Cách sắp xếp file, thư mục gọn gàng, dễ tìm, dễ quản lý

Duy Luân
25/3/2017 23:4Phản hồi: 187
Cách sắp xếp file, thư mục gọn gàng, dễ tìm, dễ quản lý
Hôm trước có chia sẻ với anh em về cách đặt tên file sao cho dễ tìm, nay mời anh em tham khảo thêm cách bố trí, sắp xếp folder sao cho gọn, khoa học. Mục tiêu là chúng ta dễ tìm thấy tài liệu của mình một cách nhanh chóng nhất có thể ngay cả khi bạn quên hẵn tên của file cần tìm (nếu nhớ file thì Windows Search hay macOS Spotlight kiếm ra cái một). Một thứ nữa mà topic này nhắm tới là tạo được một thói quen ngăn nắp, gọn gàng về quản lý file mà mình nghĩ là sẽ rất có ích cho anh em khi quản đống file cá nhân cũng như các file đi học, đi làm.

Những dấu hiệu cho thấy bạn cần sắp xếp lại file
  • Desktop của bạn có khoảng một chục cái icon và file đặt trên đó
  • Thư mục Document hay Download của bạn có khoảng vài trăm file, hàng chục cái folder, trong đó lẫn lộn file tài liệu, MP3, phim ảnh đủ thứ
  • Bạn phải dùng tới tính năng tìm kiếm file mỗi lần cần mở file nào đó, mà Windows thậm chí còn không tìm nổi cho bạn
  • Bạn lưu hết hình vào 1 folder, lưu hết file Word vào một folder, hay lưu tất cả file PowerPoint vào một chỗ, hoặc lưu hết file bài học vào một folder mà không phân thêm cấp nào nữa
  • Hoặc bạn chỉ đơn giản là cảm thấy đã tới lúc mình cần gọn gàng, trật tự hơn
Những cách thức nên dùng để sắp xếp file

Nghĩ về công việc, về việc học của bạn trước khi bắt đầu


Trước khi đụng tay đụng chân vào bất kì thứ gì trên máy tính, hãy dành hẳn một khoảng thời gian kha khá để nghĩ về những thứ mà anh em đã, đang và sắp phải lưu lên máy tính của mình. Có 1 câu hỏi mà mình thường tự hỏi, tự trả lời mà mình nghĩ là cũng sẽ áp dụng được cho anh em, đó là:

Những nơi nào anh em phải làm việc với file? File cá nhân, file đi học, file làm ở công ty toàn thời gian, file làm ở chỗ part time, file làm tự do?

Trả lời được câu hỏi này, anh em sẽ hình dung được cấu trúc tổng quát của cây thư mục mà anh em cần chia, và cũng là cách rất gọn gàng để sắp xếp, tìm kiếm file được nhiều người sử dụng. Anh em cũng sẽ tách riêng được những thứ cho công việc và những thứ chỉ dành cho bản thân mình xài trên máy tính. Để khỏi quên và thiếu sót, anh em vẽ ra giấy hay xài một app nào đó để phác thảo mindmap như mình làm bên dưới. Hình này cũng là cấu trúc thư mục ở mức cao nhất mà mình đang áp dụng cho chính bản thân.

cau_truc_thu_muc_tong_quat.jpg

Sử dụng sẵn các thư mục của hệ điều hành


Dù là Windows hay macOS thì ngay khi bạn mua máy tính về đã có sẵn một số thư mục chuẩn mà hệ điều hành tạo cho chúng ta.. Nó khá giống với cấu trúc mà mình nghĩ được ở mindmap bên trên, và nếu anh em cũng tổ chức file theo cách giống như vậy thì hãy dùng luôn những folder này cho tiện và gọn. Vừa có sẵn loạt shortcut trên Windows Explorer / Finder để truy cập nhanh, vừa được hệ điều hành quét sẵn và luôn theo dõi để tăng tốc độ search khi cần.

