Sẵn dịp được nghịch con Galaxy Tab S2 có bàn phím rời, xin giới thiệu đến anh em một số việc văn phòng mà anh em có thể làm khi dùng tablet Android chung với một chiếc bàn phím Bluetooth. Bên cạnh đó mình cũng chia sẻ một số phần mềm, thủ thuật có thể giúp ích được cho công việc văn phòng của anh em bởi vì có những việc đơn giản chỉ cần tablet là đủ, không nhất thiết phải mang cả một cái laptop nặng nề cồng kềnh theo bên mình.
Bộ gõ tiếng Việt: nên dùng bộ gõ mặc định
Nếu trong chiếc tablet Android của bạn có bộ gõ sẵn thì bạn nên dùng luôn, vì nó đã được nhà sản xuất tối ưu rất tốt để dùng với cả bàn phím ảo lẫn bàn phím rời. Trước đây mình đã từng một lần gặp tình trạng bộ gõ không nhận bàn phím Bluetooth nên gõ chẳng được, một số khác thì bị tình trạng không ổn định, chữ được chữ mất. Trên các tablet Samsung như chiếc Tab S2, các máy Asus và tablet LG đều đã được cài sẵn bộ gõ, bạn không cần phải làm gì thêm.
Video
Bộ gõ tiếng Việt: nên dùng bộ gõ mặc định
Nếu trong chiếc tablet Android của bạn có bộ gõ sẵn thì bạn nên dùng luôn, vì nó đã được nhà sản xuất tối ưu rất tốt để dùng với cả bàn phím ảo lẫn bàn phím rời. Trước đây mình đã từng một lần gặp tình trạng bộ gõ không nhận bàn phím Bluetooth nên gõ chẳng được, một số khác thì bị tình trạng không ổn định, chữ được chữ mất. Trên các tablet Samsung như chiếc Tab S2, các máy Asus và tablet LG đều đã được cài sẵn bộ gõ, bạn không cần phải làm gì thêm.
Làm việc với tài liệu: Microsoft Office
Ứng dụng Microsoft Office giờ đã được cung cấp miễn phí cho các thiết bị Android với màn hình từ 10,1” trở xuống (cho phép tạo mới và chỉnh sửa luôn chứ không chỉ xem). Hầu hết các tablet Android hiện đang có bán ở nước ta cũng chỉ yếu dùng kích cỡ này nên anh em không cần phải lo đến chuyện bỏ tiền ra mua thêm gói Office 365, trừ khi muốn xài tích hợp với OneDrive và các chức năng đám mây khác. Microsoft Office cho Android cũng bao gồm 4 app chính: Word, Excel, PowerPoint và OneNote.
Các app này có giao diện được thiết kế rất giống bản trên PC nên anh em sẽ không mất nhiều thời gian làm quen lại. Với một cái tablet có gắn bàn phím, anh em có thể nhanh chóng nhập liệu, chỉnh sửa hay thậm chí là gõ nguyên một văn bản, soạn cả một slide thuyết trình mới một cách dễ dàng. Trước đây nguyên nhân chính của những khó khăn khi gõ văn bản dài trên tablet là vì bàn phím ảo không cho cảm giác ngon như bàn phím cứng. Giờ thì có bàn phím rời rồi nên sẽ phần nào hạn chế những cảm giác tiêu cực nói trên. Mà suy cho cùng, việc nâng cao cảm giác gõ cũng là lý do chính để anh em mua bàn phím rời cho tablet Android mà phải không?
Ngoài Microsoft Office, một số nhà sản xuất có cài sẵn app văn phòng cho các bạn lên máy. Ví dụ như máy Samsung cũ thì có bộ Hangcom Office, Asus thì có Polaris Office. Tuy nhiên, theo mình thấy thì những bộ này có cách dùng khó hơn so với Microsoft Office, file phức tạp đôi khi mở ra hoặc lưu lại sẽ bị sai định dạng. Thế nên, mình thấy Office là ngon nhất hiện tại nếu nói về ứng dụng văn phòng.
Tải về Microsoft Office dành cho Android
Nếu bạn dùng máy Samsung: Office có sẵn icon trong máy, bạn chạm lần lượt vào Word, Excel, PowerPoint. Sau đó, bạn sẽ được dẫn đến Samsung Store để tải các app này về.
Quảng cáo
Quản lý file: Cabinet
Tất cả các thiết bị Android cho phép chúng ta thoải mái lưu và mở file vào máy, có cả quản lý cấu trúc thư mục y như bên máy tính thì tội gì mà không sử dụng. Bạn có thể nhanh chóng sắp xếp các file quan trọng vào từng folder riêng cho dễ quản lý và tìm lại sau này, xóa những file không cần thiết, đổi tên và làm nhiều thứ khác như đang trên một cái PC thực thụ. Có nhiều phần mềm quản lý file, nhưng app mình thích nhất là Cabinet vì nó sở hữu giao diện theo kiểu Material Design rất đẹp, chuyển động mượt mà, lại chạy ngon trên màn hình lớn của tablet nữa.
