Hơn bất cứ nơi đâu, bàn làm việc dù là ở văn phòng công ty hay tại nhà đều rất cần sự ngăn nắp. Không chỉ vì đây là nơi cần có sự tập trung cao độ, nơi bạn phải “nát óc” để suy nghĩ sao cho công việc đạt hiệu quả cao nhất mà còn vì văn phòng cũng là nơi thể hiện “cái đầu” của bạn, khả năng tư duy, tính chuyên nghiệp, thẩm mỹ của bạn, nó phản ảnh trình độ nhận thức của chủ nhân văn phòng, không gian làm việc riêng … Chính vì thế, việc tạo nên một “văn phòng” dù là nhỏ bé nhưng ngăn nắp, thoải mái cho mình là điều rất cần thiết và đáng để chúng ta nghĩ tới.
Một văn phòng ngăn nắp, hơn tất cả, nó còn chứng tỏ tình cảm của các nhân sự làm việc trong đó với nơi mình làm việc, xét cho cùng nó cũng tựa như bạn đang “chăm chút bát ăn cháo” của mình, điều ngược lại chắc ai cũng đoán là câu nói gì rồi! Nhân viên văn phòng thường khó chịu với các comments của sếp nhưng hầu như phần lớn trong số đó không hiểu rằng mình cũng có thể, phải phấn đấu trở thành sếp trong tương lai. Dĩ nhiên, sếp là người có ý thức cao nhất, hành xử văn minh nhất, mô phạm nhất …
Văn phòng một công ty Việt Nam, khổ thay lại càng khó giữ được sự ngăn nắp và chuyên nghiệp. Người Việt mình xưa bị Pháp gọi là A-na-mít một cách miệt thị, gần giống như cách mình gọi người “cà răng căng tai” vậy. Hiện nay, người Việt đại bộ phận cũng gây ra ấn tượng xấu, rất xấu cho người nước ngoài bởi ý thức cộng đồng thấp, ồn ào nơi không nên ồn ào, xếp hàng mà mắt nhìn liến láu xem có chỗ để lách lên hay không, ăn uống nhồm nhoàm, hay hối lộ … và đặc biệt một nhóm người Việt dời đi thì y như rằng nơi đó thành đống rác với cả trăm ngàn thứ linh tinh. Văn phòng dạng này phải tương tác một tập hợp anh chị em nhân viên ít trải nghiệm nhất với “văn hoá văn phòng chuẩn mực”, họ hầu như không có ý tưởng về sắp đặt không gian làm việc, dép guốc thì thường tự nhiên theo kiểu “xin quẻ xăm”, chai và ly nước với những quầng nước lưu cữu do nước đá tạo thành, chẳng bao giờ họ nghĩ đến một chậu hoa hay kiểng, giấy tờ thì ôi thôi rồi đủ loại nhìn vào là hoa cả mắt, dây điện thoại quắn tíu tít cũng chẳng hề hấn gì …
Thực ra, đối với bàn làm việc tại văn phòng công ty, việc thu xếp để có một chỗ làm việc gọn gàng ngăn nắp tỏ ra khá dễ dàng mà chủ yếu do cách nghĩ chứ không phải do sự khó khăn, chật chội hoặc một lý do “mơ hồ” nào đó mà cách nhân viên lạc hậu thường hay lấy làm "vách chống lưng" cho hành vi của mình. Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều loại bàn làm việc được thiết kế chuyên biệt dành cho nhân viên văn phòng: chỉ một ô nhỏ trong chiếc bàn tứ diện và một chiếc tủ con con, chỉ một “thiết kế” nho nhỏ như một cách kẹp, treo … là bạn đã có được một không gian vừa chung vừa riêng nhưng cũng hết sức gọn gàng cho những giờ làm việc của mình.
Để cho không gian phòng làm việc được mềm mại hơn, bạn có thể trang trí thêm bằng những bức tranh gia đình hay thú cưng, lọ hoa hay chọn những mẫu nội thất có màu sắc tươi sáng, chúng sẽ là những điểm nhấn rất hay để đôi mắt của bạn được tư giãn sau những giờ phút liên tục nhìn vào màn hình máy tính hay căng thẳng với các hợp đồng cần thương thảo sắp đến với đối tác. Sự ngăn nắp không chỉ cần có cho nơi làm việc, dù ở nơi đâu đây cũng là yếu tố cần thiết cho bất kì không gian sống nào. Nhưng riêng với nơi làm việc, đây là yếu tố được coi như hàng đầu, đơn giản chỉ vì ít ai trong chúng ta có thể suy nghĩ được gì giữa một đống bề bộn những sổ sách, bút viết hay đủ các thứ đồ vật không tên khác.
