Kiểm soát Google Calendar một cách hoàn hảo

http://www.khoahocphothong.com.vn/vnt_upload/news/04_2013/thumbs/300_Trang_1_Google_Calendar_1.jpg
Dịch vụ Google Calendar của Google có thể truy cập mọi lúc mọi nơi, cho phép bạn lên lịch các sự kiện với nhiều tính năng hữu ích như phân loại theo màu sắc để dễ dàng nhận diện... Tuy nhiên, đôi khi việc sử dụng Google Calendar là khá khó chịu, lộn xộn khiến bạn bỏ lỡ một sự kiện nào đó, hoặc dịch vụ thường hay bị treo, vv... Sau đây là một hệ thống các thủ thuật giúp bạn kiểm soát Google Calendar một cách hoàn hảo. Sử dụng phím tắt
Google cung cấp cho người dùng dịch vụ Calendar một danh sách dài các phím tắt để giúp tiết kiệm thời gian trong việc tương tác, chẳng hạn như để bắt đầu tạo ra một sự kiện, bạn bấm phím chữ C. Bạn có thể xem thông tin đầy đủ về phím tắt tại địa chỉ http://goo.gl/ n6DB3.
Tìm nhanh ngày
Nếu muốn biết những gì mà mình đã làm vào một thời điểm nào đó trong quá khứ, hoặc muốn chặn các xung đột cho kế hoạch trong tương lai, bạn có thể nhanh chóng đến những ngày đó mà không cần phải bấm qua từng ngày một trên lịch. Để thực hiện, bạn bấm vào biểu tượng bánh răng, chọn Settings > Labs, kích hoạt mục Jump to date và bấm Save. Công cụ Jump to date sẽ xuất hiện ở phần bên phải lịch, bạn có thể chọn ngày và bấm vào Jump to date để chuyển đến ngày đó.
Tùy chỉnh chuyển hướng lịch
Không phải lúc nào Google Calendar cũng hiển thị theo ngày, tuần, tháng hoặc 4 ngày, bạn có thể điều chỉnh lại tùy thích. Chỉ cần vào lịch mini bên trái của lịch chính và làm nổi bật khung thời gian mà bạn muốn xem (ví dụ 2 tuần). Lúc đó, lịch chính của bạn sẽ điều chỉnh ngay lập tức. Nếu muốn thiết lập khung thời gian hiển thị như là mặc định, chẳng hạn như 3 tuần, bạn vào Settings > General, tìm mục Default view và chọn Week, chọn Custom view là 3 Weeks trong danh sách thả xuống, bấm Save để lưu lại.
Kiểm tra danh mục chương trình trong lịch
Nếu bạn là một người thường xuyên có nhiều lịch biểu và cuộc hẹn, việc kiểm tra lịch trong ngày có thể là một khó khăn. Bạn có thể đưa ramột danh sách văn bản của các sự kiện cho ngày mới bằng cách bấm vào nút Agenda trên lịch của mình.

Ẩn ngày cuối tuần
Bạn là người dùng Calendar cho công việc, vì vậy thứ bảy và chủ nhật sẽ không cần phải tiến hành kiểm tra. Lúc này bạn có thể chỉ cho lịch hiển thị mục từ thứ hai đến thứ sáu bằng cách bấm vào trang thiết lập, chọn nhãn General và chọn Hide weekends.
Quản lý công việc và gia đình trong tầm tay
Nếu không muốn sự kiện cá nhân (việc riêng) xuất hiện trong tuần làm việc của mình, bạn có thể chuyển đổi dễ dàng giữa lịch công việc và lịch gia đình. Để thực hiện, bạn đăng nhập vào tài khoản Google Apps cho người dùng doanh nghiệp, bấm vào địa chỉ email của bạn ở góc trên bên phải của trang Google Calendar và chọn Add account, nhập các chi tiết địa chỉ Gmail cá nhân. Cuối cùng, bấm vào địa chỉ email của mình ở góc, bạn sẽ thấy 2 lựa chọn mà ở đó bạn có thể dễ dàng chuyển đổi giữa 2 lịch.
