Thử Synology AI Console: hợp nhất các API AI, tự bảo vệ thông tin nhạy cảm trong prompt

Mình có tìm hiểu tư vấn cho một ông bạn làm SMB dùng một giải pháp văn phòng giá rẻ mà có AI, phát hiện ra là họ đang xài NAS Synology để lưu trữ foottage camera an ninh nên tận dụng luôn để setup tìm hiểu thử. Thấy cũng có khá nhiều điểm hay về các tính năng genAI trên hệ thống này, các điểm ngon lẫn cần hoàn thiện, xin được chia sẻ với các bạn cho vui, biết đâu bạn có thể tận dụng được cho nhu cầu của các bạn.

Trên thực tế, từ giữa năm nay, Synology đã chính thức cập nhật đưa AI tạo sinh vào bộ ứng dụng văn phòng của họ đã được phát triển riêng từ trước đó rất lâu, bao gồm MailPlus, Office Suite (Document, Spreadsheet, Slides) và một trung tâm quản lý hoàn toàn mới tên là Synology AI Console.

Về cơ bản thì Syno họ không tự xây hệ thống model AI riêng để cung cấp mà thay vào đó, họ chọn cách trở thành nền tảng để kết nối các nhà cung cấp AI nổi tiếng qua API. Cách làm này vô hình chung lại cho phép khả năng chuyển đổi từ non-AI sang AI mượt hơn, đỡ xây hệ thống hay phần cứng và mình thấy cũng linh hoạt hơn, không bị lệ thuộc vào một bên, lại dễ tối ưu chi phí xài API hơn.



Trong hệ thống AI này, Synology AI Console đóng vai trò là trung tâm chỉ huy, cho phép bạn cắm API key từ 6 nền tảng: OpenAI (ChatGPT), Azure OpenAI, Amazon Bedrock, Google AI Studio (Gemini), Google Vertex AI và Baidu AI Cloud. Bằng cách này thì chúng ta sẽ có thể tự chọn nhà cung cấp, dễ thay đổi như hôm nay dùng GPT-5, ngày mai nếu Gemini 3.0 ra mắt vượt trội, thì chỉ cần đổi API key là xài tiếp bình thường. Về chi phí thì người dùng sẽ trả tiền trực tiếp cho OpenAI hoặc Google dựa trên lượng token sử dụng thực tế, ở góc độ chi phí thì rẻ hơn so với mô hình $30/user/tháng của Microsoft.

Một cách sòng phẳng thì nó cũng không phải là hoàn hảo ở thời điểm hiện tại. Đầu tiên do cần gọi API của bên thứ 3 nên cần phải có internet để sử dụng các tính năng genAI, nghĩa là private cloud của bạn vẫn sẽ đi internet. Đồng thời, Dù Synology có tính năng De-identification để cố bảo toàn tính privacy của người dùng (sẽ nói sau) nhưng về cơ bản, dữ liệu của bạn lúc truy vấn vẫn phải được gửi đến máy chủ của OpenAI hoặc Google.



Về tính năng, Synology AI Console giải quyết được một vấn đề mà mình nghĩ các doanh nghiệp sẽ cần chính là sự kiểm soát, cả chi phí lẫn thông tin. Đầu tiên, nó cho phép chúng ta phân quyền AI chi tiết đến từng người dùng hoặc từng phòng ban, thí dụ như bạn cho phòng Marketing bật AI dùng đầy đủ, bên AI thì chỉ bật AI cho MailPlus và tắt bên Office, rồi bên Tài chính nhân sự thì tắt hết AI do dữ liệu quá nhạy cảm,... Đồng thời chúng ta cũng có thể set giới hạn token hàng ngày cho từng người (ví dụ: Intern 20,000 token/ngày, Staff 50,000 token/ngày). Điều này giúp kiểm soát chi phí API chặt chẽ, tránh việc nhân viên lạm dụng cho mục đích cá nhân.

Tuy nhiên, giải pháp bảo vệ dữ liệu khỏi các bên cung cấp API chính là điểm ăn tiền của AI Console mà Syno phát triển. Chúng ta có thể ấu hình để AI Console tự động che (mask) các thông tin nhạy cảm trước khi gửi lên OpenAI/Google. Thí dụ cho dễ hiểu ha, Prompt gốc của mình gõ vào là: "Viết email mời Ông Trần Văn B, Giám đốc Công ty ABC Corp, SĐT 0912345678..." thì tính năng này sẽ tự xử lý và prompt gửi lên OpenAI sẽ là: "Viết email mời [PERSON_1], [TITLE_1] [ORGANIZATION_1], SĐT [PHONE_1]...",... sau đó khi API trả về kết quả, các mask này sẽ được khôi phục lại thành "Kính gửi Ông Trần Văn B...".