Một vài bí quyết nhỏ của được bật mí sau đây sẽ giúp góc làm việc của bạn rộng rãi và thoái mái hơn.
Một văn phòng ngăn nắp, hơn tất cả, nó còn chứng tỏ tình cảm của các nhân sự làm việc trong đó với nơi mình làm việc, xét cho cùng nó cũng tựa như bạn đang “chăm chút bát ăn cháo” của mình, điều ngược lại chắc ai cũng đoán là câu nói gì rồi! Nhân viên văn phòng thường khó chịu với các comments của sếp nhưng hầu như phần lớn trong số đó không hiểu rằng mình cũng có thể, phải phấn đấu trở thành sếp trong tương lai. Dĩ nhiên, sếp là người có ý thức cao nhất, hành xử văn minh nhất, mô phạm nhất …
Văn phòng một công ty Việt Nam, khổ thay lại càng khó giữ được sự ngăn nắp và chuyên nghiệp. Người Việt mình xưa bị Pháp gọi là A-na-mít một cách miệt thị, gần giống như cách mình gọi người “cà răng căng tai” vậy. Hiện nay, người Việt đại bộ phận cũng gây ra ấn tượng xấu, rất xấu cho người nước ngoài bởi ý thức cộng đồng thấp, ồn ào nơi không nên ồn ào, xếp hàng mà mắt nhìn liến láu xem có chỗ để lách lên hay không, ăn uống nhồm nhoàm, hay hối lộ … và đặc biệt một nhóm người Việt dời đi thì y như rằng nơi đó thành đống rác với cả trăm ngàn thứ linh tinh. Văn phòng dạng này phải tương tác một tập hợp anh chị em nhân viên ít trải nghiệm nhất với “văn hoá văn phòng chuẩn mực”, họ hầu như không có ý tưởng về sắp đặt không gian làm việc, dép guốc thì thường tự nhiên theo kiểu “xin quẻ xăm”, chai và ly nước với những quầng nước lưu cữu do nước đá tạo thành, chẳng bao giờ họ nghĩ đến một chậu hoa hay kiểng, giấy tờ thì ôi thôi rồi đủ loại nhìn vào là hoa cả mắt, dây điện thoại quắn tíu tít cũng chẳng hề hấn gì …
Thực ra, đối với bàn làm việc tại văn phòng công ty, việc thu xếp để có một chỗ làm việc gọn gàng ngăn nắp tỏ ra khá dễ dàng mà chủ yếu do cách nghĩ chứ không phải do sự khó khăn, chật chội hoặc một lý do “mơ hồ” nào đó mà cách nhân viên lạc hậu thường hay lấy làm "vách chống lưng" cho hành vi của mình. Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều loại bàn làm việc được thiết kế chuyên biệt dành cho nhân viên văn phòng: chỉ một ô nhỏ trong chiếc bàn tứ diện và một chiếc tủ con con, chỉ một “thiết kế” nho nhỏ như một cách kẹp, treo … là bạn đã có được một không gian vừa chung vừa riêng nhưng cũng hết sức gọn gàng cho những giờ làm việc của mình.
Để cho không gian phòng làm việc được mềm mại hơn, bạn có thể trang trí thêm bằng những bức tranh gia đình hay thú cưng, lọ hoa hay chọn những mẫu nội thất có màu sắc tươi sáng, chúng sẽ là những điểm nhấn rất hay để đôi mắt của bạn được tư giãn sau những giờ phút liên tục nhìn vào màn hình máy tính hay căng thẳng với các hợp đồng cần thương thảo sắp đến với đối tác. Sự ngăn nắp không chỉ cần có cho nơi làm việc, dù ở nơi đâu đây cũng là yếu tố cần thiết cho bất kì không gian sống nào. Nhưng riêng với nơi làm việc, đây là yếu tố được coi như hàng đầu, đơn giản chỉ vì ít ai trong chúng ta có thể suy nghĩ được gì giữa một đống bề bộn những sổ sách, bút viết hay đủ các thứ đồ vật không tên khác.
Một vài bí quyết nhỏ của được bật mí sau đây sẽ giúp góc làm việc của bạn rộng rãi và thoái mái hơn.
