Top 5 Phần Mềm Quản Lý Quán Cafe Miễn Phí 2023

Bạn là chủ quán cafe chuẩn bị kinh doanh hoặc đã mở quán. Bạn muốn quản lý quán cafe khoa học, dễ dàng hơn. Hãy để PhanMemCaPhe.com giới thiệu đến bạn những chức năng cơ bản của một phần mềm quán cafe và top 5 phần mềm quản lý quán cafe miễn phí hoàn toàn.

1. Phần mềm quản lý quán cafe cụ thể là gì?

Bạn đã hoặc sắp mở một quán cafe. Chúng tôi hiểu những khó khăn ban đầu khi bạn bắt đầu kinh doanh. Những khó khăn mình hay nghe của các khách hàng sử dụng phầm mềm quán cà phê thường sẽ như thế này:

- Nhân viên order cho khách khá chậm, đôi thi sai món làm khách hàng khó chịu. 1 ca tới 4 bạn nhân viên mà vẫn làm không hết việc;
- Tính tiền cho khách thì lâu, đôi lúc còn tính tiền sai sai nên khách họ phàn nàn;

- Thống kê doanh thu, kết quả kinh doanh khá mệt. Tối nào về cũng phải dở sổ sách ra đối chiếu, xem lại có đúng không. Việc này khiến bạn tốn rất nhiều thời gian để vận hành quán, thời gian cho gia đình và các mối quan hệ khác cũng bị giảm đi;
- Kho hàng, thu chi tiền còn nhiêu hay nhiêu. Nên cảm giác bức rức khó chịu khi thống kê kinh doanh. Liệu rằng một sáng sớm thức giấc bạn có bao giờ tự hỏi việc kinh doanh có tốt không và nó đang như thế nào chưa. Thật sự rất khó khi không có những báo cáo hoạt động kinh doanh cụ thể.

Tại Việt Nam không quá 20% quán cafe đang sử dụng phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm tính tiền, phần mềm quản lý kho hàng. Phần vì ngại thay đổi cách quản lý truyền thống, phần vì nghĩ rằng mình quản lý như vậy đã ổn rồi. Tuy nhiên rất nhiều quán vượt qua những suy nghĩ và bắt đầu dùng phần mềm quản lý quán cafe. Hầu hết họ rất hài lòng vì sự tiện lợi mà nó mang lại.

Phần mềm quản lý quán cafe sẽ giúp chủ quán giải quyết tất tần tật các nhu cầu quản lý trong quán cafe. Bằng cách áp dụng phần mềm vào quản lý, cửa hàng sẽ được vận hành nhanh hơn, đơn giản và chính xác hơn. Từ đó chủ quán sẽ có nhiều thời gian để tìm kiếm khách hàng, có thời gian cho gia đình và các mối quan hệ khác.

Lợi ích khi dùng phần mềm quản lý quán cafe

Anh Hải chủ 1 quán cafe quy mô 30 bàn tại Thủ Đức chia sẻ “Bây giờ không dùng phần mềm anh không biết quản lý kiểu gì luôn, thực sự là dùng phần mềm giúp giảm tải áp lực công việc quản lý rất nhiều". Đây là một chia sẻ thật của một chủ quán đã dùng phần mềm quản lý quán cafe ngay từ đầu. Nó giúp anh quản lý quán dễ dàng, nhanh chóng hơn khi chưa sử dụng rất nhiều. Sự khác biệt này có thể mô tả chi tiết bằng bảng sau.

Những lợi ích của nó là không thể chối từ nhất là trong giai đoạn số hóa doanh nghiệp đang nóng hơn bao giờ hết. Phần mềm quản lý quán cafe giúp anh chị dễ dàng quản lý hoạt động kinh doanh. Từ đó dành nhiều thời gian để chăm sóc khác hàng hoặc quan tâm tới các mảng kinh doanh khác.

Bán hàng, in hóa đơn nhanh chóng và chuẩn xác tuyệt đối

Nhập liệu order của khách hàng, báo cho bộ phận quầy bar bằng phần mềm quản lý quán cafe trên điện thoại di động. Hoặc khách hàng có thể order tại quầy, nhân viên thu ngân sử dụng màn hình cảm ứng để nhập order, in hóa đơn thanh toán và thu tiền nhanh chóng. Điều này khiến nghiệp vụ order - in hóa đơn - Thu tiền được khép kín giúp gian lận được kiểm soát.

Đặc biệt bạn sẽ rất sửng sốt với chức năng order trên điện thoại. Chức năng này có thể sẽ giúp giảm đến 50% nhân sự vận hành của quán cafe đấy. Bạn hãy xem video này sẽ rõ về chức năng order bằng điện thoại.