Tất cả đều diễn ra bên dưới hệ thống và người dùng không cần quan tâm tới điều đó. Cái họ thấy vẫn là mọi thứ trơn tru đang diễn ra. Dù vậy, để vận hành tính năng này thì cần phải có ít nhất 8GB RAM (thêm ngôn ngữ thì phải thêm RAM). Mặt khác, nếu bạn mask qua nhiều trong cùng 1 prompt thì có thể bị mất context khi gởi lên, dẫn tới câu trả lời bị chung chung.

AI trong Synology Document

Đầu tiên là tính năng AI trong Synology Document. AI được tích hợp thẳng vào giao diện soạn thảo, chúng ta có thể gọi nó lên bằng biểu tượng AI trên thanh công cụ hoặc đơn giản là bôi đen một đoạn văn và nhấn chuột phải. Kết quả AI hiện ra ở sidebar, cho phép so sánh song song với bản gốc trước khi quyết định "Chèn" (Insert) vào nội dung gốc hay không.

Mình thử test với API GPT-4 từ một văn bản trắng, sau khoảng 10 giây kể từ lúc prompt thì văn bản hiện ra, cho thấy pipeline mà Syno làm cũng khá nhanh. Về các tính năng chính để chỉnh sửa văn bản sẵn có, trong đó cũng có đầy đủ các tính năng như Revise (Viết lại), Strengthen (Tăng cường thuyết phục), Make longer / shorter, Change tone (Thay đổi giọng điệu) và Proofreading (Kiểm tra lỗi), đây cũng là cái mà mình xài nhiều nhất để check lỗi khi tạo tài liệu. Dĩ nhiên, độ hiệu quả và chất lượng của văn bản tạo sinh ra sẽ phụ thuộc vào nhà cung cấp API mà bạn chọn, từ đó quyết định coi có hoạt động tốt với tiếng Việt hay không.

Một tính năng khác là tóm tắt tài liệu dài và dịch thuật các tài liệu từ ngôn ngữ khác về tiếng Việt. Cơ bản thì đây đầy đủ tất cả các tính năng AI mà một ứng dụng soạn thảo hiện được trang bị, tương tự như Office của Microsoft hay của Google.

Tuy nhiên, một điểm ăn tiền của AI trong DSM chính là khả năng tham chiếu tới các tài liệu của người dùng trong Synology Drive. Trong ô chat với AI, người dùng chỉ cần gõ @ và một danh sách file từ Synology Drive sẽ hiện ra (PDF, DOCX, XLSX...). AI sẽ đọc nội dung file đó để trả lời. Đây chính là điểm hay, tận dụng được hệ sinh thái và các dữ liệu mà người dùng đã sử dụng, lưu trữ trước giờ để feed cho AI nghiên cứu, không cần phải lục và kéo thả vào từng ô chat thủ công như khi xài các chatbot bên thứ 3 khác.

Về AI trong bảng tính của Synology thì heinej tại chúng ta sẽ có thể kêu AI sinh công thức từ ngôn ngữ tự nhiên do người dùng prompt vào. Mình thử Tính tổng doanh thu tháng 9 từ cột B nếu cột A chứa 'Tháng 9'" và sau đó AI trả về hàm =SUMIF(A:A,"*Tháng 9*",B:B) Khá ổn. Tính năng này hữu ích cho người mới, giúp tiết kiệm vài phút Google tìm công thức cho bạn nào không rành Excel như mình.

Ngoài ra, AI trong Spreadsheet còn cho phép giải thích công thức. Người dùng chỉ cần bôi đen một công thức VLOOKUP phức tạp kiểu như =VLOOKUP(A2,Sheet2!A:C,3,FALSE) và AI giải thích chính xác kiểu "Công thức này tìm kiếm giá trị... trả về giá trị ở cột thứ 3... đảm bảo tìm kiếm chính xác." Tính năng này rất giá trị khi bạn cần coi lại một file Excel cũ của người khác đã tạo trước đó. Tuy nhiên, hiện tại AI trong bảng tính này vẫn chưa phân tích dữ liệu được. Nếu người dùng đặt câu hỏi thì nó sẽ vẫn trả về gợi ý công thức chứ không phải nững insight sau khi nhìn vào bản tính.