Tải về Cabinet dành cho Android
Đa nhiệm: Floating Apps
Một số dòng tablet hiện nay cho phép bạn chạy đa nhiệm nhiều app cùng lúc trên màn hình. Samsung có, LG có, Sony cũng có. Việc sử dụng app đa nhiệm sẽ giúp bạn làm được nhiều việc hơn cùng lúc, ví dụ như vừa gõ văn bản vừa chat với đồng nghiệp, vừa nghiên cứu thông tin trên website vừa nhập liệu vào Excel, hay chỉ đơn giản là vừa soạn email vừa nghe một đoạn nhạc bạn ưa thích trên YouTube. Với Galaxy Tab S2, bạn có thể kích hoạt chế độ đa nhiệm chỉ bằng chạy app lên, sau đó kéo ngón tay từ góc trên bên trái màn hình xuống là xong. Lưu ý rằng không phải ứng dụng nào cũng cho phép chạy ở dạng đa nhiệm như thế này.
Quảng cáo
Trong trường hợp tablet của bạn không mặc định hỗ trợ chạy đa nhiệm dạng cửa sổ, bạn có thể tải về một số app đa nhiệm như sau:
- C Floating: biến các widget đa nhiệm thành app dạng cửa sổ
- Floating Stickies: dán các mảnh giá ghi chú nhỏ trên màn hình
- Flynx: tự động mở web chạy nền dạng cửa sổ khi bạn nhấn vào các đường link
- Awesome popup video: mở video dạng cửa sổ
- FloatTube: xem YouTube dạng cửa sổ
Cũng có những trường hợp bạn buộc phải cần đến PC, nhưng nếu lúc đó kế bên bạn chỉ có cái tablet Android thì phải làm sao? Bạn nên dùng TeamViewer, một công cụ miễn phí cho phép chúng ta điều khiển máy tính từ xa. Lúc đó, màn hình PC sẽ hiển thị lên trên tablet và bạn có toàn quyền kiểm soát, thao tác với nó y như khi bạn đang ngồi trước máy tính. Mình thường xài TeamViewer để hướng dẫn cho đồng nghiệp làm một thứ gì đó từ xa, đôi khi thì nhằm phục vụ lấy các file mà mình để quên trên máy tính (rồi gửi mail đến tablet, TeamViewer cũng có công cụ chuyển file nhưng chậm hơn), cũng có lúc mở lên chỉ để kiểm tra xem bộ phim HD mình đang để ở nhà download gần xong chưa.
TeamViewer khi sử dụng đòi hỏi bạn phải cài app lên cả máy tính lẫn tablet Android. Và để kích hoạt / điều khiển máy tính từ xa, yêu cầu PC của bạn phải bật sẵn (có thể ở màn hình lock của Windows cũng được, không cần phải vào Win), máy phải đang kết nối Internet, và quan trọng nhất: PC đăng nhập cùng tài khoản TeamViewer như trên tablet.
Nếu anh em đang dùng tablet có bàn phím rời thì chuyện nhập liệu lại còn đơn giản hơn nữa vì lúc đó toàn bộ diện tích tablet đều được dùng để hiển thị màn hình máy tính. Trong khi đó, nếu xài bàn phím ảo thì nó chiếm hết một phần đáng kể nên bạn không thấy hết bên PC đang hiện gì. Chuột tích hợp trên bàn phím Bluetooth, nếu có, cũng sẽ giúp thao tác nhanh hơn so với cảm ứng.
Đừng quên ứng dụng đám mây
Ứng dụng đám mây là một vũ khí nhỏ nhưng có vỏ dành cho tablet, nhất là khi dùng để làm việc. Theo cách truyền thống, khi bạn đang làm dở một file nào đó trên PC và muốn đưa lên tablet làm tiếp, bạn phải email nó cho chính mình, qua bên kia phải mở thủ công ra rất lâu. Thay vì làm kiểu đó, bạn chỉ cần một ứng dụng đám mây nào đó là xong. Khi bạn lưu file bên máy tính, file sẽ ngay lập tức được đồng bộ lên mạng. Khi chuyển qua tablet xài, bạn chỉ việc download đúng file đó về máy là xong. Tương tự cho chiều ngược lại, sau khi chỉnh sửa và hoàn thiện tài liệu bên tablet thì bạn upload file lên “mây”, và lúc bạn chuyển sang PC thì file đã nằm sẵn ở đó rồi.
Một số dịch vụ đám mây mà bạn có thể tham khảo là OneDrive, Dropbox, Google Drive. Theo trải nghiệm của riêng mình thì Dropbox cho tốc độ nhanh nhất nhưng khá keo kiệt khi chỉ cho 2GB miễn phí (có thể làm thêm vài thử thách để mở rộng dung lượng). OneDrive thì hầu bao lên tới 25GB nhưng không nhanh bằng Dropbox. Google Drive thì cho 15GB, cũng khá nhanh và tốc độ tương đương Dropbox.
Và cuối cùng: con chuột
Ít bạn biết rằng tablet Android cũng có thể xài với chuột. Trên một số bàn phím rời có sẵn touchpad trên đó, còn không thì bạn có thể mua chuột Bluetooth rồi ghép đôi với tablet cũng không sao. Thao tác xài chuột trên Android giống như là thao tác chạm của bạn vậy thôi, có điều nếu có chuột thì bạn sẽ quen hơn khi vừa gõ bàn phím rời vừa rê rê con trỏ cho giống máy tính. Ngoài ra, chuột cũng sẽ giúp bạn thao tác thuận tiện những lúc dựng máy lên, chứ lúc này mà chọt chọt vào màn hình thì hơi vướng.