Trên Windows và macOS, những thư mục sau sẽ được tạo sẵn:
  • Music: chứa nhạc
  • Document: chứa mọi loại tài liệu của bạn
  • Movie / Video: chứa các file video
  • Photos / Picturs: chứa tất cả các thể loại hình ảnh
  • Download: chứa mọi file bạn download về máy
File_co_san_he_dieu_hanh.jpg

Đừng phân loại theo định dạng file mà hãy phân theo công dụng, chức năng, loại nội dung


Mình thấy có nhiều người xung quanh mình chia file theo dạng này: tất cả file MP3 lưu vào một chỗ, tất cả file Word lưu vào một chỗ, tất cả file PowerPoint lại nhét vào một chỗ khác. Trong từng folder lớn lại chia tiếp thành nhiều folder con, ví dụ như PowerPoint thuyết trình, Excel tính tiền lương, hay folder Nhạc ngoại chẳng hạn.

Đây không phải là ý hay vì giả sử anh em cần xem hết file liên quan đến một môn học nào đó, hay liên quan đến một dự án nhất định thì phải lướt qua nhiều folder rất cực. Ít có khi nào một dự án chỉ sinh ra 1 file với 1 định dạng duy nhất lắm, mà thường nó sẽ có file báo giá bằng Word, file bảng tính bằng Excel, hợp đồng bằng PDF, chưa kể các file chuyên dụng nữa.

Quảng cáo



Thay vào đó, bạn nên sử dụng cấu trúc thư mục cha như mình gợi ý ở trên, rồi chia tiếp folder công việc thành nhiều dự án nhỏ, mỗi folder dự án chứa tất cả các file có liên quan. Cách quản lý này tạm gọi là quản lý tập trung (centralized), nhờ đó mà bạn sẽ tìm rất nhanh. Ví dụ có ai hỏi bạn về báo giá, bạn cứ đi vào đúng folder với tên của dự án là thấy, không cần nhớ thêm định dạng của file làm gì cho cực. Hoặc có ai đó nhờ bạn cho xem bài tập X của môn Y, bạn cứ vào đúng thư mục của Y là có hết. Bên dưới là ví dụ về cách sắp xếp file của mình dựa trên sơ đồ ban đầu.

Cau_truc_chi_tiet.jpg

Đừng ngại phân chia nhiều lớp thư mục con

Mình có hỏi sơ qua vài người về việc họ không chia thành các thư mục con mà cứ dồn hết chung vào một nơi thì đây là những lý do mình được nghe nhiều nhất:
  • Nhiều thư mục con quá dễ quên => Không hợp lý, anh em vừa có giao diện để nhìn, vừa có công cụ search của Windows thì làm sao mà quên được
  • Nhiều thư mục con quá nặng máy => Có một số app cần quét thư mục thì điều này sẽ làm chậm app, đúng, nhưng so với lợi ích gọn gàng mà nó mang lại thì vẫn vô cùng xứng đáng. Kiểu app quét file từng nấc như vậy cũng không nhiều. Còn bản thân Windows thì chả sao, bạn chia 5-6 lớp thư mục con nó vẫn xử được hết
  • Nhiều lớp thư mục con quá sẽ làm đường dẫn dài => Hợp lý, Windows giới hạn 260 kí tự cho đường dẫn, nhưng lên tới Windows 10 bạn có thể gỡ bỏ giới hạn này. Dù vậy mình vẫn khuyên anh em không nên đụng vào trừ khi thật sự cần thiết do phải chỉnh Registry, chỉnh bậy là chết
Theo kinh nghiệm của mình, việc phân chia thư mục con nên làm ở mức độ vừa phải, xuống cỡ 4-5 lớp thư mục con là vừa. Đừng chia nhỏ quá vì dễ dính lỗi đường dẫn như mình nói ở trên, lại vừa dễ kiếm thủ công và trực quan trước khi chúng ta cần tới Windows Search hay macOS Spotlight. Như sơ đồ ở trên mình chỉ chia đến 4 cấp là hết, không chia nhỏ hơn nữa.

Còn hình bên dưới là ví dụ về cách xếp file hồi mình còn đi học: trường > môn học > thư mục riêng cho bài tập, bài giảng, các bài làm nhóm...