Lên lịch sự kiện với một lớp lót
Google Calendar có thể hiểu một số ngôn ngữ của bạn, điều đó có nghĩa rằng bạn có thể thêm một sự kiện với một dòng văn bản mà không phải mô tả đầy đủ hoạt động tạo ra sự kiện. Bạn có thể bắt đầu điều này bằng cách bấm vào bất cứ nơi nào trong lịch của mình và điền nội dung vào trường văn bản. Google có thể phát hiện ra các suy nghĩ thông qua các dạng cụm từ như who, what, where, when. Bạn thậm chí có thể thiết lập hoạt động định kỳ bằng cách thêm những thông tin như “the third Thursday of each month”. Theo mặc định, các sự kiện sẽ kéo dài 1 giờ nếu bạn không thêm khung thời gian bắt đầu và kết thúc.
Thêm lịch của đồng nghiệp
Mở rộng trình đơn thả xuất của mục Other Calendars ở bên trái lịch, bạn sẽ thấy một danh sách lịch của bên thứ 3 nếu đã thêm vào một số nội dung. Nếu công ty của bạn sử dụng gói Google Apps cho doanh nghiệp, bạn có thể thêm lịch của đồng nghiệp. Chỉ cần bắt đầu gõ địa chỉ email của một ai đó, Google sẽ cố gắng tự động điền phần còn lại. Bạn cũng có thể mã hóa các cuộc hẹn của một người nào đó theo màu sắc, nó sẽ xuất hiện trên lịch của bạn.
Kiểm tra lịch trùng hợp
Vào mục Settings của Google Calendar, chọn thẻ Labs, di chuyển xuống dưới và kích hoạt tính năng Smart Rescheduler, sau đó bấm Save. Trở lại với lịch của bạn và chọn cuộc họp quan trọng, bên phải lịch sẽ xuất hiện mô-đun Smart Rescheduler, bạn bấm chọn Find a new time. Google sẽ tải lịch của nhóm nghiên cứu, hiển thị lịch có sẵn cho tất cả mọi người và cùng một lúc. Nếu công ty sử dụng Google Apps cho doanh nghiệp, bạn sẽ thấy xuất hiện một số đề xuất có sẵn.
Ẩn các sự kiện không tham dự
Để không bị nhầm lẫn giữa các lịch, bạn có thể ẩn các sự kiện mà mình không tham dự bằng cách bấm vào biểutượng bánh răng, dưới thẻ General chọn No bên cạnh mục Show events you have declined. Ngay lập tức, bên dưới tùy chọn đó sẽ xuất hiện một thiết lập để giúp bạn làm sạch lịch của mình. Theo mặc định, bất cứ lúc nào bạn nhận được một lời mời sự kiện, Google sẽ điền vào, nhưng bạn cũng có thể chọn Automatically add invitations to my calendar, cho phép bạn không nhìn thấy những sự kiện được mời trừ khi bạn chấp nhận lời mời đó. Sau khi tuỳ chọn, bạn bấm Save để lưu lại các thiết lập.
Nhờ sự trợ giúp của Google Calendar RSVP
Nếu không muốn lãng phí thời gian trả lời No với một cuộc họp nào trong lịch có sẵn, công cụ RSVP của Google Calendar sẽ hữu ích cho bạn. Truy cập vào thẻ Labs trong mục Settings, kích hoạt mục Automatically decline events và bấm Save, lúc này nếu một ai đó lên lịch trùng với lịch có sẵn của bạn, họ sẽ nhận được câu trả lời từ chối ngay lập tức.