1. Sắp xếp gọn gàng mỗi ngăn bàn, bỏ những gì không cần thiết và chỉ giữ lại những giấy tờ có liên quan đến công việc.
2. Dọn sạch bàn, lau sạch bụi bẩn trên mặt bàn (công việc dọn dẹp và vệ sinh văn phòng là cách mà bạn tương tác với nơi mình sống ít nhất là 1/3 thời gian cá nhân, tức là 8 tiếng 1 ngày, quá nhiều xứng đáng để chăm chút phải không). Chỉ để lại những vật dụng cần thiết trên bàn (máy vi tính, điện thoại, máy fax, giấy note).
3. Lên lịch làm việc hàng ngày dán hoặc treo vào vách ngăn. Chẳng ai tài thánh gì mà lúc nào cũng nhớ hết việc mình cần làm trong ngày và chắc chắc bạn cũng không phải thánh.
4. Sắp xếp thư từ, hồ sơ vào tập hồ sơ và nhớ dán nhãn (nếu phân nhiều màu cho từng thể loại hồ sơ càng tốt đặc biệt với các staff có công việc giấy tờ nhiều như kế toán, khách hàng). Sử dụng nhiều ngăn đựng để sắp xếp giấy tờ ngăn nắp trên bàn.
5. Tạo ra một ngăn kéo riêng hay vài file cá nhân trên tủ hồ sơ chung của Công ty để đựng giấy tờ cá nhân hay các đồ dùng khác.
6. Sử dụng hộp để lưu giữ các hồ sơ (Điều nầy cũng giống như việc một khu biệt thự cao cấp luôn có ngăn chứa rác có cửa trước mỗi nhà thay vì đào một hố, hê tất cả xuống như ở quê chúng ta vẫn thường làm ...). Một ram giấy khi bạn bóc nó ra để dùng, bạn nên bỏ cả ram vào hộp thay vì vẫn sử dụng cái vỏ giấy bị xé nham nhở, chắc chắn lúc đó cái tủ hồ sơ bạc triệu của Công ty bạn chỉ còn tương đương cái chạn (gac-măng-rê) đựng thức ăn nhà quê không hơn không kém.
7. Để những tập tài liệu cần thiết, những cuộc hẹn, những cuộc điện thoại cần trả lời vào giờ nào đó ngay ở trước mặt và điều đó nói lên bạn là người thông minh, biết tận dụng cách vách ngăn chỗ làm việc, tương tác và “bắt” nó phục vụ công việc của bạn
8. Dọn dẹp nơi làm việc ngăn nắp nhưng không được để thất lạc các bản kế hoạch hay làm mất giấy tờ. Luôn phân loại tất cả các loại giấy tờ, hồ sơ trên bàn làm việc.
9. Cuối mỗi dự án hay sự kiện, bạn nên sắp xếp lại giấy tờ và hồ sơ hay lưu trữ lại nó. Ít nhất, bạn cũng phải quét dọn, phân loại và cất giữ vào thư mục phù hợp trong máy tính cá nhân.
10. Xếp giấy tờ ngăn nắp (nháp vào nháp, A5 vào A5, A4 vào A4, nói chung là có kích thước giống nhau), gọn gàng vào cuối ngày, đặc biệt là vào cuối tuần để khi bắt đầu làm việc vào ngày hôm sau hoặc đầu tuần sau, bạn sẽ cảm thấy thoải mái hơn.
Bài viết có lấy một số ý từ các trang viết của các tác giả khác nhau về việc “làm thế nào có một văn phòng ngăn nắp” với hy vọng cung cấp cho các bạn đang làm việc văn phòng đặc biệt là các văn phòng người Việt một khái niệm tương đối về sự ngăn nắp dẫn đến sự chuyên nghiệp và thẩm mỹ cao trong cuộc sống – làm việc thường nhật.
Khả năng tự học và tự điều chỉnh chính là yếu tố căn bản đi đến thành công. Những người thành đạt đại đa số đều là những cá nhân rất nghiêm túc với chính mình, có khả năng tự sửa, tự học tuyệt vời, đồng thời họ hầu như đều nghiêm khắc, rất ngăn nắp, kỹ càng vì tình yêu công việc cháy bỏng trong huyết quản. Hãy cố gia nhập nhóm người này nhé, chúc các bạn thành công.
Quảng cáo
CAT Event
