Các giải pháp check in sự kiện phổ biến (Giải pháp check in sự kiện bằng QR Code là xu hướng)

Có thể nói, giải pháp check in này tuy sẽ mất thời gian, nhân lực, chi phí trong quá trình gửi vé đến cho khách mời, nhưng hoạt động check in lại diễn ra khá dễ dàng. Chỉ cần cầm theo tờ vé đi qua cổng check in là có thể vào tham gia sự kiện.
Tuy hoạt động check in được diễn ra nhanh chóng nhưng nó tiềm ẩn nhiều rủi ro không đáng có như:

• Khách mời làm thất lạc, mất vé : Trong trường hợp khách mời của bạn làm mất, thất lạc vé mời, và nó có thể được nhặt được bởi một người khác, thì điều này rất không hay mặc dù vấn đề lỗi là do khách mời bảo quản không tốt vé của mình.

Vé mời có thể bị mất, thất lạc hay nhầm vé

• Nhà tổ chức gửi nhầm vé, làm mất vé, gửi vé không kịp thời gian : trường hợp nhầm lẫn từ nhà tổ chức hoặc gặp vấn đề trong khâu vận chuyển vé mời dẫn đến khách hàng không nhận được vé là một lỗi nghiêm trọng, làm mất uy tín trong lòng khách hàng.
• Tốn chi phí in ấn, tài nguyên : đối với một sự kiện lớn sử dụng giải pháp vé giấy đa số vé sẽ được in màu, đổ bóng, giấy chất lượng tốt... để trông đẹp mắt và tránh dễ rách do đó nhà tổ chức sẽ cần chi khoản tiền kha khá cho việc in ấn vé. Thêm nữa, việc sử dụng vé giấy cũng có nguy cơ gây ô nhiễm môi trường và tiêu tốn tài nguyên, những chiếc vé rơi rải rác khắp nơi tại hồi trường sau sự kiện thật là một hình ảnh không đẹp.

Vé giấy thường được in màu bằng loại giấy chất lượng

• Không thể đón tiếp được khách mời một cách chu đáo : vì chỉ cần có vé là ai cũng có thể dễ dàng tham gia sự kiện, nên việc kiểm soát số lượng cũng như đối tượng khách mời không được đảm bảo, dẫn đến việc nhà tổ chức sẽ gặp các sai sót trong quá trình đón tiếp những khách mời, đối tác quan trọng, khách VIP.

2. Giải pháp check in sự kiện bằng danh sách excel
Một giải pháp cũng được nhiều nhà tổ chức sử dụng trong check in sự kiện là check in bằng bảng dữ liệu excel. Khi đó, nhà tổ chức sẽ chuẩn bị một danh sách các khách mời tham gia sự kiện trên máy tính, hoặc in ra giấy. Khách mời đến sẽ đọc tên và nhân viên check in sẽ đánh dấu hoặc lưu lại là khách mời đã có mặt tại sự kiện. Cách làm này, tuy giảm thiểu được chi phí in ấn vé và vận chuyển nhưng :

• Thời gian check in quá lâu : việc nhân viên cần phải lướt và tìm đúng tên, đúng thông tin khách đến check in tốn rất nhiều thời gian. Khách mời xếp hàng dài chờ đợi, mệt mỏi, làm cho ấn tượng về một sự kiện không còn mấy tốt đẹp.

Khách mời xếp hàng dài, chờ đợi check in

• Nhầm lẫn thông tin : có thể các thông tin của khách mời sẽ trùng nhau như tên giống nhau, và việc nhầm lẫn trong check in rất dễ xảy ra
• Không khả quan đối với sự kiện quy mô lớn : một sự kiện nhỏ có thể sử dụng giải pháp check in thủ công này, nhưng vì tốn quá nhiều thời gian, thiếu chuyên nghiệp nên sẽ không thể áp dụng cho sự kiện lớn, nhiều khách mời tham dự, khu vực check in thường sẽ tập trung đông người dẫn đến việc sự kiện chưa diễn ra nhưng khách mời không còn hào hứng mấy vì quá mệt mỏi vì chờ đợi.

3. Giải pháp check in sự kiện bằng mã QR qua máy quét mã vạch, QR
Dưới sự phát triển của công nghệ thông tin, mã QR không còn mấy xa lạ đối với mọi người, việc áp dụng mã QR vào cuộc sống dần trở nên rộng rãi vì những ưu điểm nổi bật như chính xác, nhanh chóng, chuyên nghiệp. Đặc biệt, đối với nhà tổ chức sự kiện thì giải pháp check in bằng mã QR là giải pháp tối ưu hiện nay. Tuy nhiên, ở giải pháp này cũng tồn tại một số điểm yếu của nó như:

• Mua, thuê máy quét mã QR tốn kém : giá trung bình của một chiếc máy quét mã QR khoảng từ 2 đến 6 triệu đồng, chi phí để đầu tư một loạt thiết bị quét mã như vậy khá tốn kém, chưa kể đến trường hợp máy hỏng hóc cần sửa hoặc thay thiết bị mới. Một cách khác, nhà tổ chức có thể thuê máy hoặc sử dụng dịch vụ quét vé bên ngoài, trung gian, tuy nhiên sẽ phải phụ thuộc một phần vào bên cho thuê dịch vụ, nhà tổ chức không hoàn toàn đảm bảo được những sự cố có thể xảy ra.