Quản lý danh mục hàng hóa, giá bán, phòng bàn

Bạn có thể dễ dàng thiết lập danh sách hàng hóa của quán, giá bán, sơ đồ phòng bàn cho quán có thể phân theo khung giờ, khu vực. Việc thay đổi giá bán cũng khá dễ dàng tại bất cứ đâu có internet. Ngoài chức năng nhập tay mất nhiều thời gian bạn có thể Import từ bảng excel rất nhanh chóng. Hình ảnh hàng hóa, giá bán được cần được trình bày đơn giản, dễ nhìn, khó nhầm lẫn. Điều này được rất nhiều bạn nhân viên thu ngân thích thú và tin tưởng.

Nhân viên phục vụ order và ghi món nhanh chóng

Nhân viên sẽ sử dụng điện thoại di động hoặc máy tính để ghi order món cho khách. Phần mềm quản lý quán cafe cho phép nhân viên tìm theo món, theo nhóm hàng hoặc kéo thả món mà khách chọn. Thay vì trước kia nhân viên phải dùng giấy viết để ghi. Gặp bạn chữ đẹp thì không nói. Gặp bạn chữ xấu thì quầy pha chế đọc món mệt mỏi lắm. Ngoài ghi món và số lượng, nhân viên cũng có thể thêm ghi chú của khách hàng. Ít ngọt, it đường, ít đá là những ghi chú có thể tạo sẵn để nhân viên có thể lựa chọn nhanh hơn.

Hỗ trợ bộ phận pha chế, nhà bếp không sót đồ uống

Sau khi nhân viên order và ghi món xong. Nhân viên chỉ cần nhấn thống báo cho bộ phận bar. Máy in chế bar sẽ in phiếu chế biến để thông báo với quầy bar kèm âm thanh để gây chú ý.

Trước kia bạn sẽ rất đau đầu vì bar thường xuyên làm thiếu món. Với việc sử dụng phần mềm quản lý quán cafe, điều này sẽ được giảm thiểu tối đa. Bạn chỉ cần bổ sung thêm bảng mô tả công việc nhân viên quán cafe. Mọi công việc trong quán cafe sẽ diễn ra khép kín và khoa học.

Hỗ trợ thu ngân in bill chuẩn xác, thu tiền nhanh chóng

Khách hàng gọi tính tiền ở bàn nào thì nhân viên sẽ in phiếu tạm tính cho bàn đó. Nhân viên sẽ thu tiền tại bàn hoặc khách hàng thanh toán tại quầy (trường hợp khách order tại quầy). Phần mềm có thể ghi nhận số tiền khách đưa để tính tiền thừa trả khách. Khâu tính tiền nhanh chóng và hạn chế rủi ro sai sót rất tốt.

Báo cáo doanh thu từ xa chi tiết, chặt chẽ bằng điện thoại

Báo cáo kinh doanh đóng vai trò lớn trong quản lý vận hành quán cafe. Tình hình hoạt động kinh doanh từ hàng hóa đến khách hàng và thời gian sẽ hiển thị chi tiết. Những báo cáo này có ý nghĩa rất lớn đối với nhà quản lý. Đa phần các nhà quản lý sẽ đưa ra quyết định chiến lược kinh doanh, bán hàng dựa vào các con số báo cáo này. Có rất nhiều mẫu báo cáo giúp người chủ, quản lý quán cafe dễ dàng thấy được tình hình và đưa ra quyết định.

Đặc biệt đối với các phần mềm quản lý quán cafe online. Chủ quán sẽ được sử dụng ứng dụng báo cáo kết quả kinh doanh trên điện thoại. Những báo cáo này có thẻ thông báo mọi lúc mọi nơi có internet. Bạn hoàn toàn có thê nằm trên bãi cát trắng ở Phú Quốc những vẫn quản lý được việc kinh doanh quán cafe tại Tp.HCM.

Quản lý chi phí chặt chẽ, giảm thất thoát

Khi có bất kỳ nhiệp vụ chi tiền nào từ cửa hàng, nhân viên hoặc người quản lý sẽ nhập liệu. Kết hợp với doanh thu của của hàng chủ quán sẽ có báo cáo dòng tiền cụ thể. Ngoài ra chức năng công nợ nhà cung cấp giúp bạn quản lý được nở cửa hàng tốt và dễ dàng hơn.

Các chi phí vận hành, biến đổi sẽ được thể hiện rõ ràng. Người quản lý và nhà quản trị sẽ có tầm nhìn rõ ràng về tài chính quán. Từ đó đưa ra quyết định kịp thời giúp kết quả kinh đoanh được cải thiện.

