Quản lý tài sản và nhân viên luôn là một vấn đề khó khăn đối với các chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nếu làm không tốt, tài sản rất dễ thất thoát và ảnh hưởng đến doanh thu của công ty. Tuy nhiên nếu quy mô chưa quá lớn, việc đầu tư các máy móc, phần mềm quản lý lại vô cùng tốn kém, thì iAttendance (https://iattendance.co) là một giải pháp có thể giải quyết tình huống cho cơ sở kinh doanh mà anh em có thể cân nhắc đến.
Hiện nay, rất nhiều các doanh nghiệp vừa và nhỏ đều dùng hình thức máy chấm công quét vân tay truyền thống. Mặc dù phổ biến nhưng hình thức này có rất nhiều nhược điểm như gây ùn tắc khu vực chấm công trước giờ làm, mọi người phải chờ đợi nhau để khi đến lượt quét vân tay, thì cũng đã chậm trễ giờ làm. Hay việc dùng chung máy mất vệ sinh, gây ảnh hưởng đến tính hiệu quả của máy,… Thì với iAttendance việc chấm công có thể diễn ra trên chính các thiết bị điện tử của mỗi nhân viên, không phải chờ đợi hay gặp phải tình huống vì chờ máy mà Check-in giờ làm muộn nữa.
iAttendance sẽ tạo ra những mã QR code dành cho từng cổng Check-in khác nhau, nhân viên có thể dùng điện thoại hoặc laptop cá nhân để chấm công.
1. Chấm công bằng QR
Hiện nay, rất nhiều các doanh nghiệp vừa và nhỏ đều dùng hình thức máy chấm công quét vân tay truyền thống. Mặc dù phổ biến nhưng hình thức này có rất nhiều nhược điểm như gây ùn tắc khu vực chấm công trước giờ làm, mọi người phải chờ đợi nhau để khi đến lượt quét vân tay, thì cũng đã chậm trễ giờ làm. Hay việc dùng chung máy mất vệ sinh, gây ảnh hưởng đến tính hiệu quả của máy,… Thì với iAttendance việc chấm công có thể diễn ra trên chính các thiết bị điện tử của mỗi nhân viên, không phải chờ đợi hay gặp phải tình huống vì chờ máy mà Check-in giờ làm muộn nữa.
iAttendance sẽ tạo ra những mã QR code dành cho từng cổng Check-in khác nhau, nhân viên có thể dùng điện thoại hoặc laptop cá nhân để chấm công.
Chi tiết hơn, quản trị viên có thể lựa chọn cài đặt 1 trong 3 hình thức chấm công: nhập Password, Vân tay, Vân tay kèm ảnh chụp. Nói thêm về lựa chọn ‘vân tay kèm ảnh chụp’, sau khi quét mã QR và đưa vân tay/nhận diện khuôn mặt, nhân viên sẽ phải thêm bước chụp ảnh cá nhân và mã quét ngay tại thời điểm đó. Việc làm này nhằm lưu trữ và giúp công ty phòng tránh các trường hợp gian lận tốt hơn. Lưu ý rằng, phần mềm sẽ sử dụng GPS để đảm bảo việc check-in/check-out trong phạm vi bán kính gần công ty mà thôi. Do đó, nếu bạn quét mã QR từ xa thì phần mềm cũng không ghi nhận kết quả đó. Việc Check-in bằng vân tay và nhận diện khuôn mặt sẽ tuỳ thuộc vào các tính năng của thiết bị mà nhân viên đang dùng.
Nhân viên hoàn toàn có thể theo dõi và kiểm tra quá trình chấm công của mình trên trang web iAttendance hoặc app iAttendance, cũng như báo cáo các sai sót ngay lập tức. Để tiện cho những lần đăng nhập sau, người dùng có thể cài lưu cookies để không cần phải nhập email và password lại (cho trường hợp Check-in bằng password).
2. Timelog cho phép công ty (đối tác) có thể phê duyệt
Ở trường hợp những công ty chấm công nhân viên dựa vào hiệu quả công việc thay vì số giờ làm 8 tiếng thông thường, thì iAttendance cũng có tính năng là Timelog. Ở tính năng này nhân viên có thể tự báo cáo những dự án mình đã làm trong tháng đó và để sếp phê duyệt.
Nhân viên tự tạo và gửi bảng chấm công theo form mà công ty đã soạn sẵn, có thể đính kèm thêm tập tin hoặc ghi chú.
Trong tình huống công ty có dịch vụ outsource ra ngoài, thì thay vì nhân viên phải gửi file timelog cho quản lý phía đối tác phê duyệt, họ có thể làm mọi thứ ngay trên ứng dụng. Tránh việc phải gửi mail qua lại và chờ đợi, cũng như là dễ dàng trong khâu quản lý hơn.
