Nếu bạn vừa bắt đầu một công việc kinh doanh riêng với bộn bề công việc. Nếu bạn tham gia vào một nhóm dự án mà các thành viên không mấy khi có thể có mặt cùng một lúc. Việc tìm kiếm một phần mềm quản lý dự án online để mọi người cùng tham gia là một giải pháp mà nhiều người nghĩ đến. Tuy những phần mềm như vậy trên mạng có rất nhiều nhưng không phải cái nào cũng miễn phí, không giới hạn số người tham gia và số dự án được phép tạo lập. Trong số những phần mềm hào phóng thì không phải cái nào cũng có chất lượng tốt, tính năng phong phú và đội ngũ hỗ trợ nhiệt tình. Sau khi lựa chọn, dùng thử 75 phần mềm quản lý dự án online, mình đã chọn ra được phần mềm quản lý dự án đáp ứng tốt nhất các yêu cầu công việc của mình. Xin giới thiệu với mọi người phần mềm Mavenlink – phần mềm quản lý dự án miễn phí mà mình đánh giá là tốt nhất trong số những phần mềm tương tự.
Giải pháp để đáp ứng tốt nhu cầu căn bản
Nhu cầu căn bản của một phần mềm quản trị dự án là tạo ra các nhiệm vụ lớn, trong nhiệm vụ lớn có các nhiệm vụ con. Rồi mô tả yêu cầu. Rồi giao việc, đặt ngày bắt đầu, ngày kết thúc dự kiến. Người quản trị dự án sau đó sẽ theo dõi xem các công việc có diễn ra đúng tiến độ không để kịp thời đôn đốc, điều chỉnh.
![[IMG]](http://s51.photobucket.com/user/lotuong/media/tasktracker.png.html){kind=tracking}
Bên cạnh việc đáp ứng tốt nhu cầu cơ bản này, Mavenlink còn giới thiệu thêm một khái niệm mới là Project Workspace (Không gian dự án). Có thể tưởng tượng đây giống như trang Timeline của Facebook dành riêng cho một dự án. Phía trên bên phải là danh sách các thành viên tham gia dự án. Ngay dưới đó là danh sách tóm tắt các nhiệm vụ cần làm, người chịu trách nhiệm và trạng thái hiện tại (Chưa bắt đầu/Đã bắt đầu/Đã hoàn thành). Hai phần ba khoảng không phía bên trái màn hình là dành cho các thông tin trao đi đổi lại giữa các thành viên. Các mẩu đối thoại có thể đính kèm file và có thiết lập bảo mật để chỉ những người có liên quan thấy được. Mỗi đoạn hội thoại lại có thể liên kết với một nhiệm vụ cụ thể của dự án để khi bấm chọn nhiệm vụ này, tất cả các mẩu đối thoại liên quan sẽ được lọc ra. Tại không gian màn hình này, các sự kiện mới về dự án cũng được cập nhật, như là: Có người mới tham gia vào dự án, có nhiệm vụ mới được khởi tạo…
![[IMG]](http://s51.photobucket.com/user/lotuong/media/workspace.png.html)
Có thể nói Project Workspace với các trao xung quanh dự án được tập trung hết về một mối là sáng tạo nổi bật của Mavenlink so với các phần mềm khác, giúp cho việc quản lý dự án nhẹ nhàng đi rất nhiều.
Sự thuận tiện của một nền tảng trực tuyến
Điểm lợi mà các nhóm dự án và doanh nghiệp nhỏ có thể tìm thấy ở một phần mềm trực tuyến là không cần cài đặt, bảo trì, nâng cấp mà lại có thể chia sẻ ý tưởng, sản phẩm từ bất cứ đâu, dùng bất cứ phương tiện kết nối nào, miễn là vào được mạng internet. Ví dụ, một đồng nghiệp vừa hoàn thành và gửi lên mạng một bản thiết kế mới, các thành viên còn lại đã nhận được thông báo qua email. Mọi người vào trang web để xem và cùng góp ý. Người không tiện vào mạng thậm chí có thể tham gia bằng cách nhấn nút reply ở email của mình. Qua rồi thời kỳ mà động việc gì cũng phải gửi email group và reply all. Mỗi email lại trích dẫn email trước đó thành một dải dài đến cả mét, vừa lộn xộn, lãng phí tài nguyên hệ thống lại vừa gây hại cho môi trường (do tốn băng thông, tốn điện chạy server).
Với mỗi tài khoản miễn phí, dung lượng lưu trữ được hỗ trợ là 500Mb. Như vậy thì một nhóm dự án 10 người đã có tổng dung lượng lên tới 5Gb rồi. Nếu chỉ chủ yếu gửi văn bản word, excel thôi thì cũng là đủ dùng. Tuy nhiên Mavenlink còn đáp ứng yêu cầu tốt hơn thế nữa. Phần mềm trực tuyến có thể đồng bộ và kết nối chặt chẽ với các dịch vụ của Google như Google Task, Google Calendar, Google Contacts và Google Drive. Người sử dụng có thể chia sẻ trên Mavenlink những file có dung lượng rất lớn dễ như lấy đồ trong túi, chỉ việc click và chọn, còn nhanh hơn so với việc tải file từ máy tính của mình. Và thật tuyệt là ta sẽ có thêm 5Gb dung lượng lưu trữ từ Google Drive mà chả phải trả thêm một đồng nào cả.
