[Case study] Cách Công ty Logistics áp dụng các chức năng của Hệ thống ERP thành công như thế nào?

Hệ thống chức năng ERP có thực sự mang lại hiệu quả tối ưu cho hoạt động quản lý của doanh nghiệp? Cùng chúng tôi giải đáp vấn đề thông qua câu chuyện về các khó khăn cũng như cách áp dụng chức năng ERP của một doanh nghiệp Logistic lớn tại Việt Nam – Công ty cổ phần SBI, đơn vị hoạt động trong lĩnh vực vận tải được chia sẻ dưới đây.

Hệ thống chức năng ERP

Giới thiệu về doanh nghiệp

Công ty Cổ phần SBI được thành lập vào năm 2010, có trụ sở đặt tại Khu đô thị mới Quế Võ II - Xã Phượng Mao - Huyện Quế Võ - Tỉnh Bắc Ninh, Công ty cổ phần SBI (SBI) là đơn vị cung cấp các gói dịch vụ như:

Dịch vụ lưu trữ hàng hóa và cho thuê kho bãi.
Dịch vụ xử lý giấy tờ, thủ tục hải quan, xuất nhập hàng hóa.
Dịch vụ vận tải và giao nhận hàng hóa trọn gói.

Sau hơn 10 năm hoạt động và phát triển, tính đến thời điểm hiện tại, SBI đã đạt được các thành tựu nổi bật như:

Sở hữu một hệ thống kho bãi rộng lớn với diện tích mặt bằng lên đến 15.000m2, được trang bị đầy đủ các trang thiết bị hiện đại, có thể đáp ứng, hỗ trợ một cách tốt nhất các nhu cầu của khách hàng.
Hợp tác với hơn 300 đối tác có quy mô lớn, vừa và nhỏ trong nhiều lĩnh vực khác nhau trên cả nước, như: YCH, DEASUN, CANON, TÂN CẢNG, GALTRONICS, FOXCONN,…

SBI đã từng bước khẳng định được uy tín, vị thế thương hiệu, trở thành đơn vị vận tải vững mạnh trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh cũng như toàn miền Bắc, nhận được giải thưởng Doanh nghiệp tiêu biểu cùng nhiều danh hiệu cao quý khác.

Công ty cổ phần SBI là một trong các đơn vị vững mạnh trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh cũng như toàn miền Bắc trong lĩnh vực vận tải (logistics)

Khó khăn, thách thức của doanh nghiệp

Bên cạnh những thành công SBI đạt được thì họ cũng đã và đang phải đối diện với không ít các khó khăn, thử thách.

Trước khi áp dụng các chức năng ERP, thao tác xử lý công việc của công ty gặp nhiều khó khăn bởi sự không đồng nhất về hệ thống phần mềm trong quản lý giữa các bộ phận (tức là mỗi bộ phận ứng dụng một phần mềm khác nhau), khiến SBI đối mặt với tình trạng thông tin bị rời rạc, khó quản lý, không đồng bộ trong số liệu. Điều này dễ dẫn đến những thiếu sót, thất thoát không mong muốn trong quá trình hoạt động.

Việc áp dụng phương thức quản lý thủ công gây khó khăn trong thao tác xử lý công việc của công ty

Ngoài ra, thao tác xử lý, điều hành đội phương tiện, vận tải của SBI như: Quản lý hoạt động vận tải, quản lý thông tin, chi phí vẫn đang vận hành theo cách hoàn toàn thủ công dựa trên việc ghi chép sổ sách hoặc tự thao tác trên excel. Điều này đã không còn phù hợp trong thời đại công nghệ ngày càng phát triển như hiện nay, khiến SBI gặp phải những khó khăn, thách thức lớn như:

Vấn đề quản lý hoạt động vận tải: Với số lượng lớn các dữ liệu về thông tin khách hàng đặt xe, các hoạt động điều xe, kiểm soát xe ra vào hay những thay đổi trong quá trình điều vận,... khi ghi chép thủ công trên sổ sách hoặc excel sẽ rất khó kiểm soát, dễ thiếu sót thông tin, không thể đảm bảo hoàn toàn tính chính xác cũng như phải mất rất nhiều thời gian khi có nhu cầu tìm lại thông tin.

Quản lý thông tin: Để hợp tác được với các khách hàng lớn, doanh nghiệp cần khẳng định được sự chuyên nghiệp của mình, có thể cung cấp đầy đủ các thông tin khách hàng yêu cầu về hoạt động, lịch trình như: tài xế lái xe, thời gian ra vào, nhận hàng,... Tuy nhiên, với thông tin được ghi nhận rời rạc, dữ liệu không đồng bộ, tổng hợp về một nguồn như ở phương thức quản lý truyền thống, điều này sẽ rất khó khăn và mất nhiều thời gian.

Quản lý chi phí: Vấn đề ghi nhận chi phí phát sinh trong quá trình chờ vận chuyển (như thời gian chờ) một cách thủ công thường gặp tình trạng thiếu sót. Điều này gây khó khăn cho hoạt động quản lí chi phí, kế toán, hạch toán, hiệu quả mang lại không cao.

