nhé!

139 bình luận
Wantobe
ĐẠI BÀNG
2 tháng
Mình thì không yêu cầu nhiều nên Google Keep đủ xài rùi. Keep hỗ trợ đủ: reminder, collaborator, drawing, OCR, connect tốt với bộ GG docs/drive.
dell132
ĐẠI BÀNG
2 tháng
@Xuân Híu Em tìm ra Search trong app Keep rồi, tks các bác 👍
dell132
ĐẠI BÀNG
2 tháng
@minhtenlalinh Tks bác
@Nikola Tesla Nhưng nó chỉ gói gọn trong os của apple
Mình toàn dùng app note trên iphone cho nhanh
@Ngothien123 Trước mình dùng thời gian dài Evernote, sau đó đã chuyển sang dùng Keep và Trello. Thấy thật tuyệt vời.
@Storm Walker Dùng Zalo để ghi chú công việc cần làm nhanh luôn cũng rất tiện.
@Ngothien123 app đó chỉ xài trên hệ Apple thôi
Google Keep để ghi chú đơn giản
Microsoft OneNote để ghi chú phức tạp, nhiều trang page), nhiều đoạn (section), và cuốn (book)
xài trên tất cả mọi OS...
Đang dùng Keep từ hồi bắt đầu dùng android đến giờ, cảm thấy đủ dùng. Tiếc Google không làm app cho desktop, mọi thứ vẫn phải đi qua Chrome nên hơi tù.
Wantobe
ĐẠI BÀNG
2 tháng
@Xuân Híu Bạn vào chrome://apps, nhấp phải vô GG Keep rùi tạo shortcuts (Desktop, Start menu), xài như 1 app bình thường của Windows nhé. Muốn pin to taskbar thì mở lên rùi nhấp phải vào icon trên taskbar, pin nó là dc.
chikav
ĐẠI BÀNG
2 tháng
@Wantobe vẫn tạm bợ lắm, dùng cái nào có app cho pc và mobile thì tiện hơn nhiều. note của apple ngon nhưng lại chỉ có macbook với iphone. dạo này nổi lên notion dc khen phết
@Wantobe Mình làm vậy rồi, làm với cả app Google Dịch cũng từ lâu rồi, cơ mà thực tế nó vẫn là bản web thôi bác, chẳng qua tạo shortcut dùng cho nhanh, chứ không bằng được app native 😔
@Wantobe cái này vẫn là web mà.
tvu732
TÍCH CỰC
2 tháng
@Wantobe Mình vừa làm như bạn chỉ. Tiếc là phần web clipper extension của Google Keep chỉ clip được mỗi cái link, không được đầy đủ như Evernote WebClipper. Và bản thân cái extension của nó lại không cài được qua Edge (mình dùng Edge cho nhẹ máy).
sao lại thiếu simple note được, viết note như code có các đối tượng như table, header mà không cần format
publish link để gửi cho người khác xem 😁 :D
Screenshot 2021-08-17 104151.png
BB_Minh
TÍCH CỰC
2 tháng
Dùng onenote
Đã từng xài cả 2 ít nhất 2 năm và đã chuyển hết về Apple Notes.
Notion đúng là có nhiều tính năng hay ho, nhưng nhiều quá cũng ko tốt, chỉ đơn giản đủ xài nhẹ nhàng đồng bộ nhanh chóng như Notes là đụ
thagnv
ĐẠI BÀNG
2 tháng
Dùng app mặc định của iOS cũng đủ xài, Note, Reminder... Cũng có chia Folder, Pin.
Mẹo là đặt sticker trước tiêu đề hay tên Folder sẽ dễ phân loại hơn.
IMG_5740.jpg
@thagnv Apple note là tiện nhất , lúc nào ngồi máy tính bấm phát mở lên nhanh chóng , edit nhiều tiện. Còn xem hoặc sửa nhanh thì trên phone. Dùng offline rất tốt.
mr.neo_c
ĐẠI BÀNG
2 tháng
evernote dùng ngày càng khó chịu 😔
@mr.neo_c Giao diện nó fuck tạp quá
dell132
ĐẠI BÀNG
2 tháng
@mr.neo_c Mình đã dùng Evernote lâu trước đây, giờ chuyển Keep cho đơn giản, cập nhật nhanh, đáp ứng nhu cầu. Evernote thêm tính năng quá nhiều, chậm và không cần thiết.