Các tính năng hữu ích khác
Nếu bạn đang tham gia vào vài dự án cùng một lúc, việc đầu tiên khi bạn truy cập vào phần mềm quản lý dự án có thể là:
Quảng cáo
- Xem có gì liên quan đến mình không. Như là: các nhiệm vụ được giao sắp tới hạn, ai đó trả lời vào đoạn hội thoại mà mình tham gia; nhiệm vụ nào mới được giao cho mình. Có người gửi tin nhắn riêng hoặc nhắc đến @tên_mình trong nội dung của họ.
- Danh mục các dự án mà mình tham gia cũng như danh sách các nhiệm vụ trong các dự án đó, sắp xếp theo thứ tự thời gian, có đánh dấu các nhiệm vụ quá hạn hay sắp tới hạn trong 2 tuần tiếp theo.
- Xem thử có thông tin gì mới không từ tất cả các dự án.
![[IMG]](http://s51.photobucket.com/user/lotuong/media/projectsov.png.html)
Những tính năng hữu ích khác còn rất nhiều, nhưng giới thiệu một lúc không hết được. Nếu bạn nào cũng tìm tòi sử dụng phần mềm này thì cứ mời mình tham gia vào một dự án của bạn (địa chỉ email manhphong@gmail.com), mình sẽ hướng dẫn, hỗ trợ thêm.
Các tính năng cho tài khoản trả phí
Với mức phí 19 USD/tháng cho tài khoản Pro, Mavenlink sẽ mở rộng dung lượng lưu trữ lên 20GB, cho phép bạn cá nhân hoá các thiết lập nhận dạng thương hiệu cho tổ chức của mình, đồng thời mở cửa các chức năng nâng cao về tài chính để bạn tuỳ ý sử dụng. Các tính năng đó gồm: Quản lý thời gian, Quản lý chi phí, Yêu cầu thanh toán… Bạn có thể đăng ký dùng thử 1 tháng các tính năng nâng cao này trước khi quyết định có nên chuyển sang dùng hẳn hay không.
Đặc biệt, nếu đăng ký trong tháng 4/2013, bạn sẽ được thăng hạng Premium mà chỉ phải đóng tiền như ở tài khoản Pro với các tính năng nâng cao khác như: Báo cáo công việc đang tiến hành (WIP report) , Báo cáo các khoản phải thu (A/R report)… và dung lượng lưu trữ được nâng lên mức 100GB/tài khoản.
Quảng cáo
Hỗ trợ kỹ thuật
Mavenlink có nhiều tính năng hữu ích, giao diện đẹp, dễ dùng, tốc độ đáp ứng nhanh… Tuy nhiên ấn tượng nhất đối với một người dùng free như mình khi sử dụng dịch vụ của họ là sự nhiệt tình của đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật. Khi bạn mới chỉ dạo qua trang web của họ đã thấy có cửa sổ chat hiện ra hỏi bạn có cần giúp gì hay không. Khi bạn đăng ký tài khoản là có người mời bạn tham gia vào một dự án họ tạo sẵn để trình diễn tính năng phần mềm. Và họ sẽ ở đó 24/24 giờ trong 5 ngày liên tiếp để trả lời các thắc mắc của bạn. Khi bạn tạo dự án mới, bên cạnh phải màn hình lúc nào cũng có một cái tem Live Help mời gọi bạn chat chit với đội ngũ tư vấn. Thậm chí mình còn nhận được thư mời hội thảo trực tuyến để giới thiệu sản phẩm từ Mr. Sean Crafts, đồng sáng lập của Mavenlink. Một buổi họp trực tuyến đã được tổ chức và mình cảm thấy khá hài lòng.
Đương nhiên là phần mềm này cũng chưa đạt đến mức hoàn hảo. Chẳng hạn như tính năng phân quyền cho người sử dụng chưa thật sự chặt chẽ. Mặc dù vậy mình cảm thấy họ rất chịu khó lắng nghe khi tạo hẳn một trang để người sử dụng góp ý, đề xuất các điều chỉnh và tính năng mới. Bộ phận phát triển sẽ căn cứ vào các gợi ý đó để hoàn thiện, cải tiến phần mềm. Tính năng nào họ đang làm hoặc định làm, họ cũng sẽ có thông báo cụ thể.
![[IMG]](http://s51.photobucket.com/user/lotuong/media/support.png.html)
Cuối cùng, nếu bạn có ý định dùng thử phần mềm này thì đây là địa chỉ của họ: www.mavenlink.com
