Danh sách top 10 KPI khi sử dụng phần mềm quản lý kho bán hàng

Quản lý tồn kho đã từng là một quá trình không được xây dựng một cách rõ ràng. Tuy nhiên, tình trạng này hiện nay đã được chấm dứt nhờ vào phần mềm quản lý kho bán hàng. Các công ty hiện có thể theo dõi hàng tồn kho của mình một cách chính xác, khả năng hiển thị không còn là vấn đề. Nhưng điều này lại tạo ra một trở ngại mới. Các công ty có hàng tấn dữ liệu tồn kho (và nhiều dữ liệu khác xuất hiện liên tục) không thể cải thiện quy trình quản lý tồn kho. Trước đây, họ thiếu những tầm nhìn dữ liệu. Nhưng bây giờ, họ lại bị choáng ngợp bởi chúng.

Có nhiều dữ liệu là một việc tốt, vì mỗi điểm dữ liệu đều có giá trị của riêng nó, đặc biệt là để hiểu được tính phức tạp của tồn kho. Tuy nhiên làm thế nào để sử dụng khối lượng lớn dữ liệu một cách hiệu quả lại là một vấn đề khác. Không phải cứ tiêu thụ toàn bộ dữ liệu cùng một lúc là tốt, mà hoàn toàn ngược lại. Cần phải tập trung vào các chỉ số quan trọng nhất và theo dõi chặt chẽ sự thay đổi của các chỉ số này.

Vậy bước đầu tiên trong quản lý kho bán hàng là gì? Những chỉ số nào là quan trọng? Sau đây là gợi ý về 10 chỉ số KPI khi sử dụng phần mềm quản lý kho bán hàng.

#1. Tần suất đơn hàng hoàn hảo

Việc xuất một đơn đặt hàng hoản hảo mà không có bất cứ sai sót gì về tồn kho như thiếu hàng, hỏng hoặc lỗi trong doanh nghiệp của bạn có diễn ra thường xuyên hay không? Khi việc quản lý tồn kho trở nên ngày càng khó khăn hơn (quy mô lớn hơn, tốc độ nhanh hơn, kỳ vọng cao hơn, phức tạp hơn) việc thực hiện công việc một cách hoàn hảo cũng trở nên khó khăn hơn và những sai sót cũng gây ra những hậu quả lớn hơn.

#2. Mức độ chính xác của dự báo nhu cầu trong phần mềm quản lý kho bán hàng

Mỗi nhà sản xuất đều đưa ra dự báo về lượng cầu, sau đó xây dựng hạn ngạch xung quanh những con số dự kiến đó. Theo dõi độ chính xác của những dự báo đó là bước đầu tiên để điều chỉnh sản lượng thực tế và nhu cầu dự kiến. Mức độ dự báo càng chính xác thì chi phí lưu kho càng thấp. Đây cũng là một chỉ số tốt khác cho hiệu suất quản lý tồn kho.

Mặc dù không có tỷ lệ tiêu chuẩn nào về phần trăm độ chính xác dự báo có thể chấp nhận được, do số lượng lớn các biến liên quan bao gồm mô hình nhu cầu của các mặt hàng được dự báo, cách đo lường sai số dự báo và tính nhất quán của phép đo. Tuy nhiên, việc lập kế hoạch chi tiết hơn, hoặc dựa trên định hướng rõ ràng, xuất phát từ kết quả của việc thu thập dữ liệu sẽ đưa ra được mức dự báo chính xác hơn.

#3. Hiệu quả cung ứng

Tương tự như tần suất đơn hàng hoàn hảo, chỉ số này theo dõi tần suất đáp ứng của các yêu cầu đặt hàng về sản phẩm hoặc nguyên liệu từ các địa điểm sản xuất cụ thể. Hiệu quả về tỷ lệ cung hàng giúp bạn hiểu được mức độ vận hành hiệu quả của các đối tác trong chuỗi cung ứng của bạn. Nếu có các liên kết yếu trong chuỗi, điều này sẽ được thể hiện rõ ràng trong chỉ số này.