Quản lý kho hàng quán cafe chuẩn, nhập xuất tồn tính định lượng nhanh

Nếu anh chị hỏi Trung làm quán cafe điều gì quan trọng nhất thì đó là “tăng lợi nhuận”. Còn nếu hỏi làm quán cafe cái gì khó làm nhất thì đó chính là quản lý kho hàng. Bởi vì bạn sẽ phải đảm bảo nhân viên pha chế làm đúng theo công thức. Thất thoát nguyên vật liệu phải được kiểm soát. Việc này tốn rất nhiều thời gian của người quản lý. Từ đó khiến họ ít thời gian để suy nghĩ về việc phát triển doanh thu. Bạn hoàn toàn có thể thiết lập định lượng và tính toán giá vốn hàng bán. Từ đó sẽ kiểm soát tương đối tồn kho lý thuyết của quán cafe.

Top 5 phần mềm quản lý quán cafe tốt nhất và miễn phí

Top 1: DanTriSoft - phần mềm quản lý quán cafe tinh gọn dễ dùng nhất

Dân Trí Soft được thành lập năm 2015 với phiên bản phần mềm quản lý quán cafe offline vàphần mềm online. DanTriSoft là một trong số rất ít công ty làm phần mềm quản lý quán cafe có cả 2 phiên bản phần mềm là offline và online. Nếu bạn muốn sử dụng phần mềm quản lý offline vĩnh viễn thì không có nhiều lựa chọn tốt hơn Dân Trí Soft. Còn nếu bạn muốn sử dụng phần mềm online, công nghệ điện toán đám mây có thể sử dụng được trên tất cả các thiết bị thông minh thì phần mềm online DanTriSoft là lựa chọn.

DanTriSoft có phần mềm quản lý quán cafe miễn phí vĩnh viễn dành tặng chủ quán cafe, tính đến tháng 12/2021 đã có hơn 120.000+ chủ quán trên toàn quốc lấy dùng phần mềm cafe miễn phí này.

Chức năng của phần mềm quản lý quán cafe DanTriSoft:
- Thiết lập sơ đồ khu vực, bàn cho quán cafe.- Thiết lập menu hàng hóa, giá bán, thiết lập nhiều bảng giá bán cho các khu vực khác nhau và phần mềm tự động tính đúng giá tiền.
- Order món đặc biệt là order bằng điện thoại, thêm/sửa/xóa món ăn.
- In bill thanh toán, tổng kết ca cho các thu ngân chính xác nhanh chóng.
- Báo cáo doanh thu theo ngày/tuần/tháng/năm, báo cáo chi tiết doanh thu theo nhu cầu quản lý.
- Quản lý kho hàng, nhập - xuất - tồn, tính định lượng hàng hóa nhanh chóng.
- Kiểm soát chi phí hàng ngày, tuần, tháng để kiểm soát chi phí kinh doanh, báo cáo lãi lỗ.
- Quản lý thông tin khách hàng, thông tin thẻ VIP.
- Quản lý công nợ mua hàng, công nợ khách hàng, lịch sử thu/chi công nợ.
- Ứng dụng trên điện thoại cho chủ quán để nắm bắt mọi tình hình hoạt động kinh doanh của quán mà không cần có mặt ở quán.

>> Lấy dùng: phần mềm quản lý quán cafe DanTriSoft miễn phí

Top 2: Kiotviet - phần mềm quản lý quán cafe tốt nhất

Phần mềm quản lý mảng FnB của KiotViet đã được phát triển từ năm 2018 với các tính năng cơ bản và nâng cao. Bạn có thể sử dụng ứng dụng order và quan lý trên điện thoại. Ngoài ra ứng dụng bán hàng trên máy tính phục vụ cho thu ngân thao tác đơn giản và sử dụng dễ dàng. Phát triển từ năm 2012, đến nay KiotViet đang có khoảng 20.000 quán sử dụng để quản lý quán cafe.

