Tầm quan trọng của phần mềm in hóa đơn bán lẻ tích hợp cho mọi doanh nghiệp

Phần mềm in hóa đơn bán lẻ đã trở thành công cụ phổ biến, không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh ngày nay. Tuy nhiên, việc thiếu một phần mềm hóa đơn tích hợp chung với hệ thống tài chính kế toán hoặc hệ thống ERP của doanh nghiệp sẽ gây ra nhiều rào cản trong vận hành kinh doanh. Cùng tìm hiểu cụ thể hơn về tầm quan trọng và giải pháp phần mềm in hóa đơn bán lẻ tích hợp tiện ích hiện nay.

Những rào cản khi thiếu phần mềm in hóa đơn bán lẻ tích hợp

Một trong những rào cản cho việc tối ưu hóa vận hành doanh nghiệp là nhiều ứng dụng và phần mềm khác nhau được sử dụng riêng biệt. Trong đó mỗi phần mềm hoặc ứng dụng lại xử lý một nghiệp vụ nhất định. Ngay trong bộ phận tài chính – kế toán của một doanh nghiệp, thông thường có nhiều ứng dụng và phần mềm được khai thác là: phần mềm kế toán, phần mềm kê khai thuế, các ứng dụng thanh toán và ngân hàng điện tử, phần mềm hóa đơn điện tử,... Việc quản lý và khai thác nhiều ứng dụng phần mềm khiến dữ liệu cần nhập nhiều lần, thông tin không tích hợp, người dùng mất nhiều thời gian nhập liệu và tỷ lệ lỗi nhập liệu cũng cao hơn.

Đặc biệt trong lĩnh vực bán lẻ, các doanh nghiệp bán lẻ có số lượng giao dịch hàng ngày lớn, với nhiều điểm bán và các chi nhánh kinh doanh tại nhiều khu vực địa lý khác nhau, việc vận hành và đối chiếu các ứng dụng phần mềm không tích hợp dữ liệu là thách thức và rào cản trong hoạt động quản trị doanh nghiệp. Do đó, ngoài việc tuân thủ các quy định pháp lý về nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử do Bộ tài chính ban hành, các doanh nghiệp bán lẻ đều sớm tìm kiếm giải pháp tích hợp phần mềm kinh doanh đang khai thác với phần mềm in hóa đơn bán lẻ để tự động hóa quy trình xuất hóa đơn điện tử.

Lợi ích của phần mềm in hóa đơn bán lẻ

Các lợi ích mà phần mềm in hóa đơn bán lẻ mang lại cho doanh nghiệp là:

#1. Giải pháp tích hợp hóa đơn điện tử (Add on E- Invoice Integration)

Giải pháp cho phép thiết lập linh hoạt, kết nối với nhiều đơn vị phát hành hóa đơn điện tử khác nhau, tối ưu quy trình xuất hóa đơn điện tử: trực tuyến/ ngoại tuyến (online/ offline). Cho phép quản lý nhiều chi nhánh xuất hóa đơn khác nhau và không giới hạn nhà cung cấp dịch vụ xuất hóa đơn. NaviWorld đã cung cấp phần mềm in hóa đơn bán lẻ Add-on E- invoice integration cho phép tích hợp với nhiều nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hàng đầu Việt Nam hiện nay như: Bkav, Viettel, Misa, Thái Sơn…

#2. Phần mềm in hóa đơn bán lẻ giúp tự động hóa quy trình xuất hóa đơn

Quy trình xuất hóa đơn được tự động hóa nhờ tích hợp xuất hóa đơn điện tử từ hệ thống ERP, giảm thiểu vai trò của người dùng. Người dùng sẽ không cần phải nhập lại các thông tin trên ứng dụng hóa đơn điện tử, đặc biệt trong ngành bán lẻ số lượng hóa đơn phát hành hàng ngày rất lớn. Do đó, việc này cho phép tiết kiệm nguồn lực và giúp các chuỗi cửa hàng bán lẻ hạn chế sai sót, thất thoát hóa đơn.