Sử dụng máy quét mã QR trong check in sự kiện

• Vận chuyển, bảo quản máy quét và các thiết bị liên quan : hiện nay, máy quét mã QR có thể kết nối với hầu hết các thiết bị điện tử như máy tính, laptop, điện thoại,... có dây hoặc không dây (bluetooth), tuy nhiên không phải thiết bị nào cũng giống nhau và cần thêm sự hỗ trợ của các thiết bị khác như dây dẫn, các loại dây cáp... Do đó, gây khó khăn đầu tiên trong việc lắp ráp, chuẩn bị thiết bị để check in, cần người có chuyên môn. Thứ hai, việc vận chuyển, bảo quản các thiết bị này cũng khó khăn hơn.

4. Giải pháp check in sự kiện bằng mã QR qua điện thoại (giải pháp check in tối ưu nhất phù hợp nhất với xu hướng hiện nay)
Có thể nói giải pháp check in bằng mã QR trên điện thoại chính là giải pháp tối ưu nhất từ trước đến nay. Giải pháp này có thể giải quyết tất cả các nhược điểm của các giải pháp trên, chuyên nghiệp, nhanh chóng và ấn tượng, đem lại một trải nghiệm mới hoàn toàn cho cả nhà tổ chức và những khách mời.
Giải pháp check in sự kiện bằng mã QR qua điện thoại là giải pháp check in mới nhất, phù hợp với xu hướng hiện đại từ những năm lại gần đây, giải pháp này được phù hợp cho các nhà tổ chức sự kiện ở mọi quy mô.
Với hệ thống các tính năng nổi bật giúp nhà tổ chức giải quyết các khó khăn :

• Gửi vé đến khách mời tiết kiệm, bảo mật : việc lựa chọn giải pháp check in thường quyết định đến khâu gửi vé đến khách mời. Hệ thống sẽ tự động gửi thư mời đến khách hàng qua thư điện tử là email một cách chính xác, kèm theo một mã QR dùng để check in. Với mẫu vé được thiết kế thông minh, gửi vé đồng thời cho hàng nghìn khách mời chỉ mất khoảng vài giây những vẫn mang tính cá nhân hóa, thư mời kèm theo tên riêng, mã vé riêng. Việc nhà tổ chức gửi vé đến khách mời và mời cụ thể tên của họ thay vì chỉ gửi một chiếc vé thông thường thì sẽ nhận được nhiều hảo cảm từ khách hàng, họ sẽ cảm nhận được sự quan tâm, chu đáo từ phía nhà tổ chức.

Vé điện tử được tạo tự động theo thiết kế riêng của từng nhà tổ chức

• Giảm thiểu nhiều chi phí, nhân lực : sử dụng giải pháp check in bằng mã QR qua điện thoại của, giảm thiểu được nhiều chi phí như chi phí in ấn, vận chuyển vé mời, chi phí mua, thuê máy quét mã QR. Nhà tổ chức chỉ cần chuẩn bị chiếc điện thoại thông minh được kết nối wifi, sau đó đăng nhập thành công tài khoản nhà tổ chức là có thể dễ dàng quét vé, check in QR cho khách mời. Tham khảo chi của một nền tảng tạo vé điện tử online tại đây.
• Check in bằng mã QR nhanh chóng, chính xác : với hệ thống quản lý mạnh mẽ, đáp ứng yêu cầu check in nhanh chóng của nhà tổ chức. Không còn bắt khách mời chờ đợi lâu, chỉ chưa đến 1 giây/vé, quá trình check in sự kiện sẽ diễn ra suôn sẻ và chuyên nghiệp, gây được ấn tượng tốt với khách mời và góp phần nâng tầm chất lượng sự kiện cho bạn.

Quét vé điện tử (vé QR code) qua điện thoại di động (android/ios)

• Quản lý toàn bộ trong hệ thống : với giải pháp check in bằng vé giấy, nhà tổ chức cần thuê in ấn, vận chuyển, còn check in bằng máy quét QR, có thể nhờ đến bên dịch vụ quét vé, cho thuê máy trung gian, do đó có những việc, sự cố nhà tổ chức không thể hoàn toàn kiểm soát và đưa ra cách ứng phó kịp thời được. Với hệ thống này, tất cả các khâu quản lý vé, gửi thư mời, check in sự kiện,... được thao tác toàn bộ trên hệ thống, không cần sử dụng dịch vụ bên ngoài, vì vậy mà giảm thiểu nhiều hơn các rủi ro không đáng có trong quá trình check in nói riêng và tổ chức sự kiện nói chung.