Các chức năng cơ bản của phần mềm quản lý quán cafe KiotViet:
- Bán hàng, in hóa đơn, order trên điện thoại di động, báo quầy bar;
- Báo cáo kinh doanh trên máy tính, điện thoại;
- Phân quyền nhân viên;
- Quản lý thu chi, dòng tiền;
- Quả lý định lượng, tồn kho;
- Quản lý chuỗi quán cà phê;


>> Đăng ký dùng: phần mềm quản lý quán cafe miễn phí Kiotviet

Top 3: POS365 - phần mềm quản lý quán cafe miễn phí tin cậy

Nhắc đến phần mềm quản lý quán cafe mà không nhắc tới Pos365 là một sai sót lớn vì Pos365 là phần mềm quản lý quán cafe miễn phí, tinh gọn nhất. Phần mềm quán cafe Pos365 hỗ trợ order, thu ngân, tính tiền nhanh và chính xác. Kiểm soát tốt thu chi và mức độ tiêu hao nguyên liệu làm đồ uống của quán. Nhiều mẫu báo cáo, thống kê chi tiết giúp bạn quản lý quán của mình tốt hơn. Được phát triển riêng cho mô hình quán cafe, quán trà sữa, quán trà chanh.

Một số tính năng nổi bật của phần mềm này:
- Giúp nhân viên order nhanh hơn qua màn hình bán hàng và điện thoại;
- Tính tiền chính xác và gần như không có sai sót nhờ hệ thống công thức chuẩn;
- Các chương trình tích điểm, khuyến mãi giúp giữ chân khách hàng;
- Tích hợp nhiều hình thức thanh toán khác nhau như thanh toán qua thẻ, tiền mặt.

>> Đăng ký dùng: phần mềm quản lý quán cafe POS365 miễn phí

Top 4: Sapopos - phần mềm bán quán cafe miễn phí dễ dùng

Phát triển song song với phần mềm KiotViet, Sapo tạo ra cuộc đua song mã trong từng lĩnh vực đối với ông lớn Kiotviet. Sản phẩm Sapo FnB là một trong những phần mềm quản lý của Sapo sử dụng cho mảng nhà hàng, cafe. Những ưu điểm của phần mềm Cafe Sapo:

- Tích hợp với weborder: Khách hàng dễ dàng order món trên website riêng của quán cafe;
- Tính tiền thanh toán không chạm: Khách hàng có thể thanh toán quẹt thẻ, quét mã QR
- Giảm chi phí vận hành cho mùa dịch;
- Lên order nhanh chóng và tiện lợi trên điện thoại, Tablet;
- Không sai sót trong khâu vận hành, order và tiếp thực;
- Thanh toán nhanh và tiết kiệm thời gian của cửa hàng;

Quy trình order trên phần mềm Sapo Cafe:
Bước 1: Khách gọi món, nhân viên order trên thiết bị cần tay;
Bước 2: Chuyển order tới quầy bar để chế biến;
Bước 3: Khách yêu cầu thanh toán, thu ngân in hóa đơn tạm;
Bước 4: Xem báo cáo kinh doanh trên điện thoại.

>> Đăng ký dùng: phần mềm quản lý quán cafe miễn phí Sapopos

Top 5: PhanMemCaPhe.com - phần mềm quản lý quán cafe miễn phí được yêu thích nhất

PhanMemCaPhe.com chuyên về phần mềm quản lý quán cafe, với hơn 50.000+ quán cà phê trên toàn quốc chọn dùng phần mềm quán lý quán cafe miễn phí được yêu thích nhất PhanMemCaPhe.com

Các chức năng của phần mềm quản lý quán cà phê PhanMemCaPhe.com:
- Bán hàng, in hóa đơn, order trên điện thoại di động, báo quầy bar;
- Báo cáo kinh doanh trên máy tính, điện thoại;
- Phân quyền nhân viên;
- Quản lý thu chi, dòng tiền;
- Quản lý kho hàng, nhập - xuất - tồn, tính định lượng hàng hóa nhanh chóng.
- Kiểm soát chi phí hàng ngày, tuần, tháng để kiểm soát chi phí kinh doanh, báo cáo lãi lỗ.
- Quản lý thông tin khách hàng, thông tin thẻ VIP.

>> Đăng ký dùng: phần mềm quản lý quán cafe miễn phí PhanMemCaPhe.com

Trên đây là bài viết chia sẻ về Top 5 phần mềm quản lý quán cafe miễn phí hoàn toàn để bạn có thể chọn dùng phần mềm phù hợp nhất với nhu cầu. Hãy vào trực tiếp từng phần mềm miễn phí để lấy về sử dụng. Chúc bạn chọn được phần mềm quản lý quán cafe miễn phí tốt nhất để sử dụng.

>> Đọc thêm:

• Phần mềm bán hàng miễn phí vĩnh viễn tặng cộng đồng
• Review Top 10 Phần Mềm Quản Lý Karaoke Miễn Phí 2022
• Top 4 Phần Mềm Quản Lý Karaoke Miễn Phí Tốt Nhất
• Phần Mềm POS365 Miễn Phí Quán Cafe, Quán Ăn, Nhà Hàng