Về AI trong ứng dụng tạo file thuyết trình của Syno. AI có đầy đủ các tính năng tương tự như Document như viết lại, rút gọn, đổi giọng điệu nhưng chưa thấy có @ để tham chiếu tới 1 file nào đó làm nguồn tham khảo cho AI. Tuy nhiên, một điểm ăn tiền chính là nó có thể dịch tự động nguyên một file slide, người dùng chỉ cần chọn AI > translate entire presentation, đợi khoảng 30 giây là toàn bộ silde được dịch ra, các phân ghi chú, layout, format và hình ảnh đều được giữ nguyên, khá tiện.

Trong ứng dụng Mail Plus, AI cho phép các tính năng như Smart Reply là công cụ lý tưởng cho các email đơn giản, giúp tiết kiệm thời gian đáng kể. Thí dụ, khi nhận được email: “Em gửi anh báo cáo T10 ạ”, AI có thể phản hồi ngay: “Chào em, Anh đã nhận được báo cáo. Anh sẽ xem và phản hồi sớm. Cảm ơn em.” Với mỗi email như vậy, người dùng có thể tiết kiệm từ vài phút cuộc đời để gõ phản hồi.

Một tính năng khác là Help Me Write. Đây là công cụ mạnh hơn, hỗ trợ soạn thảo nội dung phức tạp. Mình đã thử yêu cầu: “Viết email xin lỗi khách hàng vì giao hàng trễ 3 ngày, cam kết giao trong 24h tới, tặng voucher 10% đơn sau.” Chỉ trong vòng 10 giây, AI đã tạo ra một email chuyên nghiệp, chỉ cần chỉnh vài từ theo đúng ý và sẵn sàng gửi đi.

Ngoài ra, MailPlus còn tích hợp tính năng “@” tương tự như trong Document, cho phép người dùng tham chiếu nhanh đến một email cũ hoặc một mẫu đã lưu. Chẳng hạn, trong tình huống cần tóm tắt cuộc họp, tôi chỉ cần gõ: “@ email_meeting_notes_20_10 viết email tóm tắt các quyết định từ cuộc họp này và gửi cho toàn team.” AI sẽ tự động đọc nội dung ghi chú cuộc họp, tổng hợp chính xác các quyết định và các hành động cần thực hiện. Trong một tình huống khác, khi cần trả lời khách hàng, tôi cũng có thể sử dụng “@” để trích dẫn nội dung liên quan và soạn thảo phản hồi nhanh chóng, chính xác. Tuy nhiên, hiện tại Mail Plus vẫn chưa cho AI đọc file đính kèm mà chỉ đọc nội dung email mà thôi. Cần gì thì vẫn phải lưu về và dùng document để nhờ AI xử lý.

Nhìn chung thì sau khi test thử giải pháp này, ông bạn SME của mình khá hài lòng do giải quyết được các vấn đề khá cơ bản, lại có sự hỗ trợ của GenAI, còn chi phí cho API Gemini thì chắc chắn phải bỏ ra rồi. Nhưng đổi lại có thể tận dụng phần cứng và hệ sinh thái cũng như workflow có sẵn mà không cần đầu tư hay chuyển đổi AI chi cho phức tạp tốn kém. Đặc biệt nếu trong các lĩnh vực nhạy cảm như ca của ông bạn mình là làm ngành y, hay luật hoặc tài chính thì giải pháp này của Synology sẽ ngăn được nỗi lo gởi dữ liệu thô lên cloud mà không có biện pháp kiểm soát an toàn. Đồng thời, chi phí tiết kiệm so với Copilot của Microsoft là khá nhiều.

Tuy nhiên nếu muốn đầu tư mới, nó đòi hỏi bạn có một team IT để setup và quản lý cơ bản toàn hệ thống này cũng như các thành phần khác của hệ thống NAS. Nhưng dù sao đi nữa, mình nhận thấy là Synology chọn một chiến lược khá hay, thay vì đối đầu trực tiếp với Microsoft về các tính năng thì họ tạo ra tính năng an toàn, kiểm soát và cũng thực dụng hơn khá nhiều, đặc biệt là đối với các SME châu Á vốn thắt lưng buộc bụng vẫn là một phần trong văn hóa linh doanh.