Hệ thống quản lý mạnh mẽ đảm bảo nắm bắt tình hình sự kiện một cách nhanh nhất

Ngoài tính năng giúp nhà tổ chức thực hiện check in sự kiện một cách nhanh chóng, chuyên nghiệp, còn cũng cấp nhiều các giải pháp, dịch vụ khác giúp cho sự kiện của nhà tổ chức trở nên ấn tượng như :

• Hỗ trợ đăng ký vé: không cần chuẩn bị, nhập liệu một danh sách khách mời hay sử dụng một ứng dụng, công cụ khác như biểu mẫu để khách có thể đăng ký tham gia sự kiện. Hỗ trợ khách đăng ký tham gia trực tiếp trên nền tảng online, nhà tổ chức chỉ cần cho họ biết về sự kiện của mình.
• Quản lý khách mời: với một hệ thống quản lý mạnh mẽ và thông minh, giúp bạn theo dõi được lượng khách tham gia sự kiện một cách dễ dàng. Ngoài ra không lo về vấn đề bảo mật, gian lận so với cách truyền thống khi một khách mời làm mất vé và được sử dụng bởi một người khác là điều không hay.
• Mua, bán vé đơn giản, an toàn: nhà tổ chức bật chế độ bán vé cho phép khách hàng mua vé. Với nhiều phương thức thanh toán phổ biến như Vnpay, thẻ nội địa và tài khoản ngân hàng, thẻ quốc tế, tài khoản online,... hỗ trợ khách mua vé nhanh chóng, an toàn nhất.
• Quản lý cùng đội nhóm: phân quyền truy cập đối với từng chức năng khác nhau cho các thành viên giúp việc quản lý trở nên hiệu quả, tiết kiệm thời gian.
• Thu thập, báo cáo thống kê chính xác: hệ thống online sẽ cho bạn thấy những con số cụ thể nhất về quản lý khách mời, thời gian, lượt quan tâm sự kiện, báo cáo doanh thu,... để nhà tổ chức có thể theo dõi và đánh giá sự thành công của sự kiện cũng như rút ra được kinh nghiệm cho những sự kiện lần sau.
• Vòng quay may mắn: để tạo thêm điểm nhấn cho sự kiện, vòng quay may mắn là một ý tưởng không tồi. Tổ chức một trò chơi nho nhỏ và thử sức với sự may mắn làm cho khán giả cảm thấy hồi họp, tò mò, hứng thú,... tạo nên không gian náo nhiệt cho sự kiện.

Hệ thống tích hợp sẵn rút thăm trúng thưởng cho Khách mời tham gia sự kiện

• Gửi thư nhắc nhở và cảm ơn : nhà tổ chức có thể sử dụng tính năng gủi thư để nhắc nhở khách hàng tham gia sự kiện khi gần đến ngày sự kiện diễn ra và gửi thư cảm ơn họ đã tham gia sau khi sự kiện kết thúc. Những hành động tưởng chừng nhỏ này, nhưng có sức mạnh to lớn trong việc gây hảo cảm với khách mời.

Một trong nhưng nền tảng với đầy đủ những đặc tính của giải pháp check in vé điện tử QR code qua điện thoại trên bạn có thể tham tham khảo nền tảng Tickmi – Giải pháp check in sự kiện chuyên nghiệp phù hợp với mọi quy mô. Giải pháp check in sự kiện của Tickmi giúp nhà tổ chức tạo vé QR code (vé điện tử), bán vé điện tử (Vé QR code), và check in vé bằng điện thoại mà còn có rất nhiều các công cụ hỗ trợ nhà tổ chức sự kiện tổ chức sự kiện của mình một cách chuyên nghiệp như tích hợp sẵn Mini game Rút thăm trúng thưởng (lucky draw), thư cảm ơn, … cho tập khách hàng đã tham gia (đã check in sự kiện)
Tickmi sẽ giúp nhà tổ chức gây ấn tượng được với khách mời về sự chuyên nghiệp ngay từ những giây đầu tiên, từ việc gửi vé điện tử đến việc check in. Tạo vé điện tử chuyên nghiệp với nhiều lĩnh vực khác nhau, phù hợp với nhiều đối tượng, mọi quy mô sự kiện từ nhỏ đến lớn.
Tickmi - Giải pháp check in sự kiện tối ưu, mới nhất hiện nay để hướng tới một sự khác biệt, trải nghiệm mới cho khách hàng, vé điện tử (vé qr code) ấn tượng theo thiết kế riêng, luôn mong muốn được lắng nghe và hoàn thiện để đem đến cho khách hàng một trải nghiệm tốt nhất.
Tickmi đang dành tặng 100 vé qr code để check in sự kiện miễn phí mỗi tháng cho tất cả các thành viên sau khi tạo tài khoản trên Tickmi.
Đăng ký tài khoản miễn phí tại : Tại đây
Hoặc liên hệ tư vấn trực tiếp tại:
⚜️Hotline : 090.26.28.299 - Email : contact@tickmi.com
⚜️Website : https://tickmi.com
⚜️Facebook : https://www.facebook.com/TickmiPlatform

facebook.com

Hãy đăng nhập Facebook để bắt đầu chia sẻ và kết nối với bạn bè, gia đình và những người bạn biết.

facebook.com

⚜️Youtube : https://www.youtube.com/@TickmiPlatform