Sap_xep_thu_muc_cha_con.jpg

Quảng cáo


Đặt tên file theo một quy chuẩn chung

Việc này giúp bạn phân biệt tốt hơn giữa các phiên bản cũng như mục đích sử dụng của file. Tức là chỉ cần nhìn vào tên file bạn sẽ biết hết những thông tin này, tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều so với việc phải mở Properties hay vào Get Info trên macOS để xem chi tiết. Nó cũng giúp tính năng sắp xếp file của hệ thống hoạt động ngon lành hơn, bạn dễ nhìn thấy file cần tìm hơn.

Quy tắc mà mình thường sử dụng như sau:
<Nội dung chính>_<Tên công ty / môn học / khách hàng>_<phiên bản>_<năm-tháng-ngày>


Ví dụ đơn giản: file Word chứa hợp đồng với khách hàng Team Express, phiên bản hoàn chỉnh, soạn xong vào ngày 26 tháng 3 năm 2013 sẽ được đặt như sau:

Hop_dong_Team_Express_v4_final_20170326.docx


Mình đã từng chia sẻ kĩ về vụ tên file, mời anh em xem qua ở topic: Đặt tên file như thế nào cho dễ tìm, dễ hiểu?


Dùng shortcut khi bạn cần đưa tạm file đi đâu đó


Khi bạn cần một file để tạm vào thư mục A mà file đó lại đang nằm ở B, thay vì copy file từ A sang B thì bạn chỉ cần tạo một shortcut của file rồi chép shortcut này vào B là xong. Bằng cách này bạn không phải copy file đi lung tung, trong khi vẫn dễ quản lý và dễ tìm thấy nội dung khi cần, lại còn tiết kiệm được không gian ổ cứng nữa chứ.

Anh em lưu ý, cách này chỉ áp dụng nếu file đó là file mà anh em không chỉnh sửa riêng cho B. Ví dụ, hợp đồng cho A mà có dính B trong đó thì tạo shortcut là hợp lý. Nhưng nếu hợp đồng cho A riêng, B riêng thì vẫn phải copy ra chứ không nó ghi đè lên file gốc thì mệt.

Cách tạo shortcut:
  • Windows: phím phải chuột vào file > Shortcut
  • macOS: phím phải chuột vào file > Make Alias

Dùng cố định một cách sắp xếp trên mọi máy của bạn, kể cả mây


Khi đã chọn được một cách bố trí file quen thuộc và quyết định theo nó, bạn cần áp dụng cho nó cho tất cả máy tính của mình, máy phụ, máy chính, máy ở nhà, máy công ty. Nếu bạn có lưu file lên các dịch vụ đám mây như Google Drive hay Dropbox hay OneDrive thì cũng lấy cấu trúc đó mà theo. Làm như vậy bạn sẽ không bị lộn khi chuyển giữa các máy tính với nhau, hoặc khi mua máy tính mới cần sync lại dữ liệu cũ.

Tập luyện thường xuyên


Điều cuối cùng muốn nhắn nhủ tới anh em đó là việc lưu file theo cấu trúc như thế này không phải ngày một ngày hai là quen. Chúng ta đã quen cách bừa bộn quá lâu nên để chuyển sang một cái ngăn nắp hơn sẽ cần luyện tập nhiều. Có thể vài lần đầu còn làm lộn, mỗi lần như vậy anh em chịu khó di chuyển file lại cho ngăn nắp. Nếu chú ý tạo thói quen giữa file ngăn nắp thì chỉ vài tuần là mọi thứ đâu vào đấy, anh em sẽ quen và tự làm điều đó một cách vô thức, chẳng cần phải suy nghĩ hay để ý gì thêm.
187 bình luận
Chia sẻ