Xem ai đang rảnh hay bận
Đây là lựa chọn hữu ích nếu bạn phải thường xuyên làm việc với một người nào đó chia sẻ lịch với mình. Khi kích hoạt tính năng Free or busy có trong thẻ Labs, một mô-đun xuất hiện dọc theo cạnh phải lịch của bạn, hãy nhập địa chỉ email đồng nghiệp cần kiểm tra, bạn sẽ thấy một thông báo cho biết người đó ở trạng thái rảnh rỗi hay bận rộn.

Hiển thị hai múi giờ
Bạn có thể chia tách giữa lịch của 2 địa điểm có múi giờ khác nhau, đặc biệt hữu ích cho những ai thường xuyên làm việc với nước ngoài thông qua Google Calendar. Để thực hiện, bạn hãy vào tùy chọn Settings của ứng dụng, dưới thẻ General bạn sẽ thấy múi giờ hiện tại của mình. Để thêm múi giờ khác, bạn bấm vào nút Show an additional time zone và chọn khu vực quan tâm trong trình đơn thả xuống. Trở lại với lịch, bạn sẽ thấy thời gian của mình xuất hiện ở 2 khung khác nhau.
Quản lý nhiều múi giờ
Nếu cần phải theo dõi nhiều múi giờ cùng một lúc thì đồng hồ thế giới trong Google Calendar sẽ chiếm không gian ít hơn so với cách hiển thị 2 múi giờ trình bày ở trên. Để thêm đồng hồ, bạn truy cập vào thẻ Labs của tùy chọn Settings, tìm đến mục World clock và chọn Enable. Từ các mô-đun hiển thị trên lịch, bạn có thể thêm nhiều múi giờ khác nhau phù hợp với các địa điểm và công việc của mình.
Xem thông tin thời tiết
Muốn xem thông tin thời tiết của một thành phố, bạn sử dụng ứng dụng thời tiết trong thẻ Labs của tùy chọn Settings và nhập mã ZIP. Bên dưới trường đó, bạn có thể chọn hiển thị nhiệt độ theo độ C hoặc độ F dưới mục Show weather based on my location. Sau khi bấm Save, bạn sẽ thấy một biểu tượng như đám mây bão và một mặt trời bên dưới các sự kiện trong ngày. Bấm vào đám mây bão đó, bạn có thể tìm thấy thông tin thời tiết cần thiết.
Lịch trình các sự kiện từ mạng xã hội của bạn
Nếu đang sử dụng Google+ cho công việc, bạn có thể dễ dàng lập kế hoạch cho các sự kiện lớn của mình. Từ Google+, bạn tìm đến mục Share what’s new và bấm vào biểu tượng lịch bên phải của nó, từ đây, bạn có thể nhập chi tiết sự kiện của mình. Bạn có thể mời bất kỳ hoặc tất cả địa chỉ liên lạc của mình, thêm các vòng tròn liên lạc trong trường Invite... Trước khi bấm Invite, bạn chọn một hình ảnh để đại diện cho các sự kiện. Bạn cũng có thể tích hợp các sự kiện Facebook với Google Calendar bằng cách từ Facebook event, bấm vào biểu tượng Settings của Facebook và chọn Export Events.
Chia sẻ lịch
Bạn có thể chia sẻ lịch làm việc của mình bằng cách bấm vào mũi tên nhỏ bên cạnh mục My Calendar phía bên trái của giao diện Calendar, chọn Create new calendar, điền vào tất cả các trường và chọn Share this calendar with others, sau đó chọn Make this calendar public. Nếu muốn, bạn có thể hạn chế việc chia sẻ cho các cá nhân hoặc một nhóm người cụ thể. Khi thực hiện xong, bạn có thể thêm một liên kết vào lịch của mình từ trang web và chia sẻ nó trên Facebook hoặc Twitter. Bạn cũng có thể lấy mã nhúng và URL cho lịch mới của mình bằng cách truy cập vào Settings từ trong menu xuất hiện khi bấm vào mũi tên bên cạnh lịch. Ngoài ra, do Google liên tục làm mới các tính năng nên bạn cần thường xuyên tham khảo trên Google Calendar Labs để biết.

Nguồn: BKav