#3. Dữ liệu kế toán được đối chiếu và liên kết chặt chẽ với hóa đơn điện tử

Tất cả các nghiệp vụ về hóa đơn điện tử đều được liên kết và xử lý ngay tại từng màn hình chức năng kế toán về bán hàng, hóa đơn. Tất cả được tích hợp chặt chẽ trong một phần mềm duy nhất. Dữ liệu được nhập một lần và kế thừa mà không phải nhập lại ở hai phần mềm khác nhau. Tích hợp hóa đơn điện tử giúp dữ liệu kế toán doanh nghiệp được đối chiếu và liên kết chặt chẽ với hóa đơn điện tử. Truy xuất báo cáo thuế VAT đầu ra, doanh thu bán hàng, tình hình sử dụng hóa đơn diễn ra một cách dễ dàng nhanh chóng.

#4. Tự động hóa xuất hóa đơn điện tử ngay tại thời điểm ghi nhận giao dịch

Phần mềm hóa đơn điện tử khi được tích hợp với hệ thống CRM/ERP cho phép cửa hàng bán lẻ tự động hóa xuất hóa đơn điện tử ngay tại thời điểm ghi nhận giao dịch. Nhờ đó giúp khách hàng có thể nhận được hóa đơn điện tử một cách tức thời theo yêu cầu. Ngoài ra việc so sánh đối chiếu dữ liệu giữa phần mềm ERP với cổng hóa đơn điện tử cũng có được thực hiện một cách nhanh chóng, hiệu quả, tránh thất thoát hóa đơn. Đảm bảo tính nhất quán giữa hệ thống kinh doanh và phần mềm in hóa đơn bán lẻ.

#5. Phần mềm in hóa đơn bán lẻ giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh

Việc tích hợp hóa đơn điện tử còn giúp các chuỗi bán lẻ hạn chế tối đa sai sót, nhầm lẫn do cách biệt về ngôn ngữ, văn hóa, tuân thủ pháp luật về quản lý sử dụng hóa đơn tại nước sở tại. E- Invoice giúp loại bỏ chi phí in ấn và gửi hóa đơn truyền thống, tiết kiệm thời gian chờ nhận được hóa đơn, tránh được các rủi ro mất, cháy, nhàu nát hư hỏng hóa đơn. Từ đó, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Phần mềm in hóa đơn bán lẻ tích hợp giải pháp ERP LS Central

Phần lớn các doanh nghiệp bán lẻ vừa và lớn, để đáp ứng quy mô và mô hình hoạt động kinh doanh của mình, đều đang sử dụng các giải pháp quản trị doanh nghiệp và bán lẻ toàn diện (ERP - Enterprise Resource Planning) với nhiều phân hệ (module) tích hợp. Trong đó phải kể đến giải pháp LS Central (phiên bản trước đây là LS Retail) do NaviWorld Việt Nam cung cấp và triển khai. LS Central là giải pháp bán lẻ tích hợp toàn diện đã được sử dụng phổ biến bởi rất nhiều doanh nghiệp, thương hiệu bán lẻ toàn cầu. Vậy việc kết nối giữa phân hệ tài chính kế toán của một giải pháp ERP như vậy với phần mềm hóa đơn điện tử sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp bán lẻ.

NaviWorld Việt Nam đã phát triển và cung cấp giải pháp phần mềm in hóa đơn bán lẻ dành cho các khách hàng đang khai thác hệ thống phần mềm LS Central/ LS Retail. Phần mềm giúp tích hợp theo yêu cầu kinh doanh của doanh nghiệp bán lẻ giữa hệ thống quản lý kinh doanh bán lẻ LS Central/ LS Retail với phần mềm hóa đơn điện tử.

Nguồn: NaviWorld Vietnam