Dùng con SS Note để ghi chú phải nói là rất tiện và dễ thao tác
Wantobe
ĐẠI BÀNG
2 tháng
@noctunalguy Trước mình xài dòng Note thì dùng với SS Note rất thích. Cay mỗi cái là chuyển sang hãng khác bó tay bó chân, với lại dùng chung với Desktop k dc.
@Wantobe Dùng mấy app note đồng bộ với desktop bình thường đó bác
@Wantobe SS Note hình như sync được với Evernote thì phải, không biết giờ còn không
Wantobe
ĐẠI BÀNG
2 tháng
@Duy Luân Uh, mình search thử thấy có app cho Windows, với có hướng dẫn sync sang các app khác. Mà hồi trc cũng đã chuyển những gì cần sang Keep rùi.
Notion và google keep
97.august
ĐẠI BÀNG
2 tháng
Notion thì phải chịu khó làm database đồng nhất để tránh phân mảnh dữ liệu. Mà dùng Notion thì trên điện thoại hơi tệ, chỉ dùng để note quick idea. Chủ yếu dùng trên máy tính.
Em dùng Notion được gần 1 năm nay, xứng đáng best choice.. Chỉ còn thiếu một cái là khóa password như Onenote nữa là ngon cực.
tulang94
ĐẠI BÀNG
2 tháng
@97.august nếu dùng trên điện thoại thì bác nên đưa mấy cái database hiển thị ở dạng Gallery là tiện nhất. Mình thấy notion trên ios giờ cũng ngon ấy
Xài Google Keep từ những ngày đầu. Giao diện ngon (đối với mình, nhiều anh em chê đơn điệu ít tính năng), ổn định, đồng bộ ios với android cũng tiện. Anh em xài ios mình thấy cái app ghi chú của nó cũng đẹp, mượt (đồ nhà Apple mà 😁)
@Lil Nguyễn Đơn giản và đủ dùng
sonic1293
ĐẠI BÀNG
2 tháng
mình dòng note của apple luôn, sync với macbook và iphone tiện lợi
Bradlim
ĐẠI BÀNG
2 tháng
Onenote mình thấy khá tốt đấy chứ, giống như cái thư viện vậy, chủ yếu lf biết cách sắp xếp sách của bạn
bhuubao
TÍCH CỰC
2 tháng
Thích cái Notes của Apple vì nó gọn nhẹ vừa đủ chức năng.
Trước xài Android có dùng Keeps nhưng với ghi chú quá nhiều nội dung nó cũng giật lag nhiều.
Tiếc là không có Apple Notes cho Windows, chứ iPhone iPad xài sướng nhưng mình là không có tiền mua Mac xài rồi đó
Super Toad
ĐẠI BÀNG
2 tháng
Thằng Notion dở nhất là k cho dùng bút vẽ. K thôi nó hoàn hảo luôn
@Super Toad Công nhận. Nó đỉnh thật nhưng scale chậm chạp. Chắc dồn thời gian nhân lực cho cái API quá sau bao nhiêu năm.
Justfly
ĐẠI BÀNG
2 tháng
@Super Toad Nó quá bá bác ơi, mỗi tội điện thoại trải nghiệm tệ 😆
@Justfly Nó tệ như thế nào vậy bạn? Làm ình hơi chùn chân 😃)
FatCat
ĐẠI BÀNG
2 tháng
Mình sài combo của microsoft là one note và To do, cài lên cả điện thoại và laptop, thấy ổn nhưng thỉnh thoảng vẫn quên việc 😁
bấm điện thoại để note lại tốn thời gian.








  • Chịu trách nhiệm nội dung: Trần Mạnh Hiệp
  • © 2021 Công ty Cổ phần MXH Tinh Tế
  • Địa chỉ: 209 Đường Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Phường 7, Quận 3, TP.HCM
  • Số điện thoại: 02862713156
  • MST: 0313255119
  • Giấy phép thiết lập MXH số 11/GP-BTTTT, Ký ngày: 08/01/2019