Giải pháp triển khai hệ thống ERP cho lĩnh vực Logistics

Để giải quyết những khó khăn, vấn đề trở ngại đang gặp phải của SBI, SmartBiz đã thực hiện tư vấn và chuẩn hóa lại quy trình vận hành của SBI. Thông qua các công cụ tự động, hệ thống có thể cập nhật hoạt động trên cơ sở thời gian thực, giúp vận hành doanh nghiệp suôn sẻ, giảm bớt gánh nặng của quản lý, cung cấp doanh số bán hàng cũng như dịch vụ khách hàng tốt hơn.

Ứng dụng hệ thống ERP giúp giải quyết các khó khăn doanh nghiệp đang gặp phải.

Các ứng dụng Smartbiz triển khai:

Ứng dụng quản lý điều vận trên giao diện Web: Phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp ghi nhận, cập nhật và quản lý các dữ liệu về đơn hàng, danh sách khách hàng, danh sách đơn đặt xe cũng như danh sách xe, lái xe, tình trạng xe hay lịch sử đặt xe một cách đầy đủ theo thời gian thực. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, quản lý vận tải hiệu quả, chính xác và nhanh chóng.

Giao diện đăng nhập ứng dụng quản lý điều vận

[IMG]

Thông tin chi tiết về xe và lịch sử đặt xe

[IMG]

Lịch đặt xe được cung cấp chi tiết
[IMG]

Thông tin tình trạng đơn hàng rõ ràng

Ứng dụng quản lý điều vận trên giao diện Mobile (cho lái xe): Được thiết kế theo giao diện điện thoại dành cho lái xe. Giúp quản lý các thông tin lái xe như: Tên, địa chỉ, số điện thoại, email, giấy phép lái xe,...

Ứng dụng quản lý bán hàng: Là ứng dụng giúp doanh nghiệp quản lý được các hoạt động từ báo giá cho đến lên đơn cho khách hàng. Thống kê toàn bộ lịch sử đơn bán cũng như giá bán đã giao dịch. Quản lý một cách hiệu quả hơn, tránh bị bỏ sót đơn cũng như tình trạng nhầm lẫn trong xử lý đơn hàng bán.

Ứng dụng quản lý hợp đồng: Cho phép doanh nghiệp quản lý thông tin tất các hợp đồng hiện có với khách hàng, nhắc nhở doanh nghiệp thực hiện gia hạn hoặc kết thúc hợp đồng khi sắp đến thời hạn cuối.

Ứng dụng kế toán: Tất cả các thông tin dữ liệu về hợp đồng, chi phí, đơn hàng,... cần thiết cho hoạt động kế toán của doanh nghiệp sẽ được tổng hợp tự động và sử dụng xuyên suốt cho tất cả các phòng ban. Qua đó, giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt dòng tiền ra vào, đảm bảo độ chính xác cao của các nghiệp vụ, tránh tiền thất thoát.

Ứng dụng kế toán giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt dòng tiền ra vào, đảm bảo độ chính xác cao của các nghiệp vụ, tránh tiền thất thoát

Với các chức năng ERP trên, doanh nghiệp có thể:

Tự động hóa tối đa các quy trình xử lý nghiệp vụ kinh doanh. Cho phép các bộ phận phối hợp và tương tác trên cùng một hệ thống nhất định.
Theo dõi/giám sát cụ thể và rõ ràng các trạng thái, tiến độ công việc từ lúc được yêu cầu cho đến khi kết thúc nhiệm vụ.
Báo cáo theo thời gian thực, nhiều chiều mang lại nguồn dữ liệu chính xác, thống nhất tại một nguồn, phục vụ cho yêu cầu quản trị từ nhiều bộ phận khác nhau.
Với thiết kế thông minh, phần mềm vô cùng thân thiện và dễ sử dụng. Có thể mở rộng hoặc nâng cấp khi có các yêu cầu thay đổi về hệ thống.

Tìm hiểu thêm: Top 5 lý do vì sao phần mềm ERP thống trị các doanh nghiệp

Kết luận

Qua những chia sẻ về các khó khăn của SBI và cách giải quyết bằng việc sử dụng phần mềm ERP với các chức năng ERP ở trên, có thể thấy được các công dụng vượt trội mà hệ thống này mang lại, là câu trả lời thỏa đáng cho thắc mắc về tính hiệu quả của ERP.

Với nền tảng của giải pháp là ERP, kiến trúc dạng module cho phép tuỳ chọn triển khai theo từng giai đoạn hoặc tuỳ chỉnh linh hoạt các ứng dụng hiện tại đồng thời dễ dàng phát triển các ứng dụng nghiệp vụ mới theo sự phát triển và trưởng thành của doanh nghiệp.

Để trải nghiệm sự đột phá trong hoạt động quản lý của công ty, tạo bước đệm cho sự phát triển xa hơn trong tương lai, hãy liên hệ ngay với SmartBiz và nhận sự tư vấn, hỗ trợ của các chuyên gia của chúng tôi sớm nhất!