Xu hướng

win 10 nó tìm file nhanh quá, thành ra lười sắp xếp, nhìn như cái chuồng lợn :oops:
@If you dont mind Màn hình desktop từa lừa hột mít luôb
mrd213
CAO CẤP
7 năm
Ảnh mình cho lên Flickr, tài liệu cho lên GG drive, file cài đặt phần mềm, win cho vào ổ cứng ngoài, ổ cứng trong máy chỉ để game, album nhạc lossless hay nghe và ít tài liệu FHD...văn hóa nhật bổn :p:p:p
@Duckie (PTViet) mình đang mua theo tháng
@autumnlove e thì ko nhiều lắm nên vứt mỗi site mỗi ít,hay dùng gg drive,degoo,MF,mega...
@Duckie (PTViet) Nhiều nơi thế để 1 chỗ chõ đỡ nhọc
@autumnlove Chủ yếu vẫn để ở mega với gg thôi bác.còn mấy trag khác e ít để ^^
TDCuong_TN
TÍCH CỰC
7 năm
Thế này đc chưa ad????
VD của mình: Trong 1 thư mục Music
1.PNG 2.PNG 3.PNG 4.PNG 5.PNG
@TDCuong_TN Tiếng Pháp nhỉ 😁
@TDCuong_TN Cũng ngăn nắp đó ạ ^^
@gauto988 Có thì bác ấy cũng dấu đi thôi :D
hungtomtest
ĐẠI BÀNG
3 năm
@TDCuong_TN cũng dc nhưng thiếu thư mục xxx
Hỏi bạn cách ẩn file trên mac . All my file đôi khi rất phản chủ
Anonymox
TÍCH CỰC
3 năm
@traisaigon Tạo phân vùng ẩn rồi đặt pass vào
@traisaigon Xin lỗi bạn mình nhớ nhầm, One Drive và Dropbox chắc chắn có nhé.
@Phức Hợp Mình có gói 2TB- 1 năm từ 10/4/21 mua 119$ mình bán lại 1 nửa giá, b quan tâm liên hệ mình nhé
@Huongla Mình đang dùng Onedrive 1TB, DropBox 2TB rồi 😃
Rất hay
hoangvnb
TÍCH CỰC
3 năm
@fujiho cũng đang học hỏi thêm, tiện ích sử dụng cũng như năng suất tăng lên kha khá.
miloxiloto
ĐẠI BÀNG
7 năm
Xài finder của Mac thấy cứ ngu ngu và bất tiện sao ấy, không linh hoạt bằng Explorer của Windows.
@dac Mỗi hệ lại có 1 cái thú riêng ^^
robberviet
TÍCH CỰC
3 năm
@dac Mình hiểu các chức năng của win, nhưng mình đang muốn hỏi xem cụ thể phần nào, chức năng nào?
@miloxiloto bạn cần chức năng gì mà Finder không có vậy
Togari
TÍCH CỰC
3 năm
@miloxiloto dùng Total Finder mê liền
Ngoài Desktop CHỈ để 1 thư mục tên là Desktop, trong thư mục Desktop này có hàng đống thư mục Desktop1, Desktop2, ... Desktop...n Và đương nhiên không thiếu New Folder, New Folder (2), New Folder (n)
Bảo đảm desktop sẽ rất gọn nhé, desktop là mặt tiền của máy mà
Thương để 2 folder: Quan trọng và Linh tinh, file thì như tên, trong linh tinh thì tả phí lù từ xes, ja.v, đến gangbang =)), quan trọng thì chứa tài liệu, driver, sách, template...còn quả desktop thì thôi rồi vứt linh tinh, khi nào xong thì lại xóa 1 thể, search thì dùng lệnh hoặc tool.
@supperchym vãi b thật 😆.Trong Linh Tinh bỏ bớt đi cho đỡ hại tay 😃)
vietprowap
TÍCH CỰC
