Tìm hiểu hệ thống ERP đầu tiên trong lịch sử

Lấy ví dụ một công ty sản xuất bàn gỗ
Sản phẩm sau khi hoàn thành sẽ được vận chuyển đến kho tại một cửa hàng. Nhân viên kinh doanh sẽ bán các bàn gỗ có trong kho này cho khách hàng. Khách hàng luôn trả tiền mặt và đem hàng hóa về nhà của mình. Sau khi nhận tiền từ khách hàng, nhân viên kinh doanh có nhiệm vụ bàn giao bàn gỗ cho khách. Lúc này, một giao dịch bán hàng thực tế (luồng vật lý) đã xuất hiện: khách trả tiền mặt, cái bàn được lấy ra từ kho và giao cho khách. Đồng thời, một thủ tục hành chính (luồng hành chính) khác phải được thực hiện song song tại hồ sơ quản lý kho và hồ sơ tài chính.

Trước khi các công ty này có hệ thống ERP
Các luồng vật lý và hành chính của các giao dịch bán hàng đã được theo dõi. Luồng vật lý luôn luôn là thẳng hàng: sau khi nhận được tiền từ khách hàng, nhân viên bán hàng đã bàn giao hàng hóa cho khách hàng của mình.

Lúc này, cách thức quản trị có sự phức tạp hơn. Một số nhân viên đã phải thực hiện một số thủ tục hành chính. Hành động đầu tiên được thực hiện bởi nhân viên bán hàng: họ viết hai bản sao phiếu bán hàng ghi rõ số lượng bàn gỗ và giá bán; một phiếu được giao cho khách hàng và một phiếu được giao cho bộ phận tài chính. Hành động thứ hai được thực hiện bởi bộ phận tài chính: đối với mỗi lần bán hàng, số lượng bàn gỗ tương ứng được xử lý trong hồ sơ hàng tồn kho, ghi nhận sự gia tăng tiền mặt và lợi nhuận của giao dịch trong hồ sơ tài chính.

Việc xử lý thủ tục hành chánh chủ yếu được thực hiện định kỳ, ví dụ hàng tuần. Điều đó có nghĩa là việc xử lý hành chính các giao dịch luôn bị chậm trễ. Dẫn đến một số giao dịch bán hàng có thể bị xót.

Sau khi công ty triển khai hệ thống ERP
Những luồng giao dịch vật lý và hành chính đã được tích hợp. Lúc này, dòng chảy vật lý vẫn không thay đổi: sau khi nhận được tiền từ khách hàng, nhân viên bán hàng bàn giao những cái bàn gỗ cho khách hàng.

Do đặc tính tích hợp dữ liệu của hệ thống ERP, luồng hành chính trở nên đơn giản hơn trước nhiều. Nhân viên bán hàng tham gia giao dịch bán hàng vào hệ thống ERP. Hệ thống sẽ tự xử lý giao dịch trong cả hồ sơ tồn kho và hồ sơ tài chính. Bộ phận tài chính sẽ không cần nhập lại giao dịch bán hàng. Vì lúc này, cả các nghiệp vụ của sale, kho, tài chính đều là một phần của hệ thống ERP tích hợp. Sau khi được nhập và xử lý, dữ liệu mới sẽ có sẵn ngay lập tức cho tất cả các quy trình trong chuỗi giá trị của công ty.

Lợi ích của đặc tính tích hợp dữ liệu

Ví dụ trên đã cho thấy lợi ích của đặc tính tích hợp dữ liệu của hệ thống ERP. Ví dụ còn cho thấy ERP cho phép các quy trình thực hiện hiệu quả hơn: dữ liệu của giao dịch bán hàng có thể được nhập tại chỗ trong lúc giao dịch; và việc nhập dữ liệu thứ hai của bộ phận tài chính không còn cần thiết nữa.

Chưa hết, nhiều lợi ích của việc tích hợp dữ liệu có thể dễ dàng nhận thấy. ERP loại bỏ thời gian trôi giữa giao dịch thực tế và giao dịch hành chính tương ứng. Điều đó có nghĩa là hồ sơ hàng tồn kho luôn sẽ được cập nhật. Điều này hỗ trợ công ty giảm tối đa mức hàng tồn kho an toàn. Trong khi đó, vẫn hạn chế tình trạng hết hàng để bán.

Lợi ích khác của hệ thống ERP
Bộ phận sản xuất trong chuỗi giá trị có thể nhận ra sự phối hợp tốt hơn giữa nhu cầu và sản xuất. Cho phép họ hoạch định nguồn nguyên vật liệu tốt hơn (MRP: Material requirement planning). Bộ phận mua hàng có thể đàm phán tốt hơn với các nhà cung cấp. Họ sẽ có được các thỏa thuận mua giá tốt cho các linh kiện như: mặt bàn, chân và ốc vít. Làm được điều này vì việc sản xuất đã được lên kế hoạch tốt hơn. Tiếp thị có quyền truy cập vào dữ liệu chính xác hơn. Và do đó họ có thể dự đoán sự phát triển của thị trường. Tài chính có thể báo cáo về doanh thu và lợi nhuận bất cứ lúc nào.

Thực tế,
So với ví dụ được trình bày ở trên. Việc quản lý và vận hành tại các công ty là phức tạp hơn nhiều. Những lợi ích tiềm năng của việc tích hợp dữ liệu sẽ nhiều hơn nữa trong những môi trường thực tế. Nơi mà các quy trình của công ty có tính phức tạp cao hơn.

Những hệ thống ERP đầu tiên tương đối đơn giản. Nó chỉ cho phép tích hợp dữ liệu giữa các quy trình chính (bán hàng, quản lý kho) và những quy trình tài chính cơ bản của các công ty sản xuất. Tuy nhiên, hệ thống ERP đã cho phép cải thiện đáng kể trong quản lý và vận hành của các doanh nghiệp vào thập niên 1970. So với tính phức tạp của các công ty thời nay, hệ thống ERP cũng đã được cải tiến rất nhiều. Và chắc chắn nó sẽ mang lại nhiều giá trị cao hơn cho doanh nghiệp.

Vậy tại sao doanh nghiệp của bạn lại chưa nghĩ đến ERP?

Người viết: Phatmarcom