Bảng chấm công sẽ hiển thị đầy đủ cho người phê duyệt
Quảng cáo
Lấy ví dụ cho dễ hình dung là: nhân viên trong công ty của bạn (tạm gọi công ty A) phải sang bên đối tác (bên B) thực hiện dự án trong 1 thời gian ngắn. Tình huống lúc này là nhân viên không đến công ty của bạn để chấm công được, và họ phải tự báo cáo công việc tháng đó thông qua một file để quản lý phía B phê duyệt, xác thực, sau đó file lại được chuyển về phía bạn (A) để thanh toán lương. Những công đoạn qua lại này rất dễ xảy ra sai sót, chậm trễ và còn khó quản lý. Vì thế, iAttendance cũng có tính năng để khắc phục vấn đề này, những thông tin này đều sẽ được hiển thị trong ứng dụng, có thể rà soát và kiểm tra lại dễ dàng trong tương lai.
3. Quản lý tài sản
Như mình cũng có nhắc ở trên, quản lý tài sản là vấn đề phức tạp của nhiều công ty vừa và nhỏ, đặc biệt là các đồ vật nhỏ rất dễ lạc mất và không thể truy vết người giữ cuối. Thì iAttendance sẽ giúp việc giám sát, chuyển giao đồ đạc được quản lý tốt hơn. Quản trị viên có thể gán, bàn giao từng tài sản cho mỗi cá nhân, ngày giờ cụ thể, hình ảnh hay những thông tin đính kèm đều được lưu trữ và hiển thị một cách rõ ràng.
Trong trường hợp nhân viên muốn chuyển giao cho người khác, iAttendance đều sẽ ghi nhận lại người giữ mới và hiển thị lên trên hệ thống một cách rõ ràng. Nhân viên có thể cập nhật hình ảnh và thông tin mới trước khi bàn giao cho một người khác. Nhân viên được bàn giao cũng có thể chấp nhận hoặc từ chối yêu cầu chuyển giao.
Quảng cáo
Lấy ví dụ: Quản lý giao cho nhân viên A một chiếc laptop vào ngày giờ cụ thể, có đính kèm hình ảnh bên ngoài máy còn mới. Sau một thời gian, nhân viên A muốn chuyển giao chiếc máy tính đó cho nhân viên B (với sự phê duyệt của quản lý). Nhân viên A có thể chụp lại ảnh chất lượng máy tính tại thời điểm bàn giao đó cập nhật lên trên hệ thống để rõ ràng hơn về sau này.
Nhân viên có thể xem toàn bộ các tài sản mà mình đang sở hữu, cũng như theo dõi trạng thái các yêu cầu đang diễn ra.
4. Quản lý yêu cầu
Ngoài quản lý nhân sự và tài sản, iAttendance cũng hỗ trợ quản lý các yêu cầu cá nhân. Như anh em cũng biết, việc mua hàng hoá, thiết bị tại các công ty phải trải qua rất nhiều giai đoạn, ở nhiều phòng ban khác nhau. Thời gian chờ đợi vừa lâu, đôi khi các yêu cầu này còn bị lạc mất và làm gián đoạn đến hoạt động của công ty. Anh em có thể tận dụng iAttendance để quản lý và theo dõi các yêu cầu đó. Toàn bộ các yêu cầu sẽ được số hoá và thực hiện theo một quy trình thống nhất, chặt chẽ, diễn ra nhanh chóng.
Điều này vừa giúp việc quản lý dễ dàng mà còn có thể giám sát được các hoạt động đang diễn ra tại công ty. iAttendance cũng có thể tạo ra các báo cáo về hoạt động từng bộ phận trong công ty, cũng như báo cáo tài chính liên quan đến từng hoạt động cụ thể. Trong trường hợp cần thiết, việc tìm kiếm các yêu cầu cũng rất đơn giản và dễ dàng.
Mục yêu cầu có 3 hình thức:
- Yêu cầu cơ bản (Basic Request): Bất cứ nhân viên nào cũng có thể tạo và phê duyệt. Chẳng hạn như 2 nhân viên đổi giờ làm cho nhau. Quản lý có thể nhìn thấy và kiểm soát các yêu cầu này.
- Còn ở mức cao hơn là “Yêu cầu phê duyệt” (Approval Request): Đây là dạng yêu cầu cần có sự phê duyệt của quản lý trong công ty. Người tạo yêu cầu này có thể là bất kỳ nhân viên nào, nhưng chỉ có cấp quản lý mới có quyền phê duyệt hay từ chối yêu cầu mà thôi.
- Yêu cầu hỗ trợ - Support Ticket: Hình thức yêu cầu này không cần phải phê duyệt, các bộ phận liên quan nếu có khả năng sẽ xem xét và hỗ trợ cho yêu cầu đó. Ví dụ: máy tính của nhân viên bị lỗi, họ có thể gửi yêu cầu hỗ trợ đến phòng ban IT và kỹ thuật viên nào đang có khả năng sẽ nhận việc hỗ trợ và cập nhật vào hệ thống.