7 năm
Sắp xếp thư mục khoa học cũng không phải chuyện đơn giản.
DKez
TÍCH CỰC
3 năm
@vietprowap không thấy bài nào hướng dẫn dùng công cụ nào sắp xếp cho nhanh nhỉ.
LINKIN-VAN
ĐẠI BÀNG
7 năm
học được tính gọn gàng tỉ mỉ của bác Duy Luân thì cũng còn học dài dài.
tuananh_bi72
ĐẠI BÀNG
7 năm
bỏ các file trong 1 ngaỳ vào 1 thư mục đạt tên ngày đó năm đó vd : 31/02/16 chẳng hạn, sắp xếp các file theo tính chất như nhạc,mv bỏ vào giải trí, file cài đăt thì bỏ vào thu mục tên cài đặt, nói chung là nhanh nhất thì mình tạo sẵn 1 loạt thư mục tên các kiểu, r kéo thả file vào là xong gọn gàng
north3102
ĐẠI BÀNG
7 năm
@tuananh_bi72 Mình cũng làm như bạn. Thường trong đó có thêm mục "linh tinh" nữa. Vì có những cái mình ko tính lưu lâu, hoặc chưa biết đưa nó vào đâu 😁
minhqp107
TÍCH CỰC
7 năm
Có ai để ý cái folder dưới cùng bên phải
iamcuong
TÍCH CỰC
7 năm
Cá nhân mình đặt tên file như sau:
160223 Quyết toán thuế TNCN
170321 Quyết toán thuế TNCN
Trong đó:
yymmdd: Năm Tháng Ngày
@iamcuong mình thì yyyymmdd vì quen trong công việc nó thế 😁 format mặc định của datetime trong database
@Duy Luân công nhận nhiều data thì đặt theo yyyymmdd dễ tìm hơn, vì nó sawxp xếp theo thứ tự số :V
Dahaka321
TÍCH CỰC
7 năm
:p cái này dành cho người cẩn thận thôi, chứ mấy ông bừa bộn, lười thì vẫn vậy thôi, ko thay đổi được đâu.
Bài này dành cho phụ nữ là hiệu quả nhất, ngoài c/s thì phải nói sạch sẽ,ngăn nắp, thơm tho, nhưng trên điện thoại vs máy tình thì thôi rồi =.=
@Dahaka321 Chỉ có ý định giúp cho những người muốn sạch và gọn thôi. Còn lười thì chịu. Mình ghét những người lười và bề bộn lắm haha
@Dahaka321 =)) Phụ nữ may ra nhà cửa, phòng ốc gọn gàng. Chứ máy tính của họ... đa phần thua chuồng lợn. Đặc biệt là Desktop nên đừng mong cải thiện tư duy dùng máy tính của họ.
Bài này rất hợp với ai ngăn nắp, gọn gàng, cẩn thận. 😃
Chả bao giờ xếp files gọn gàng cả, hơn 20 năm lập trình rồi, mọi thứ quăng vô 1 thư mục duy nhất trên desktop... xài win search index bấm 1 cái là lòi ra thôi...
@rongxike lập trình mà không sắp file ngăn nắp thì hơi e dè 😁
E có dịp được tiếp xúc với nhiều laptop ( vì laptop là vật cá nhân, phẳng phất rõ nét tính ngăn nắp của họ nhất ) và đa số từ các bác sinh viên tới người đy làm, già trẻ trai gái ...v..v .. đều để các file, folder trong các ổ đĩa và ngoài desktop một cách rất bừa bộn & khó nhìn o_O Thậm chí Desktop trở thành nơi chứa file folder chính luôn, che gần khuất hết cái hình nền wallpaper ( sẽ chỉ nằm trong ổ C ) ...