#4. Lợi nhuận đóng góp theo địa hạt

Một cách khác để theo dõi hoạt động của các điểm sản xuất riêng lẻ là kiểm tra xem mức đóng góp vào tổng doanh thu. Có thể phân tích sâu hơn bằng cách kiểm soát tổng đóng góp của các sản phẩm hoặc đơn vị kinh doanh, từ đó biết được những địa hạt kinh doanh nào và cách thức tồn kho đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp.

#5. Thời gian một chu kỳ đặt hàng trong phần mềm quản lý kho bán hàng

Khoảng thời gian từ khi khách hàng đặt hàng đến khi họ nhận được đơn hàng sẽ thể hiện mức độ phối hợp của các bộ phận cấu thành của phần mềm quản lý kho bán hàng có tốt hay không. Giống như nhiều chỉ số trong danh sách này, con số tại bất kỳ thời điểm nào đó không quan trọng bằng việc biết liệu thời gian chu kỳ đặt hàng đang chậm lại hay đang tăng tốc và ở mức độ nào.

#6. Doanh thu

Một số khía cạnh của phần mềm quản lý kho bán hàng cũng liên quan đến hiệu quả kinh doanh rộng hơn. Doanh thu, tỷ lệ hàng hoá bán ra và được thay thế ở trong một khoảng thời gian cụ thể, nói lên hiệu quả tổng thể của công ty bạn.

#7. Tỷ lệ lượng hàng đã bán

Một cách khác để theo dõi doanh thu là với tỷ lệ hàng đã bán hoặc so sánh giữa số lượng hàng tồn kho mà một công ty bán được so với số lượng hàng tồn kho mà công ty nhập vào trong cùng thời kỳ. Khi hệ thống quản lý tồn kho hoạt động chính xác, thì số lượng bán ra so với số lượng nhập vào sẽ gần bằng nhau.

#8. Chỉ số chất lượng nhà cung cấp trong phần mềm quản lý kho bán hàng

Chất lượng của nhà cung cấp có thể tạo ra hoặc phá vỡ chuỗi cung ứng. Hãy đưa ra một phương thức nhất quán để đánh giá hiệu suất nhà cung cấp: tỷ lệ giao hàng đúng hạn, tính nhất quán của đơn đặt hàng hoàn hảo,… Và sử dụng cách đó để phân biệt nhà cung cấp tốt với nhóm còn lại. Chỉ số này thường dựa trên tỷ lệ nguyên vật liệu nhận được đáp ứng các yêu cầu chất lượng quy định.

#9. Tồn kho khó bán

Có bao nhiêu sản phẩm trong số tồn kho không được đem bán vì lý do hỏng hóc, hoặc bỏ lỡ cơ hội bán hàng? Các công ty xuất sắc trong việc quản lý tồn kho có các quy trình được điều chỉnh rất tinh vi để những sai lầm có thể dự đoán được sẽ không gây ra tồn kho khó bán.

#10. Điểm đánh giá mạng lưới giới thiệu sản phẩm

Chỉ số này đo lường khả năng khách hàng giới thiệu sản phẩm của công ty. Đây là một chỉ số đáng tin cậy về mức độ hài lòng của khách hàng. Nếu điểm đánh giá này bắt đầu tăng hoặc giảm, điều đó cho thấy rằng tâm lý khách hàng đang thay đổi về cách công ty của bạn phân phối hoặc bán sản phẩm. Điểm đánh giá này là một trong các chỉ số đánh giá hiệu quả tổng thể của việc quản lý hàng tồn kho.

Phần mềm quản lý kho bán hàng tự động hóa theo dõi KPI

Theo dõi KPI hàng tồn kho, thậm chí chỉ 10 chỉ số trong số đó, vẫn là một công việc tốn nhiều thời gian. Bạn sẽ cần phải thu thập, ngữ cảnh hóa và phân tích một lượng lớn dữ liệu liên tục để ngăn các số liệu ngày càng cũ và không còn liên quan. Thực tế, làm điều đó theo cách thủ công không phải là một lựa chọn cho hầu hết các nhóm tài chính. Đó là lý do tại sao các tổ chức có tư duy tương lai dựa vào công nghệ để thực hiện công việc với tốc độ nhanh hơn và trên quy mô lớn hơn các cách làm thủ công.

Nguồn: NaviWorld Vietnam