Thật ra, tính năng này có thể ứng dụng trong rất nhiều trường hợp khác nhau. Chẳng hạn như duyệt kinh phí mua thiết bị hay món đồ nào đó, hoặc duyệt phí công tác,… Nếu dùng một cách triệt để, tính năng này thực sự rất hữu ích cho hoạt động của doanh nghiệp.
5. Quản lý khách ra vào
Ở hệ thống chấm công cũ, mỗi khi công ty có khách vãng lai, khách mời, thì thường phải cần đến sự hỗ trợ của nhân viên hoặc bảo vệ quét thẻ giùm. Những hành động đó rất khó để quản lý người lạ và đặc biệt trong các trường hợp truy vết tài sản, sẽ vô cùng phức tạp để biết được rằng ai đã ra vào trong thời điểm nào.
Để giải quyết việc này, iAttendance sẽ tạo ra cổng giám sát khách mời bằng mã QR code. Mỗi khách mời khi đến công ty có thể quét mã, nhập email hoặc số điện thoại, tên là có thể Check-in thành công. Những thông tin của khách đều được hiển thị về báo cáo của quản trị viên.
Quản trị viên có thể kiểm soát thông tin khách ra vào, thời gian Check-in, số lượng khách đã vào công ty. Những thông tin này đều có thể trích xuất dưới dạng bảng tính để dễ theo dõi và làm báo cáo hơn.
6. Nhận thông báo nhân viên nghỉ phép và các thông báo khác qua Telegram
Thay vì gửi mail cho quản lý xin nghỉ phép, với rủi ro có thể bị bỏ lỡ mất mail, thì nhân viên có thể dùng iAttendance để gửi đơn xin nghỉ phép và chờ duyệt ngay trên phần mềm. iAttendance sẽ ghi nhận và báo cáo những nhân viên nghỉ trong ngày hôm đó, và ngày tiếp theo cho quán lý biết thông qua Telegram vào một khung giờ cố định mỗi ngày. Số ngày nghỉ sẽ tích hợp vào báo cáo chấm công cuối tháng cho nhân viên. Cũng như là tổng số ngày nghỉ và cụ thể từng khoảng thời gian nghỉ cũng được hiển thị một cách rõ ràng, trực quan nhất cho quản lý.
Ngoài những tính năng trên, iAttendance cũng còn nhiều thứ hay ho khác như:
- Quản lý ngày phép, cho phép quản lý số ngày phép của nhân viên theo năm.
- Quản lý bảng lương: hoàn toàn có thể xem được ai đã tạo, cũng như người đã phê duyệt bảng lương.
- Vé điện tử phù hợp cho các công ty hay tổ chức những buổi sự kiện: người quản lý có thể tạo vé mời điện tử cho event nào đó, sau đó mọi người có thể đăng ký và check-in khi đến dự sự kiện. Nói cho dễ hình dung thì đây cũng giống như một hình thức thay cho vé mời giấy hay vé mời qua email vậy đó.
- Quản lý thông tin nhân viên & tài liệu: ngoài việc có thể quản lý thông tin nhân viên và tài liệu dễ dàng và trực quan. iAttendance còn có tính năng thông báo trước khi tài liệu hết hạn. Lấy ví dụ: khi hồ sơ bảo hiểm, hợp đồng lao động, visa làm việc của nhân viên sắp hết hạn thì hệ thống sẽ tự động thông báo cho ban quản lý.
Một số thông tin về iAttendance:
- Admin cũng có thể cấp phân quyền truy cập vào tài khoản công ty. Tức là tuỳ vào cấp bậc mà admin có thể gán quyền truy xuất vào các module thích hợp.
- iAttendance cũng thống kê đầy đủ các thông tin liên quan đến tài chính, hay thông tin về tài sản, cũng như hoạt động của công ty trên dashboard.
- iAttendance hỗ trợ nhiều loại ngôn ngữ như: Anh, Việt, Nhật, Trung,… nên phù hợp với các công ty có nhân viên sử dụng nhiều ngôn ngữ khác nhau.
- Theo thông tin mình được biết, iAttendance sẽ sớm tích hợp OpenAI.
- Thông tin chi tiết về cách dùng, anh em có thể xem ở: https://lecompany.co/iattendance-guide
Quà tặng từ iAttendance:
- Hiện trong tháng 12 năm 2023, The LE Company sẽ cung cấp miễn phí 9 tháng cho gói Tiêu chuẩn dành cho 2 công ty đăng kí sử dụng iAttendance với các điều kiện như sau:
- Công ty của anh em phải có ít nhất từ 100 - 500 nhân viên. Nếu số lượng nhân viên nhiều hơn 500 vẫn có thể được xem xét.
- Về cách thức đăng ký, anh em có thể vào link: https://lecompany.co/ola/services/t-v-n-v-ng-d-ng-iattendance, tiếp đến cung cấp các thông tin cần thiết và sẽ có người liên hệ với anh em.