Tất nhiên họ thích thế nào cũng được nhưng nhìn chung là vậy, có thể họ làm biếng hoặc các lý do gì đó ... :rolleyes:
life_in_mono
ĐẠI BÀNG
7 năm
@quynhmatroi Qua đó mới thấy vì sao bác Hải phải đi dẹp vỉa hè Quận 1?
Việt Nam mình kém ở khoản ngăn nắp, ko trật tự, ko chỉn chu với mọi việc nên mới ntn. Mỗi bạn học lưu file gọn gàng hơn thì ra xã hội sẽ sạch đẹp văn minh hơn
VietT
TÍCH CỰC
7 năm
@quynhmatroi Hoàn toàn đồng ý với bạn. Ko phải là đang có ý xúc phạm cá nhân nhưng mình dám khẳng định rằng những người mà laptop đc sắp xếp gọn gàng ngăn nắp (tất nhiên là mỗi người lại 1 cách khác nhau nhưng điểm chung là họ sẽ luôn tìm đc file mà họ cần & ko bao nhầm lẫn version của các file đó...cho dù có vài năm sau kêu lục lại vẫn kiếm đc chính xác) thì nhất định sẽ là những nhân việc làm việc 1 cách hiệu quả & đúng deadline của cv.

Có ai đó đã từng nói với mình rằng "...Thường thì mấy a mà làm cv sáng tạo, luôn suy nghĩ ra những thứ mới mẻ thì lại ko ngăn nắp và vừa bộn, cứ tiện đâu để file đấy cho nhanh. Còn mấy a nào mà làm mấy cv đóng khung, nặng tính kĩ thuật...thì mới gọn gàng ngăn nắp, mọi thứ đâu ra đó..." 😃 Mình dám khẳng định 100% câu nói trên là sai, chả có liên quan gì giữa việc sáng tạo thì phải đi đôi với bừa bộn cả. Cái này là do tính cách của từng người trong việc sắp xếp & lên kế hoạch cụ thể cho cv của mình thôi.

Với mình thì suốt mấy năm trời (9 năm có lẽ) đi làm thấy các ông sếp người nc ngoài (giám đốc sáng tạo (CD) có, chief giám đốc sáng tạo (ECD) cũng có...) toàn là những người ngăn nắp & sắp xếp trật tự qui trình cv cũng như laptop cá nhân rõ ràng cả. Người làm sếp có thể ko trực tiếp làm nhưng để quản lí đc 1 project to lớn từ khâu nhận brief của khách hàng đến brainstorm ý tưởng, ra concept, từ concept biến thành design, artworks...thì nhất thiết phải là 1 người biết cách sắp xếp & phân công công việc cho từng cá nhân (leader) phụ trách.
Ko thể có chuyện 1 anh nhân viên bình thường với cái máy tính hỗn độn, desktop 1 đống icon & file hàng hàng lớp lớp, mỗi lần kiếm file chỉ từ mấy tháng trước mà còn cứ loạn cả lên....mà có thể ngồi làm sếp để quản lí & điều phối cả 1 project to lớn với từng đấy cv & con người đc (thì cũng đúng thôi, việc quản lí cv & dữ liệu của chính bản thân mà còn chưa làm tốt thì lấy đâu ra mà quản lí đc người khác).

===> nói thì nghe đao to búa lớn vậy thôi chứ thật ra nó cũng chỉ bắt đầu từ những thứ nhỏ nhất (vd như việc sắp xếp cho gọn gàng, ngăn nắp & khoa học cái laptop cá nhân của chính mình này). Ai làm tốt đc những thứ nhỏ rồi thì dần dần sẽ làm đc những việc lớn phức tạp hơn. Đáng tiếc là ở VN mình thì lại ko quan tâm tới mấy cái thứ "nhỏ" này (trong khi ở mấy tập đoàn nc ngoài to lớn thì ngay cả việc lưu trữ file thế nào, đặt tên ra sao...theo qui chuẩn riêng của mỗi cty cũng là 1 trong những thứ mà 1 nhân viên mới phải đc training kĩ càng). Bảo sao VN vẫn chưa bao giờ sánh bằng với nc ngoài: thua lẫn công nghệ đến con người (nhất là tư duy làm việc).
dung.nq
ĐẠI BÀNG
7 năm
Trên windows dùng cái gì để đặt pass cho folder nhỉ
THONG_PQ
TÍCH CỰC
3 năm
@silver bullet 96 Let search Google
eros712
TÍCH CỰC
7 năm
Mình trước khi dùng máy laptop lần đầu đã ngồi nghĩ nên sắp xếp ntn để tiện dùng nhất.
Chia 2 ổ C - D, trong ổ D lưu data.
Mình làm ở 2 cơ quan, chia 2 folder cty1 - cty2
Tiếp đó là các thư mục ảnh,nhạc, ebook, setup,....
Desktop thì mình để các app hay dùng vào giữa - dưới cùng, game sang góc dưới bên phải, còn shortcut tài liệu ở ổ D để lên 2 góc trên.

Xu hướng

Bài mới









  • Chịu trách nhiệm nội dung: Trần Mạnh Hiệp
  • © 2024 Công ty Cổ phần MXH Tinh Tế
  • Địa chỉ: Số 70 Bà Huyện Thanh Quan, P. Võ Thị Sáu, Quận 3, TPHCM
  • Số điện thoại: 02822460095
  • MST: 0313255119
  • Giấy phép thiết lập MXH số 11/GP-BTTTT, Ký ngày: 08/01/2019